Den moderne guide til virksomhedsrejsende

Hvad er en travel manager?

En travel manager er ansvarlig for alle aspekter af forretningsrejser. De hjælper med at udforme en virksomheds rejsepolitik, administrerer rejsearrangementer, hjælper med at vælge det bedste erhvervsrejsebureau til virksomheden, organiserer og overvåger rejseudgifter og sørger for forretningsrejsendes velbefindende. Efter rejsen har en travel manager ansvaret for at analysere data og bruge dem til at strømline og forbedre fremtidige rejser. De skal besidde de rette færdigheder, herunder fremragende kommunikations- og organisationsevner samt være skarpe, strategiske tænkere. 

Tidligere blev rollen som travel manager varetaget af en kontorchef eller en person i HR-afdelingen, som organiserede rejser oven i deres andre ansvarsområder. I dag ser flere og flere virksomheder af alle størrelser fordelen i at ansætte en dedikeret corporate travel manager. 

Hvad laver en travel manager? Vigtigste opgaver og ansvarsområder

Virksomhedens rejsepolitik

En af de vigtigste roller for en travel manager er at fastlægge en rejsepolitik for virksomheden. Den tager højde for alle de potentielle omkostninger ved en rejse og fastsætter regler og retningslinjer, som medarbejderne skal følge, når de organiserer en rejse. Politikken bør indeholde oplysninger om følgende aspekter af virksomhedens praksis for forretningsrejser:

• Bookingprocedure og godkendt rejsebookingværktøj
• Tilladte udgifter til booking (hoteller, fly, landtransport)
• Særlige undtagelser eller regler for dyrere byer eller ruter
• Virksomhedens foretrukne leverandører
• Godkendelsesproces for rejser, der overskrider typiske begrænsninger
• Proces for refusion
• Tilladte og ikke tilladte udgifter
• Debriefing af rejsen
• Rejseforsikringsselskab
• Leverandør af omsorgspligt eller procedurer

Overvågning af rejseplaner og -arrangementer

Nogle virksomheder vælger at gøre deres travel manager ansvarlig for at booke alle de vigtigste dele af medarbejdernes forretningsrejser, mens andre virksomheder lader det være op til medarbejderne selv. De to vigtigste aspekter er transport og indkvartering, men ansvaret dækker også rejseforsikring, lufthavnstransport og meget andet.

Når virksomhedens rejsepolitik er fastlagt, forsøger travel managers at booke rejser i overensstemmelse med de forudbestemte retningslinjer, så virksomhedens ledere ved, at de får de bedste tilbud. Travel managers inkluderer også mere specifikke detaljer om transport og indkvartering. For eksempel specificerer de fleste forretningsrejsepolitikker rejseklasse (f.eks. business eller economy) og hotelkategorier.

Håndtering af udgifter og rejsebudget

Et andet aspekt af forretningsrejser, som er relativt svært at forudsige, er kreditkortstyring og udgifter på destinationen. Travel managers er ansvarlige for at fastsætte acceptable udgiftsgrænser for rejser for at forenkle økonomisporingen.

Ved at sætte et loft over kreditkort og udgifter får virksomheden mere kontrol over udgifterne til forretningsrejser. Men af hensyn til medarbejdernes moral skal der være en vis grad af frihed. En travel manager er derfor ansvarlig for at finde balancen mellem frihed og omkostningseffektivitet. Da leveomkostningerne varierer fra destination til destination, skal udgiftsgrænserne variere tilsvarende.

En potentiel faldgrube her er, at det er svært at vurdere det rigtige beløb til hver rejse. Derfor er en travel manager med erfaring i branchen ofte et godt valg på grund af deres viden og ressourcer.

Analyse af data

Selvom en rejsepolitik har til formål at dække alle eventualiteter i forbindelse med en virksomheds forretningsrejser, er det vigtigt at analysere de foretagne rejser. En travel manager skal indsamle data fra alle rejser for at kunne træffe informerede beslutninger om den fremtidige rejsepolitik.

