Travel management for små virksomheder: en komplet guide

Rejser er vigtige, selv for mindre virksomheder. At mødes ansigt til ansigt kan være den sidste ting, der forsigtigt skubber et lead til at blive en kunde. Så her er nogle tips til at gøre dit rejseprogram for små virksomheder effektivt og stressfrit.

Større virksomheder har som regel et fast budget for forretningsrejser, hvilket ikke kun giver dem mulighed for at booke et vist antal rejser om måneden, men det kan også give dem lidt ekstra fleksibilitet på selve rejsen. Det er også meget mere sandsynligt, at de allerede har etableret en rejseprocedure.

For mindre virksomheder, der etablerer forretningsrejser, kan det være nødvendigt at opbygge denne rejseprocedure, budget og andre politikker fra bunden. Det kan virke overvældende, så det kan virke mere tiltalende og enklere at mødes med leads via et videoopkald i stedet for ansigt til ansigt.

Det behøver ikke at være tilfældet. 

Denne guide dækker alt, hvad små virksomheder bør overveje og arrangere, når de begynder at sende medarbejdere på forretningsrejse.

Hvordan man driver forretningsrejser i en lille virksomhed

Små virksomheder har en tendens til at bruge flere penge på rejser i forhold til deres udgifter sammenlignet med større virksomheder. Så det er vigtigt at fastlægge prioriteter, mål og processer for at gøre dine forretningsrejser så omkostningseffektive som muligt.

Hovedprioriteter for små virksomheder:

• Konsolidering - ingen dobbeltarbejde og så meget som muligt på én tur.
• Compliance - Sørg for, at dine medarbejdere overholder dine forbrugsregler og ved, hvorfor de er der.
• Fleksibilitet - Lad dine medarbejdere booke rejser, der passer dem, så de kan reagere hurtigt på scenarier, hvor der er behov for at rejse.
• Gennemsigtighed og ansvarlighed - at have overblik over, hvorfor dine medarbejdere rejser, deres forbrug og deres mål.

Hvis et godt rejsesystem følges, fører det til velorganiserede, omkostningseffektive og produktive forretningsrejser. Og... glade rejsende!

Hvornår man skal rejse, og hvem man skal sende

Der er to meget vigtige spørgsmål, du skal stille, når du begynder at udarbejde en rejsepolitik for din virksomhed:

• Hvornår sender vi folk på forretningsrejser?
• Hvem sender vi på disse ture?

Svarene på disse spørgsmål vil afhænge af flere faktorer. Størrelsen og sammensætningen af dit team, dit budget, detaljerne i selve rejserne og meget mere. For eksempel, hvad angår anciennitet, jo højere oppe en medarbejder er, jo mere fleksibilitet og handlefrihed bør de have i deres beslutninger om at tage på forretningsrejser. Mens yngre medarbejdere sandsynligvis vil have strengere grænser for deres mulighed for at rejse.

Det vigtige her er at sørge for, at din beslutning og den deraf følgende politik er klar for dit team. Især i en lille virksomhed er det en god idé at reducere antallet af rejseanmodninger, der skal behandles, og samtidig opfordre medarbejderne til at rejse, når det er passende.

Udgifter og fakturaer

Det er vigtigt at holde rejseudgifterne inden for det forudbestemte budget. Især som lille virksomhed er det vigtigt at holde sig inden for denne grænse - ikke kun fordi små virksomheder har mindre fleksibilitet til at træffe økonomiske beslutninger, men efterhånden som virksomheden vokser, vil denne slappe overholdelse af udgifterne kun blive mere kaotisk.

Ting at overveje:

• Grænser for udgifter
• Specifikke udgiftsregler, og hvordan de varierer alt efter medarbejdernes anciennitet eller rejsens vigtighed.
• Betalingsmetode - rejsende betaler og fakturerer virksomheden, virksomhedens kreditkort eller forudbetalte kort.
• Fakturaproces, hvis dette er den valgte betalingsmetode

Hvad angår betalingsmetoden, er det generelt tilrådeligt at undgå at lade medarbejderne betale omkostningerne selv og derefter bede dem om at fakturere virksomheden tilbage. 

Hvis forretningsrejsende får et firmakreditkort til brug under rejsen, skal retningslinjerne for, hvad der er acceptabelt at købe og betale for, gøres klart for dem. 

Den sidste mulighed er at give medarbejderne et forudbetalt kort med en forbrugsgrænse - bare sørg for, at de har en måde at betale på, hvis de overskrider grænsen og befinder sig i en nødsituation.

Etablering af en rejsepolitik

At have en veletableret rejsepolitik er vigtigt for at holde din kapacitet til forretningsrejser bæredygtig.

