Sådan skriver du en rejsepolitik

Du tror måske ikke, at du virkelig har brug for en rejsepolitik. Når alt kommer til alt, booker de fleste forretningsrejsende lavprisflyselskaber i disse dage, og uansvarligt forbrug er måske ikke et problem i din virksomhed. Men en god rejsepolitik handler ikke kun om, hvad rejsende kan købe på deres firmakort, eller hvor meget de kan bruge på flyrejser eller indkvartering. 

En rejsepolitik er så meget mere end det: Det er din måde at organisere forretningsrejser på, så de ikke optager hele det administrative teams tid. Det er en måde at styrke indenlandske og internationale rejser på, forbinde medarbejdere med hinanden og med deres kunder og få styr på de faktiske rejseudgifter. Det er også din måde at holde dine rejsende sikre i en COVID- og post-COVID-verden.

Lad os se nærmere på, hvordan man skriver en rejsepolitik, der virkelig gør en forskel.

Sådan laver du en rejsepolitik for medarbejderne (så de virkelig følger den)

Selvom din virksomhed helt sikkert vil drage fordel af at have en politik, er det vigtigt at sætte dine medarbejdere først. Når du overvejer dine medarbejderes behov, øger du chancerne for, at din politik vil være nyttig for dem. 

Her er to vigtige måder at omsætte dette til handling.

• Inkluder oplysninger, som medarbejderne har brug for (som refusion og sikkerhed) - Hvis medarbejderne har brug for at henvise til din politik, er det mere sandsynligt, at de bliver fortrolige med den. Inkluder din rejse- og udgiftspolitik, så de ved, hvad de kan få refunderet, og inkluder refusionsproceduren. Koordiner det med din økonomiafdeling for at sikre, at alle interessenter er enige. Inkluder også rejseforsikring og nødprocedurer, især i tider efter pandemier. 
• Angiv tydeligt det godkendte rejsebookingværktøj med indbyggede politikker - Du kan ikke forvente, at medarbejderne kan huske den tilladte pris pr. nat i 100 forskellige byer for alle deres rejsearrangementer. Brug din rejsepolitik til at minde medarbejderne om, hvad det godkendte rejsebookingværktøj er. Denne platform bør indeholde indbyggede politikker med budgetter efter pris og rute samt godkendelsesprocesser, så hvis noget er uden for politikken, bliver en anmodning sendt til den rigtige leder. Glem ikke at medtage oplysninger om flyrejser, personlige rejser og ting som din virksomheds business class-politik.

Hvis du leder efter detaljer om det bedste format til en rejsepolitik, kan du tjekke vores politikskabelon. 

Sådan skriver du en rejsepolitik trin for trin

Lad os nu se på processen med at skrive en politik, der virkelig fungerer. Du skal sætte mål og prioriteter for opdateringen, involvere vigtige interessenter og gennemgå, hvad der fungerer og ikke fungerer ved din nuværende politik. 

Gennemgå din nuværende politik eller praksis

Er din police forældet, eller har du ikke en?

Før du tilpasser en skabelon, kan det være smart at gennemgå, hvad der fungerer og ikke fungerer ved din nuværende politik eller rejseprocesser. Gør det sammen med interessenterne under dit kick-off-møde.

Sæt mål og prioriteter

Fastlæg de to eller tre vigtigste mål for opdateringen af jeres politik, f.eks. at imødekomme behovene hos et voksende team. Definer forretningsformålene bag medarbejdernes rejser, så alle er klar over, hvordan og hvorfor de kan forventes at rejse. 

Her er eksempler på mål for opdatering af din virksomheds rejsepolitik:

• Gør booking af forretningsrejser mere effektiv
• Reducerer forvirring for rejsende
• Reducere det manuelle arbejde for administrationen og HR-afdelingerne
• Forbedre overholdelsen af rejsepolitikken
• Reducer unødvendige omkostninger
• Forbedre omsorgspligten og de rejsendes sikkerhed
• Forbedre den økonomiske sporing af rejseudgifter
• Øge de rejsendes tilfredshed

Involver interessenter

Din virksomheds størrelse og organisation vil afgøre, hvem der skal godkende din nye skabelon til rejsepolitik. Folk har travlt. Nogle interessenter vil være involveret i hele processen. For andre interessenter bør du give dem en liste over ting, de skal godkende eller kontrollere, så du ikke beder om for meget af deres tid.

