Booking af forretningsrejser: en komplet guide

Efterhånden som flere medarbejdere rejser, er det vigtigere end nogensinde at være smart og strategisk, når det gælder booking og udgiftsføring af forretningsrejser. Software til rejseadministration er nu let tilgængelig og overkommelig for alle virksomheder, uanset størrelse. Små og mellemstore virksomheder behøver ikke længere at nøjes med forbrugersider, som gjorde det til en stor opgave at indsamle fakturaer, men kan begynde at opleve fordelene ved at bruge rejsesoftware designet til virksomheder. Uanset om du booker som travel manager eller medarbejder, vil denne guide fremhæve de bedste gratis værktøjer til at gøre forretningsrejser smertefri, fra booking, automatisering og administration af rejser som en lille virksomhed.

Hvordan kan rejsebookingsoftware hjælpe organisationer med deres rejseadministration? 

En travel manager har mange ansvarsområder at jonglere med på ethvert givent tidspunkt. Rejsebureauer og online bookingværktøjer kan hjælpe med at strømline processer og fjerne mange af de udfordringer, der er forbundet med at organisere forretningsrejser og de udgifter, der er forbundet med dem. Avancerede forretningsrejseløsninger kan hjælpe med mange, hvis ikke alle, af følgende; 

• Booking af arrangementer via et brugervenligt dashboard. 
• 24-timers support til at løse eventuelle problemer på vejen. 
• Sørg for bedre compliance ved at integrere virksomhedens rejsepolitik i bookingprocessen.
• Forbedring af bookingoplevelsen ved at give forretningsrejsende selvbestemmelse over deres rejseplaner. 
• Automatiserede workflows forenkler godkendelserne, frigør tid og minimerer risikoen for prisstigninger.
• Centralisering af fakturering for at reducere arbejdsbyrden for travle økonomiteams. 
• Generering af rejseafregninger med et klik på en knap. 
• Giver mulighed for større synlighed med adgang til flere data, der giver mulighed for dybere analyse af rejseprogrammers ROI. 
• Brug af eksisterende systemer som Slack til øjeblikkelige notifikationer. 
• Forbedring af bæredygtigheden ved at fremhæve grønnere rejsemuligheder og hjælpe med CO2-kompensation. 
• Spar op til 25% ekstra på de årlige rejseudgifter med hjælp til momsrefusion. 
• Hjælper med omsorgspligt og rejsendes sikkerhed med indbyggede løsninger til håndtering af rejserisici.

De bedste gratis værktøjer til booking af forretningsrejser

Fra booking af flybilletter til udgiftsstyring - her er vores liste over de bedste gratis bookingværktøjer til globale forretningsrejser. 

De bedste bookingsider til forretningsrejser med en komplet oversigt

TravelPerk

Med verdens største lager tilbyder TravelPerk forretningsrejsende de bedste priser i branchen og et væld af funktioner, der forenkler alle aspekter af forretningsrejser. En omfattende rejseadministrationsløsning, hvor brugerne kan booke fly, indkvartering, tog og billeje på én brugervenlig platform. 

TravelPerk tilbyder en gratis version af sit corporate travel management-system sammen med betalte opgraderinger til travel managers, der ønsker at drage fordel af deres fulde udvalg af funktioner. 

Travel managers kan problemfrit integrere virksomhedens rejsepolitikker i automatiserede godkendelsesflows på få minutter. Når parametrene er på plads, kan forretningsrejsende vælge arrangementer efter deres personlige præferencer, samtidig med at politikken overholdes. 

Samtidig fremhæver det innovative GreenPerk-system mere miljøvenlige muligheder og sporer CO2-udledningen fra rejser. 

Rejseudgifter er nemme at overvåge med realtidsrapportering, der kan organiseres efter destination, afdeling eller individuel medarbejder, og med FlexiPerk kan forretningsrejsende drage fordel af de mest fleksible priser på markedet. 