Organisationer bør være det første fokus. Det skal rejsepolitikken være:

• Tydelig og let at forstå.
• Godt kommunikeret til alle, der kan blive sendt på forretningsrejser.
• Samlet på ét sted og let tilgængeligt for alle.
• Nem at arbejde med, med et lavt antal trin for medarbejderne til at organisere deres rejser.

Sammen med rejsepolitikken skal vigtige oplysninger og dokumenter til forretningsrejsende også holdes godt organiseret. Opbevar alle oplysninger om de rejsende på ét sted, så når de skal flyve, leje en bil eller booke et hotel, er det så hurtigt og nemt som muligt. 

Det er især vigtigt, hvis forretningsrejser administreres af en enkelt person, hvis job også kræver, at vedkommende er ansvarlig for andre opgaver. Hvis de er væk i et par dage, skal det være nemt for en anden at træde midlertidigt ind i deres rolle og stadig finde alle de relevante oplysninger.

Medarbejderne bør også kende den nøjagtige proces for at anmode om tilladelse til disse ture. Det kan være via et beskedprogram som Slack, en e-mail, en onlineformular eller noget helt tredje - uanset hvordan kommunikationen foregår, skal medarbejderne gøres opmærksomme på det og opfordres til at overholde det.

Der bør også være klare retningslinjer for, hvad man gør, hvis der sker noget negativt, enten under eller efter rejsen, f.eks:

• Missede flyvninger.
• Intet ledigt hotelværelse.
• Kunden/lederen aflyser mødet tæt på rejsen.
• Mistede kvitteringer og ufuldstændige udgiftsafregninger.
• Ekstreme situationer, der kræver hurtig repatriering. 

For en mere dybdegående guide kan du læse vores artikel om, hvorfor og hvordan man skriver en udgiftspolitik for en lille virksomhed.

Overholdelse af politikken

Hvis din rejsepolitik er komplet og opfylder hver af de fire standarder i afsnittet ovenfor, kan du begynde at fokusere på at sikre compliance.

Hvis hele din virksomhed overholder disse regler, bliver forretningsrejserne meget mere effektive, og det vil resultere i mere tilfredse og produktive medarbejdere. 

Moderne forretningsrejser har oplevet et skift i fokus fra at finde den billigste leverandør til at sikre mere kontrolleret adfærd og udgifter hos forretningsrejsende. Medarbejdere, der ikke følger reglerne, mens de rejser, kan i høj grad forvride de økonomiske resultater.

Når det er sagt, skal der være en vis grad af fleksibilitet involveret, hvilket gør det til en balancegang. Det er vigtigt at vide, hvornår man skal behandle reglerne som konkrete, og hvornår de er retningslinjer. For at fleksibilitet skal være mulig, er åben kommunikation mellem rejsende og ledere afgørende.

Der sker hele tiden ændringer i planen, når man er på forretningsrejse. De fleste af disse rejser går til et fremmed land og betyder, at man arbejder med en separat organisation. Der vil helt sikkert være aspekter, som man ikke har taget højde for. Så der foretages ofte ændringer - enten i budgettet eller nogle gange endda i rejseplanen.

Overordnet set er kommunikation og synlighed nøglen til overholdelse af rejsepolitikken. Forretningsrejser er afhængige af, at folk er opmærksomme på og opdaterede med politikken. Selv i en lille virksomhed er det en fejl at antage, at alle kender politikken. Så det er vigtigt at kommunikere politikken til medarbejderne og gøre det nemt for dem at slå den op.

Rapportering og måling af effekt

Et solidt udgiftsregnskab gør fremtidige forretningsrejser meget lettere. Forretningsrejsende skal vide, hvordan de registrerer deres udgifter, og det skal være en proces, der er hurtig og nem. Til det formål er det bedste forslag at bruge en rejsebookingplatform eller regnskabs-/udgiftssoftware. 

En grundig log over økonomiske oplysninger fra forretningsrejser kan gøre det muligt for dig at foretage årlige analyser af det afkast, de har opnået, og informere dig om, i hvilken grad de er værd at investere i for fremtiden.

Endelig er det også vigtigt at rapportere om ikke-finansielle aspekter af rejsen. Efter en forretningsrejse bør den rejsende opfordres til at give feedback om, hvordan det gik, måske i form af et kort spørgeskema. Her er nogle spørgsmål, du kan overveje:

• Manglede du nogensinde penge under rejsen?
• Havde du tid nok til at gennemføre det hele?
• Var anvisningerne tydelige?
• Var kommunikationen før rejsen tilstrækkelig?
• Følte du, at du fik støtte fra hovedkvarteret under rejsen?

Gør spørgeskemaet let tilgængeligt og ret hurtigt at besvare - hvis de kan få det gjort, mens de venter på deres fly, så er det endnu bedre.

