Sådan vælger du et erhvervsrejsebureau til en lille virksomhed

Ressourcestyring kan være en udfordring for enhver lille virksomhedsejer, især hvis medarbejderne rejser meget. Hvis bookinger ikke foretages i én kanal, og der ikke tages hensyn til rejsepolitikker, kan en virksomhed hurtigt miste tid og penge.

Der er mange muligheder for små virksomheder for at maksimere ressourcerne og centralisere rejseudgifterne. Flere små og mellemstore virksomheder vælger rejsebureauer til at administrere deres forretningsrejser.  Hvis du er usikker på, om din lille virksomhed ville have gavn af at bruge et bureau, eller hvis du spekulerer på, om der er en bedre løsning derude, kan denne guide hjælpe dig. 

Hvad er et forretningsrejsebureau?

Som navnet antyder, specialiserer et forretningsrejsebureau sig kun i forretningsrejser. Hvad de er ansvarlige for, afhænger af den enkelte virksomheds behov, men generelt vil de:

• Book og administrer alle virksomhedens rejser, herunder møder, konferencer og events.
• Yde støtte til aflysninger, ændringer og assistance på rejsen.
• Spor og rapporter rejseudgifter.
• Lav en passende rejsepolitik for virksomheden.
• Behandle rejseudgifter.
• Forhandle priser for virksomheds- og gruppebookinger.

Ligesom i erhvervslivet findes der mange forskellige typer bureauer med forskellig ekspertise. Nogle bureauer kan være store med internationale kontorer og support på flere sprog, mens andre bureauer fokuserer specifikt på en region eller branche. De typiske omkostninger ved at bruge et bureau varierer, og nogle tager betaling pr. transaktion, mens andre tager et fast månedligt gebyr. 

Hvad gør et rejsebureau til et godt valg for en lille virksomhed?

Et rejsebureau er en af de muligheder, der er for små virksomheder. I stedet for at forsøge at klare det hele uden en travel manager eller et internt team, kan et erhvervsrejsebureau levere de nødvendige tjenester, så medarbejderne kan fokusere på det job, de er ansat til. 

Et rejsebureau bør forstå din virksomheds behov og håndhæve en rejsepolitik for at overholde budgetter og spare omkostninger.  

Hvad er fordelene ved at bruge et rejsebureau for små og mellemstore virksomheder?

Der er mange grunde til, at en lille virksomhed kan søge hjælp hos et rejsebureau. Her er nogle af de største fordele:

• Øger virksomhedens effektivitet - Bureauer kan rapportere udgifter pr. team, afdeling eller projekt, hvilket giver en virksomhed mulighed for at kontrollere udgifterne og optimere budgetterne.
• Sparer værdifuld tid - Virksomheder behøver ikke bruge tid på at booke rejseruter, indsamle fakturaer eller interagere med tredjeparts kundesupport. 
• Spar omkostninger gennem forhandlede rabatter - Erhvervsrejsebureauer kan forhandle bedre priser til deres kunder, som måske ikke er tilgængelige for offentligheden.
• Agenter har ekspertisen - Hvis din virksomhed har et komplekst rejsesystem eller foretager hyppige ændringer, har agenterne den viden og erfaring, der skal til for at hjælpe. 
• Vedligehold rejsepolitik og udgifter - Et bureau strømliner en virksomheds rejseprogram og sikrer, at bookinger passer ind i en rejsepolitik.
• Tilbyd rejsesupport - Hvis noget går galt på rejsen, eller en reservation skal ændres i sidste øjeblik, er et rejsebureau normalt tilgængeligt 24/7 for at hjælpe medarbejderen.

Hvad er ulemperne for små virksomheder?

Der findes andre muligheder for små virksomheder til at administrere forretningsrejser, som er mere fleksible og omkostningseffektive. Før du indgår en aftale med et erhvervsrejseselskab, er det værd at overveje ulemperne og alternativerne.