Virksomheder kan annullere arrangementer inden for to timer før afrejse med en garanteret refusion på 80%, uden at stille spørgsmål. Desuden giver TravelPerk administratorer mulighed for at tilføje midlertidige rejseprofiler til venner og familie, der ønsker at tage med medarbejdere på fritidsrejser. 

Fordel: TravelPerks kundesupportteam af rigtige mennesker er tilgængeligt 24/7, 365 dage om året, og brugerne kan få svar på deres spørgsmål på bare 15 sekunder. 

TravelBank 

TravelBank tilbyder to forskellige kanaler til organisationer, der søger hjælp til deres erhvervsrejseadministration. Travel managers kan vælge mellem to abonnementspakker. Den ene indeholder løsninger til booking af rejsearrangementer og den anden værktøjer til håndtering af udgifter. 

Forretningsrejsende kan søge efter virksomhedspriser på indkvartering og transport via et simpelt dashboard og booke rejseruter via enkle integrationer med større kreditkort. Selvom sikkerhedsfunktionerne er basale, kan forretningsrejsende få support fra concierge-teams på rejsen.  

Fordel: Ud over support via telefon og e-mail kan forretningsrejsende tale med rejseeksperter via TravelBanks Slack-kanal.

Corporate Traveller 

I et forsøg på at udvide deres rejsetjenester lancerede Corporate Traveller for nylig deres forretningsbookingværktøj Melon. Designet til at forenkle organiseringen af forretningsrejser, kan forretningsrejsende søge i et beskedent udvalg af forhandlede priser for indkvartering og transport. 

Hvis man har særlige ønsker, kan forretningsrejsende benytte sig af concierge-teamets tjenester og gemme deres præferencer, så de hurtigere kan booke fremtidige rejsearrangementer. Melon har partnerskaber med nogle af de førende udgifts- og HR-systemer. Det tilbyder dog ikke så mange integrationer som konkurrenterne. 

Fordel: Corporate Travellers sporingssystem gør det muligt for ledere at holde øje med deres medarbejdere, mens de er på farten.  

De bedste gratis sider til booking af flyrejser

At flyve er en ret populær mulighed for forretningsrejser. Sørg for at booke et fly, der giver dine rejsende mulighed for at være så produktive som muligt. Overvej fleksibilitet, forbindelsestider, ruter og sædepræferencer. 

KAYAK

KAYAK er en populær rejsesøgemaskine, der kan hjælpe dig med at finde den billigste pris og de bedste tilbud til alle dine rejsebehov: herunder flyrejser, hoteller og udlejningsbiler.  KAYAK er også begyndt at fokusere på forretningsrejser med oprettelsen af KAYAK for Business, som bruger KAYAK's indhold og enkle brugerflade, men som er målrettet forretningsrejsende. Medarbejdere kan booke konkurrencedygtige tilbud, samtidig med at de overholder virksomhedens godkendelsesprocesser og rejsepolitikker.  

Fordel: Det gratis værktøj kan være en stor fordel for en lille eller mellemstor virksomhed, der endnu ikke har et system til firmarejser på plads. 

De bedste gratis sider til booking af indkvartering

Søvn betyder alt, så et godt sted at bo kan virkelig optimere en forretningsrejse. Brug filtre til at sikre, at det sted, du booker, ligger tæt på kontoret, har det, der er vigtigt for forretningsrejsende (Wi-Fi!), og har fleksible check-in-tider.

Booking.com

Booking.com er verdens største platform for booking af indkvartering, og deres corporate management-værktøj giver forretningsrejsende adgang til eksklusive priser og samtidig fuld synlighed og kontrol over hver enkelt forretningsrejse. 

Booking.com Business er et centraliseret værktøj, der gør det muligt for medarbejderne at booke og administrere deres egne rejser. Administrations- og rapporteringsfunktioner giver brugerne mulighed for at spore udgifter efter afdeling og destination for at få indsigt, der passer til virksomhedens behov. 