Sådan kan små virksomheder booke rejser

Der findes en håndfuld forskellige metoder til at booke og administrere forretningsrejser, som er tilgængelige for små virksomheder. De har hver deres fordele og ulemper. Disse muligheder er:

• Erhvervsrejsebureauer
• Rejsehjemmesider for forbrugere
• Gratis erhvervsrettede rejseværktøjer

Hvis du vil have en uddybende guide, kan du læse vores artikel om de bedste gratis rejsebookingværktøjer til små virksomheder. Den indeholder også nogle tips til at spare penge.

Erhvervsrejsebureauer

Erhvervsrejsebureauer kan udfylde et vigtigt hul i små teams. De er især nyttige for dem, der ikke har en dedikeret travel manager ansat, eller i det mindste en office manager med travel management som et centralt ansvarsområde. Disse bureauer kan fungere som en værdifuld mellemmand og kan hjælpe med at forhandle billigere priser med nødvendige udbydere, f.eks. hoteller, flyselskaber, biludlejere osv.

Rejsebureauer er ikke så dyre, som du måske tror, og det menneskelige aspekt af deres service kan være nyttigt. Men mange selskaber opkræver betaling baseret på den tid, det tager at håndtere opkaldet og antallet af bookinger. Og i mange tilfælde er det eneste, du ønsker, at booke noget hurtigt via en onlineportal, og ikke at skulle håndtere et omfattende telefonopkald for at forklare, hvad du har brug for.

Rejsebureauer kender ofte til hemmelige rabatter - dem, der ikke offentliggøres online, så offentligheden kan se dem. Men disse bureauer er også virksomheder, og de ønsker også at få en del af kagen, hvilket nogle gange kan betyde højere nettoomkostninger for din egen virksomhed.

Forbrugerhjemmesider

Forbrugerwebsteder er dem, der lader brugerne indtaste deres rejseparametre (steder, datoer, prisklasser osv.) og derefter viser en side med muligheder fra mange forskellige flyselskaber. Kendte eksempler er Kayak, Booking og Skyscanner. De bruges primært til ikke-forretningsmæssige rejser, men de kan også være nyttige for små virksomheder.

Fordelene er den brede vifte af muligheder og muligheden for at finde billigere løsninger. For virksomheder, der vælger at bruge en åben bookingpolitik for forretningsrejser, er dette en ret ligetil mulighed, der gør det lettere for medarbejderne at booke deres egne rejser. Da disse hjemmesider er meget almindelige til booking af ferier, er alle dine medarbejdere sandsynligvis vant til at bruge dem, så der er ingen indlæringskurve at tage hensyn til.

Der er dog ulemper ved at bruge disse sider. For det første vil en åben bookingpolitik helt sikkert resultere i en masse papirarbejde for den, der har ansvaret for at administrere rejser. Hver medarbejder skal sende sine egne fakturaer, ofte flere, hvis de booker flybilletter hos flere udbydere. 

Du overlader også kontrollen over udgifterne til medarbejderne, hvilket gør det ekstra vigtigt at overholde retningslinjerne.

Gratis bookingværktøjer til små virksomheder

Den mest hensigtsmæssige løsning til forretningsrejser er at bruge de tilgængelige online bookingværktøjer, som er meget mere gearet til forretningsrejser end ferier. Generelt blander de fordelene ved brugervenlige forbrugersider med forretningsrejsebureauernes support og indsigt.

Disse sider giver virksomhederne fordelene ved kontrol og overblik over deres rejsende medarbejdere, men kræver ikke, at virksomheden tilmelder sig et dyrt rejsebureau. De fleste tilbyder en gratis version af tjenesten.

Derudover er der kundesupport tilgængelig med disse værktøjer. Det betyder, at brugerne får fordelene ved den automatiserede digitale platform, ligesom med forbrugerrejsehjemmesider, men også har mulighed for at anmode om menneskelig support som med et rejsebureau.

Hvis du ved, at et bureau er det, du vil have, så læs vores guide til forretningsrejsebureauer for små virksomheder.

Den eneste reelle ulempe er den lille indlæringskurve i forhold til blot at bruge en rejsehjemmeside, men den plejer aldrig at vare længe, og fordelene over tid opvejer langt den tid, det tager at komme i gang med at bruge disse værktøjer.

Tips til at reducere små virksomheders rejseudgifter:

Kreditkort til forretningsrejser

Mange kreditkortudbydere har muligheder, der er specifikt rettet mod at belønne forretningsrejser, og som tilbyder legitime fordele. Disse kort giver ikke kun fordele ved booking af flyrejser, men også ved hoteller, billeje og meget mere.

Den eneste ulempe ved disse kort er det årlige gebyr, men denne omkostning er generelt hurtigt betalt, hvis din virksomhed investerer i forretningsrejser.