• Ingen frihed for den rejsende - Flere forretningsrejsende vil have mulighed for at booke til sig selv nemt og inden for virksomhedens politik, hvilket ikke er en mulighed med et forretningsrejsebureau.
• Manglende kontrol for ledelse og administratorer - I stedet for at have nem adgang til rapporter, skal administratorer kontakte bureauet for at anmode om oplysninger på forhånd.
• Teknologien er ikke så avanceret - Rejsebureauer kontakter ofte kunder over telefonen eller via e-mail, og der er ikke ét brugervenligt sted, hvor man kan se alle rejseoplysninger.
• Begrænset lager - Selvom rejsebureauer har partnerskaber og tilbud, tilbyder de fleste bureauer normalt ikke lavprisleverandører, hvilket betyder, at de ikke kan booke den billigste løsning, der findes.
• Høje gebyrer - Forretningsrejsebureauer øger de samlede rejseudgifter på grund af deres gebyrer og servicepåslag.

Hvad små virksomheder skal kigge efter i et rejsebureau

Hvis du ejer en lille virksomhed, er det vigtigt, at energi og ressourcer fokuseres på det, der giver den største effekt. Her er nogle ting, du skal overveje, når du skal finde et bureau, der opfylder din virksomheds behov.

• Klare omkostninger. Det er vigtigt, at du er klar over, hvordan bureauet tager sig betalt for sin service. Lav betalingsaftaler, og hold øje med eventuelle ekstra gebyrer og provision. 
• Rejselager i forbrugerkvalitet. Flere valgmuligheder betyder, at du kan booke den billigste løsning og sænke dine rejseudgifter. Valgmuligheder, der er tilgængelige for almindelige forbrugere, bør være tilgængelige for forretningsrejsende.
• God støtte. Hvilken form for support tilbyder bureauet? Er det 24/7? Understøtter det dit sprog? Det er ekstremt vigtigt, og det er her, bureauet kan tilbyde reel værdi. 
• Rapporter om rejseudgifter. For at forbedre budgetterne er det vigtigt at have indsigt i rejseudgifterne. Se efter et bureau, der kan behandle udgifter og levere dybdegående rapporter og analyser.
• Specialiseret og skalerbar. Sørg for, at bureauet har forbindelser til de steder, du rejser mest til, og har evnen til at skalere og udvikle sig i takt med, at din virksomhed vokser. 

Findes der et omkostningseffektivt alternativ?

Hvis du ikke mener, at et rejsebureau passer bedst til din lille virksomhed, eller hvis du har økonomiske betænkeligheder ved at bruge et bureau, er der alternativer til rådighed, som hjælper virksomheder på samme måde som et rejsebureau.

Rejseadministrationsværktøjer kan hjælpe små virksomheder med at booke, administrere og automatisere forretningsrejser uden at skulle ansætte et rejsebureau. De fleste værktøjer giver den rejsende mulighed for at lave sine egne rejsearrangementer, samtidig med at rejsepolitikker og budgetter overholdes. Ledelsen og økonomiteamet kan få nem adgang til rapportering med et klart overblik over medarbejdernes udgifter. 

Der findes et værktøj derude, som kan hjælpe din virksomhed på hvert trin i rejseprocessen, og det er sandsynligt, at der findes en gratis version, som du kan få adgang til, hvilket gør dem til en omkostningseffektiv mulighed for at administrere små forretningsrejser. 

Hvad er det bedste rejsebureau for små virksomheder?

Kort sagt, det bedste rejsebureau for en lille virksomhed er ikke et rejsebureau, men et rejseværktøj. Formålet med at hyre et rejsebureau er at spare tid og ressourcer på booking- og administrationsprocessen. Rejsebureauer plejede at være den bedste mulighed for dette. Men teknologiske værktøjer med 24/7-support som TravelPerk tilbyder support fra et traditionelt rejsebureau med alle fordelene ved en online bookingplatform.