Hvis der f.eks. er tilbagevendende tilfælde, hvor medarbejdere booker rejser, der overstiger budgettet, skal dette aspekt adresseres. Med et pålideligt datasæt baseret på tidligere rejser kan en travel manager identificere problemer og konsultere medarbejderne for at se, hvilke ændringer der er nødvendige.

Endelig er økonomiske data nyttige, når man skal opstille KPI'er og analysere rentabiliteten af forretningsrejser. Kontorchefer kan tydeligt se udgifterne i forhold til gevinsterne ved hver rejse for at se, hvilke der er mest fordelagtige.

Omfavnelse af ny teknologi

Teknologi relateret til forretningsrejser udvikler sig meget hurtigt, og travel managers er nødt til at følge med. Forbedringer i bookingværktøjer gør tingene hurtigere og mere effektive for hele virksomheden. Med en rejsepolitik på plads har medarbejderne for eksempel nu mulighed for at booke deres egne rejser, mens de følger retningslinjerne i politikken.

En anden fordel ved ny teknologi er datasiden af forretningsrejser. Onlineværktøjer til administration af forretningsrejser som TravelPerk gemmer data ét sted, så de er nemme at analysere. En sekundær fordel ved intelligent datalagring er, at det reducerer behovet for strømme af e-mails, når man organiserer rejser.

Derfor giver det medarbejderne mere selvstændighed og rejselederne mere tid til at fokusere på andre ting at følge med i de nye teknologiske fremskridt.

Hvorfor er en travel manager vigtig?

Omkostninger i forbindelse med forretningsrejser udgør ofte den næststørste udgift for virksomheder, efter medarbejdernes lønninger og goder. Og selvom COVID-19 drastisk reducerede forretningsrejser i 2020, er branchen allerede ved at komme sig i et opmuntrende tempo og forventes at komme sig helt i løbet af de kommende år.

Begge disse punkter betyder, at rejser fortsat vil spille en stor rolle i en virksomheds udgifter. Derfor er det en god idé, at virksomhedens rejser administreres professionelt.

Relaterede spørgsmål

Hvordan er det anderledes at bruge en travel manager end ikke at bruge en?

At bruge en travel manager tilføjer et stærkt element af kontrol til virksomhedens rejser. Ustyrede rejser kan føre til manglende koordinering og dermed øgede og uventede omkostninger, når det gælder organisering af rejser.

En travel manager søger konstant at forbedre oplevelsen af forretningsrejser for teammedlemmerne og er også bundet af pligten til at sørge for deres sikkerhed og velbefindende.  

Hvordan adskiller en travel manager sig fra et rejsebureau?

En travel manager er ansvarlig for organiseringen og strategien bag kulisserne i forbindelse med en virksomheds forretningsrejser. De anbefaler retningslinjer, opstiller præferencepriser og giver anbefalinger til medarbejderne, og de er som regel interne.

På den anden side spiller et rejsebureau kun den rolle, at det rent faktisk reserverer fly, indkvartering og andre aspekter af forretningsrejser. Med fremkomsten af nye teknologier som TravelPerk kan mange af disse opgaver håndteres og styres af travel manageren på en måde, der er helt i tråd med virksomhedens rejsepolitik.

Vi har talt med Natalie Marcantonio, kontorchef hos Quadmark, for at høre, hvad hun mener om, at forretningsrejser er et attraktivt område at arbejde inden for:

"Inden for vores arbejdsområde har rejser altid været en afgørende del af at levere vores uddannelse og møde kunder og medarbejdere. Vi er en global virksomhed med fleksibel fjernarbejde. At kunne rejse og mødes med vores team, kunder og deltage i arrangementer globalt var indtil covid-pandemien en stor del af vores virksomhed." (Natalie Marcantonio, kontorchef, Quadmark)