Nogle af de vigtigste fordele, du kan forvente:

• Ekstra point på fly og hotel.
• Rabatter ved betaling for point.
• Årlig kredit for flyselskabets ekstra gebyrer
• Adgang til lounge i lufthavnen, 
• Adgang til loyalitetsprogrammer
• Gratis hotelophold på bestemte dage

Belønningsprogrammer

Udbydere som flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer m.fl. har også belønningsprogrammer. De ønsker, at folk skal være loyale over for deres brand, så disse belønningsprogrammer bør man have i tankerne, når man vælger udbydere. Over tid kan det rigtige valg betyde betydelige besparelser på forretningsrejseudgifter og meget mere tilfredse medarbejdere.

For flyselskaber:

• Ingen blackout-datoer, ekstra point optjent ved booking
• Rabatter på opgraderinger, f.eks. til ekstra siddepladser, eller for at medbringe dyr 
• Mulighed for at springe sikkerhedskøer over
• Gratis check-in for flere stykker bagage
• Frafaldne gebyrer for aflysninger

Til hoteller:

• Ingen blackout-datoer
• Garanterede værelsestyper og værelsestilgængelighed
• Sen udcheckning
• Gratis ekstraudstyr som wifi på værelset og morgenmad

Billeje:

• Privat levering af bilen i lufthavnen
• Garanteret tilgængelighed af lejemål
• Gratis ekstra lejedage
• Frit valg af køretøj

Priser for virksomheder

Udbyderne er især interesserede i forretningsrejsende og vil ofte tilbyde priser til virksomheder. For disse virksomheder er det en høj prioritet at vinde tilliden hos en organisation, der sender et stort antal medarbejdere på rejse. De vil gerne være din go-to-mulighed, så du kan udnytte dette til at få store rabatter. 

Ved at kontakte udbyderne direkte og forklare, at du repræsenterer en virksomhed, kan du forhandle dig frem til bedre priser. Det er værd at tage kontakt til en håndfuld udbydere og sammenligne deres tilbud.

Fradrag for rejseudgifter

For forretningsrejsende selv kan nogle fradrag anvendes på den årlige selvangivelse. Disse besparelser kan opnås, hvis den rejsende:

• Betaler for deres måltider
• Bruger deres eget køretøj til rejser
• Betaler for forsendelse eller bagage
• Betaler vejafgifter

Fælles udfordringer

Samkørselsapps og din rejsepolitik

Et spørgsmål, man skal overveje, når man udarbejder en rejsepolitik, er, hvilke transportformer de rejsende skal have lov til at bruge i den nye by.

Taxier er:

• Hurtigt og bekvemt
• Dyrt

Offentlig transport er:

• Den billigste løsning
• Ufleksibel og kan kræve, at den rejsende skal gå et stykke til/fra stationer og stoppesteder

Billeje er:

• Midt mellem taxa og offentlig transport og meget praktisk for rejsende.

Den sidste mulighed er at bruge samkørselsapps, som bliver mere og mere populære, især i USA. De kan betragtes som en potentiel mulighed, da de er billigere end taxaer, men lidt mere bekvemme end offentlig transport.

Delt indkvartering

Delt indkvartering kan være en stor omkostningsbesparelse, hvis du sender mere end én person på forretningsrejse.

Men det kan være et ømtåleligt emne for forretningsrejsende. Mange har ingen problemer med at dele værelse med en medrejsende, men andre prioriterer deres privatliv og personlige rum højt, især når de er på arbejde i en fremmed by.

Det vigtigste råd her er at sikre gennemsigtighed. Hvis du vælger at lade rejsende dele indkvartering, bør det aldrig komme som en overraskelse for dem. Selv før de bekræfter deres rejse, bør medarbejderne gøres opmærksomme på muligheden for at dele hotelværelse med en anden medarbejder. Det er en stor faktor for mange medarbejdere, og det kan resultere i dyb utilfredshed, hvis de pludselig finder ud af, at de skal dele et værelse.

Geo-specifikke rejsevejledninger 

Rejsepolitik og retningslinjer bør også tage højde for geospecifikke faktorer. Forretningsrejsende bør forvente meget forskellige oplevelser, når de rejser til fremmede lande, som har fremmede kulturer, anderledes forretningspraksis og måske et andet sikkerhedsniveau i landet.

Så det er værd at gøre visse aspekter af din police afhængige af, hvor du befinder dig, f.eks: 

• Daglige forbrugsgrænser
• Adgang til biludlejning og taxaer
• Individuelle rejser vs. par af grupper af medarbejdere

En realitet ved forretningsrejser er, at medarbejdere kan blive sendt til destinationer, der ikke er så universelt sikre, som de er vant til. Derfor bør disse medarbejdere rådgives, og andre undtagelser bør overvejes, såsom at sikre adgang til private køretøjer eller større hotelkæder, der fokuserer på gæsternes sikkerhed.