Her er, hvem der enten skal hjælpe med at skrive virksomhedens rejsepolitik eller godkende den endelige version:

• Travel manager - Giver indsigt i de rejsendes adfærd, mål for politikken og alle detaljer om rejsesælgere, forhandlede priser for internationale og nationale rejser og meget mere.
• Kontorchef - giver indsigt i problemer med rejsebestillingsprocessen og rejsesupport og hjælper med at sætte mål for forbedring af politikken og procedurerne.
• CEO - Bringer forretningsrelateret indsigt i mål for compliance og omkostningsbesparelser. Vil også have ideer til at strømline procedurer for udgiftsrapportering.
• COO - Hjælper med at sætte mål for strømlining af processer og tidsbesparelser samt forbedring af omsorgspligt og compliance.
• Hyppigt rejsende - Ved, hvad der fungerer og ikke fungerer med den nuværende rejsepolitik, og kan også fungere som stemme for andre rejsende.
• HR - Forstår medarbejdernes krav og forventninger, og har også et andet sæt mål for rejser (ansættelse i modsætning til salg eller marketing).

Arbejd sammen om at skabe en politik, der opfylder alles behov. Vælg mellem de teammedlemmer, der er nævnt ovenfor. For at minimere forstyrrelsen af alles normale ansvarsområder kan du holde et opstartsmøde for at fastlægge mål og derefter arbejde uafhængigt for at færdiggøre skabelontilpasningerne. Du kan kontakte de enkelte interessenter for at få hjælp til bestemte dele, hvis det er nødvendigt. Bagefter holder du et afsluttende møde med alle interessenter for at gennemgå politikken, før du ruller den ud. 

Vælg en rejsehåndteringsstil og et niveau af strenghed

Før du begynder at skrive din politik, skal du også beslutte dig for din rejsehåndteringsstil og dit niveau af strenghed. At kende disse vil gøre andre beslutninger lettere.

• Travel management style - Vil de rejsende selv booke ved hjælp af dit værktøj til booking af forretningsrejser? Eller vil en administrator/manager stadig håndtere bookingen? Hvor meget frihed og selvstændighed vil du tilbyde dine rejsende? Vil de være i stand til at blande officielle rejser med rejser af personlige årsager?
• Strenghedsniveau - Hvis du tillader rejsende at booke for sig selv, hvor streng skal din indbyggede politik så være i bookingværktøjet? Skal det tillade rejser uden for politikken og blot sende en notifikation til lederen? Eller skal det kræve godkendelse? Eller skal de rejsende kunne vælge de rejsedetaljer, de ønsker, og derefter anmode om godkendelse for alle rejser?

Hvis interessenterne stadig er uenige om rejsehåndteringsstilen, er det virkelig udfordrende at skrive en politik eller konfigurere godkendelsesprocessen i dit værktøj til booking af forretningsrejser. 

Beslut, hvad der skal med i din police

Dernæst skal du beslutte, hvad du vil inkludere i din police. Nedenfor har vi et overblik over det grundlæggende. For flere detaljer, se venligst næste afsnit i denne guide. 

• En introduktion med en oversigt over, hvorfor politikken er vigtig for medarbejderne at gennemgå, og hvad de vil finde i den.
• Din godkendte rejsebestillingsprocedure og dit godkendte værktøj til bestilling af forretningsrejser, herunder tidsrammer for bestilling og godkendelse.
• Tilladte udgiftskategorier med detaljer om, hvad der kan refunderes i hver kategori.  Sørg for, at du tydeligt dækker ting som måltidsudgifter, og om det er inkluderet i policen eller ej.
• Ikke-refunderbare køb (så de rejsende ved, hvad de selv skal betale for, hvis de ønsker noget, der ikke er dækket). Ting som at betale for renseri (og andre tjenester til personlig brug) er normalt ikke dækket af din virksomheds rejsepolitik!
• Din politik vedrørende flybillet og landtransport (billeje, togrejser osv.)
• Sådan indsender du udgiftsrapporter, udgiftsanmeldelser og refusionsanmodninger
• Hvordan man kontakter rejsesupport, rejseforsikring og leverandører af omsorgspligt samt dine nødprocedurer

Mens en rejseudgiftspolitik for små virksomheder måske kun omfatter nogle få populære byer og ruter, som virksomheden rejser til, kan en virksomhed være nødt til at inkludere maksimumsbeløb for alle større byer og ruter i verden. 

Udarbejd din politik, og få den godkendt af interessenterne

Det næste skridt er at skrive din politik ned og sørge for, at den indeholder alt det ovenstående. Få godkendelse fra alle dine interessenter, ikke kun de overordnede. Husk at få feedback fra en eller flere hyppigt rejsende for at sikre, at dokumentet er så klart og præcist som muligt. 

Opsæt en automatiseret rejsepolitik, der fungerer under bookingprocessen

Når du har opdateret dit rejsepolitikdokument, bør du oprette en automatiseret version, der styrer rejsebookinger døgnet rundt. En automatiseret rejsepolitik forhindrer eller tillader, at rejser gennemføres på bookingtidspunktet, baseret på dine parametre, såsom et globalt omkostningsmaksimum pr. flyvning eller et omkostningsmaksimum for bestemte ruter. Læs mere om automatisering af rejsegodkendelse. 

I vores næste artikel giver vi dig en udfyldningspolitik, der gør denne proces så hurtig som mulig.