Fordel: Hyppigt rejsende kan også være berettiget til rabatprogrammet Genius Business, som belønner rejsende med opgraderinger, gratis morgenmad og reducerede priser. Det kan spare dig for mange penge, hvis dine medarbejdere rejser ofte. 

Airbnb for Work

Airbnb er en fælles markedsplads, der lader rejsende bo i unikke boliger over hele verden. Airbnb for Work er ingen undtagelse fra dette. Det er et gratis værktøj, der gør det nemmere at booke og administrere firmarejser på Airbnb. 

Hvis du overvejer at bruge Airbnb til arbejde, er her nogle fordele:

• Gennem medarbejderroller kan du indstille adgangstilladelser for medarbejdere og bestemme, hvem der kan booke, administrere og downloade virksomhedsrapporter.
• Airbnb for Work-dashboardet holder styr på medarbejdernes udgifter og genererer fakturaer og præcis rapportering for hver booking.
• 'Work ready'-opslag på Airbnb for Work garanterer Wi-Fi, arbejdsvenlige rum, selv-check-in og fleksible afbestillingsbetingelser, designet med den forretningsrejsende i tankerne.
• Det er en omkostningseffektiv løsning, hvis kollegerne bor på én ejendom i stedet for på flere hotelværelser.
• Airbnb for Work har lokaler til udlejning til konferencer, mødelokaler og kontorer.

Fordel: Airbnb for Work er mest effektivt for mindre virksomheder og kan endda tilskynde til samarbejde og teambuilding. Det er bestemt værd at overveje, og ikke kun fordi det er gratis. 

Hvis du vil have flere oplysninger om rejser for din lille virksomhed, kan du se vores hurtige guide her. 

Bedste gratis software til rejsende under deres rejse

Lad rejseadministrationsværktøjer hjælpe dig, mens du rejser, så du i stedet kan fokusere på det vigtige arbejde.

TripIt

TripIt er et fantastisk værktøj til forretningsrejsende, som skaber en enkel løsning til at organisere rejseplaner. Det eneste, du skal gøre, er at videresende dine reservationsbekræftelsesmails (eller lade TripIt scanne din mail automatisk), så klarer TripIt resten og genererer øjeblikkeligt en rejseplan for rejsen, uanset hvor den blev bestilt. 

TripIt tilbyder gratis og betalte medlemstjenester, hver med unikke fordele. 

Funktioner i den gratis version:

• Bekræftelsesnumre, kontaktoplysninger og reservationer gemmes alle i en rejseplan, som til enhver tid kan kontrolleres og redigeres manuelt.
• Ture kan synkroniseres med din kalender og deles via sms eller e-mail. 
• Rejsedokumenter kan opbevares sikkert i TripIt, hvilket fjerner behovet for at medbringe fysiske kopier eller værdifulde dokumenter.

Med det betalte TripIt Pro modtager rejsende advarsler, hvis deres fly er forsinket eller aflyst, kan bruge interaktive kort over deres destination og kan endda vælge sæder.

Fordel: Hvis du er miljøbevidst, kan værktøjet spore og vise kompensationsmuligheder for CO2-udledning.

Spendee

Spendee er en enkel, brugervenlig og gratis app til budgettering og sporing. Den er ikke nødvendigvis designet til forretningsrejsende, men den kan bruges af rejsende medarbejdere, der gerne vil holde styr på deres udgifter på farten. Delte tegnebøger betyder, at virksomheder får overblik over alle medarbejderes rejseudgifter. 

Desuden kan du aftale budgetter med dine medarbejdere og få besked, hvis det daglige budget nås, hvilket gør det til et meget effektivt værktøj til at kontrollere medarbejdernes rejseudgifter.

Fordel: Spendee understøtter flere valutaer for at hjælpe med at spore internationale udgifter, uanset hvor du er i verden. Er du på udkig efter en omfattende rejseadministrationsløsning til din organisation? Hvis du vil se, hvordan TravelPerk kan strømline alle aspekter af dine forretningsrejser, så kontakt os for en demonstration i dag.