TravelPerk 

Med verdens mest omfattende lager og en bred vifte af integrationer tilbyder TravelPerk virksomheder et omfattende system til administration af forretningsrejser. Ud over at nyde godt af de bedste priser i rejsebranchen har forretningsrejsende adgang til sikkerhedsmeddelelser i realtid og kan tale med en menneskelig agent på bare 15 sekunder, 24/7, 365 dage om året. 

De vigtigste funktioner i TravelPerk 

• Avanceret udgiftsstyring omfatter strømlinet fakturering fra udbydere plus en momsinddrivelsesløsning, der sparer virksomheder op til 25% ekstra på deres årlige rejsebudgetter. 
• Et automatiseret system til godkendelse af rejsebookinger, der garanterer overholdelse af politikker og forbedrer rejseoplevelsen for medarbejderne. 
• FlexiPerk-priser giver brugerne ro i sindet med muligheden for at aflyse forretningsrejser op til to timer før afgang med en garanteret refusion på 80%, uden at der stilles spørgsmål.   

FCM 

Den traditionelle rejseadministrationsvirksomhed FCM har med deres nye platform omstillet sig til at tilbyde teknologiske løsninger til travle forretningsrejsende. Fra booking af forretningsrejser til overvågning af rejsendes sikkerhed giver FCM organisationer mulighed for at udføre forskellige opgaver på stationære og mobile enheder. 

Nøglefunktioner i FCM 

• Der kan etableres et godkendelsessystem, der inkorporerer rejsepolitikker for at forbedre overholdelsen. 
• Synkroniserer med AirPlus for at strømline betalinger. 
• Dashboards, der kan tilpasses, gør det muligt for teams at generere rapporter til overvågning af rejseudgifter. 

TravelBank

Med forskellige værktøjer til udgiftsføring og booking af rejsearrangementer kan forretningsrejsende drage fordel af forhandlede priser for indkvartering og transport og support gennem TravelBanks dedikerede Slack-kanaler. 

De vigtigste funktioner i TravelBank 

• Selvom sikkerhedsmeddelelser ikke er tilgængelige, er der mulighed for støtte fra rejseeksperter, der kan hjælpe med problemer efter afrejse.
• Kan kombineres med en håndfuld større kreditkort og almindelig software til personale- og udgiftsstyring. 
• Abonnementsmodeller pr. bruger giver organisationer mulighed for at vælge mellem booking- og rejseafregningsfunktioner.

CTM

CTM er kendt for at specialisere sig i arrangementer for energi- og marineindustrien og tilbyder en række rejseservices til at hjælpe virksomheder, herunder et online bookingværktøj med prisprognoser for at forudsige potentielle omkostningsstigninger. 

Nøglefunktioner i CTM 

• Tilbyder concierge-tjenester til håndtering af grupperejser og organisering af events.  
• Giver rejseledere mulighed for at spore individuelle medarbejderes bookingadfærd, men kan ikke integrere virksomhedspolitikker for større overholdelse på nuværende tidspunkt.  
• Etabler et løbende abonnement på rejseadministrationstjenester baseret på størrelsen af din organisation.

Erhvervsrejsende

Med deres finurligt navngivne teknologiplatform Melon udvider erhvervsrejsebureauet Corporate Traveller deres tilbud. Melons dashboard giver medarbejderne mulighed for at booke flybilletter, billeje og indkvartering, samtidig med at det giver en række integrationer til at hjælpe travle rejseledere. 

De vigtigste funktioner i Corporate Traveller

• Giver support til omsorgspligt med sporing af rejsende, der sender meddelelser om en række sikkerhedsproblemer og opdateringer af rejseplaner.   
• Tilbyder et væld af forhandlede virksomhedspriser, men har en mindre beholdning end andre værktøjer til administration af forretningsrejser. 
• Synkroniseres med almindeligt anvendte udgifts- og HR-værktøjer, men kombineres med færre værktøjer end andre rejseadministrationsløsninger.