Netcentric

Hurtig booking af firmarejser og glade rejsende

Netcentric, A Cognizant Digital Business, er en digital tjenesteudbyder, der forvandler kundeoplevelser for verdens største brands ved at frigøre det fulde potentiale i Adobe Experience Cloud. Virksomheden blev grundlagt i 2012 og har nu 9 kontorer i hele Europa, og mere end halvdelen af Netcentric-teamet bruger regelmæssigt TravelPerks selvbookingsværktøj.

"Vores rejsende har mere kontrol med TravelPerk. De behøver ikke at vente på en booking. De kan tage ansvaret og se på priserne og træffe beslutningen. Der er ikke en masse frem og tilbage over Slack om booking."

Laura Jollit, marketingkoordinator for events hos Netcentric

Den store begivenhed

Det går fint med at administrere almindelige rejser med TravelPerk, men hvad med en kommende begivenhed med over 400 medarbejdere, gæster og talere fra flere byer i Europa? Selvbooking ville have øget omkostningerne til så stor en begivenhed, som kræver, at de rejsende kombineres i mindre grupper til fly, landtransport og meget mere. Så kom TravelPerks gruppebookingspecialister ind i billedet - i tæt samarbejde med Netcentrics eventmanager, Laura.

"Det var et heldagsarrangement. Hvis jeg selv skulle have håndteret busselskabet og flyselskaberne ... ville det have været umuligt!"

Laura Jollit, marketingkoordinator for events hos Netcentric

Virksomheden har en politik og et godkendelsesworkflow på plads, så hvis rejsen er over et vist beløb, skal den godkendes af deres advokat, som typisk er projektlederen.

Support til gruppebooking til undsætning

De fleste af TravelPerks gruppebookinger kan håndteres af én specialist, men fordi dette var en så stor begivenhed, samlede TravelPerk et lille team til at hjælpe, herunder Giacomo, Vincent og Eulalia. Jollit arbejdede direkte med TravelPerk-specialisterne, som var tilgængelige via telefon, e-mail og Slack for alle spørgsmål eller bekymringer under hele processen.

"Ud over at spare tid fjernede teamet meget af min stress. Det var så rart at vide, at de var der for mig!"

Laura Jollit, marketingkoordinator for events hos Netcentric

"Fra starten lavede vi en Typeform, som vi sendte ud til alle vores deltagere og gav dem mulighed for at vælge fly," siger Jollit.

TravelPerk modtog derefter alle Typeform-resultaterne og grupperede dem for at få de bedst mulige priser og sørgede for, at der blev booket flybilletter til dem, samt lufthavnstransport og privat transport. De administrerede også bekræftelsesmails og gruppens check-in på dagen for arrangementet.

Ud over at hjælpe med bookingprocessen fra organisering til udførelse, var TravelPerk-specialisterne i stand til at holde alt under budgettet. Der var en omkostningsgrænse for hele arrangementet, og teamet hjalp med at holde de rejserelaterede omkostninger på sporet.

Sparer tid til vigtige event management-opgaver

Vi skulle også styre busserne fra lufthavnene til Tarragona med fly, der ankom på forskellige tidspunkter, fra forskellige terminaler og på forskellige datoer," forklarer Jollit. I samarbejde med Jollit bookede TravelPerk-specialisterne ikke kun rejser til alle disse forskellige grupper, men håndterede også problemer i sidste øjeblik for de rejsende, der ikke nåede deres fly eller bus.

Med tre TravelPerk-specialister om bord til rejsebooking kunne Jollit give mere tid og opmærksomhed til andre kritiske event management-opgaver.

"Det var et heldagsarrangement, så du kan forestille dig, at der var et par breakout-sessioner, eksperimentelle sessioner, oprettelse af en ny velkomstvideo, administration af hotellet, administration af mødestedet," forklarer Jollit.

Den tabte kunst af fremragende service (og stresshåndtering!)

"Ud over at spare tid fjernede teamet en masse af min stress," siger Jollit. "Det var så rart at vide, at de tre var der for mig. De gjorde deres bedste overalt."

De hurtige reaktionstider og deres "can-do"-attitude skilte sig virkelig ud. "Bare det at have følelsen af, at de allerede gjorde deres bedste, beroliger en som eventmanager," siger Jollit. "Hver gang jeg ringede eller sendte en Slack-besked, fik jeg et svar stort set med det samme. Det får dig til at føle dig speciel."

TravelPerk-teamet gjorde virkelig en ekstra indsats ved at følge op med deltagerne for at få de nødvendige oplysninger og ved direkte at koordinere privat transport og indkvartering med VIP'erne. "Vi kunne stole på, at de håndterede vores VIP-gæster direkte," siger Jollit. "TravelPerk hjalp os med at organisere de private biler og finde en god pris."

Global støtte fra et globalt team

"Vi havde selvfølgelig et par små problemer her og der, men det skyldtes primært nogle tekniske problemer, som ikke havde så meget med TravelPerk-teamet at gøre. De gjorde et fantastisk stykke arbejde," siger Jollit. "De var der altid for os."

En af de største fordele ved at bruge TravelPerk til administration af forretningsrejser er adgangen til virkelig global support døgnet rundt. Netcentrics tidligere løsning, et lille lokalt bureau, var ikke i stand til at yde assistance døgnet rundt på flere sprog. Nu kan Netcentrics medarbejdere få rejsesupport på deres modersmål på alle tider af døgnet.

Endnu bedre er det, at TravelPerk har bookingspecialister i verdensklasse, som kan håndtere komplekse globale rejsebookinger og hjælpe med administration af events i alle størrelser!