12 tips til at blive en god kontorchef

Office Manager-rollen er under forandring. Det er der ingen tvivl om. Rollen var allerede begyndt at ændre sig før udbruddet af coronapandemien. Men når man vender tilbage til det fysiske kontor eller det virtuelle kontor, er office managerens rolle under udvikling.  

Kontorchefer er der ikke længere for at sørge for, at folk vasker op efter frokost, for at købe kontorartikler eller for at reparere den defekte printer. De er nu afgørende for medarbejdernes glæde, sikkerhed, fastholdelse og meget mere. 

Denne artikel vil udforske de kvaliteter, færdigheder og værktøjer, som en god kontorchef har brug for for at kunne udmærke sig i sin rolle i år og fremover. 

Sådan bliver du en god kontorchef 

De kaldes ofte kontoradministratorer, kontorkoordinatorer eller kontordriftsledere, og de er ofte det første kontaktpunkt for alle i og uden for virksomheden. Deres ansvarsområder varierer drastisk, fra at opbygge et godt arbejdsmiljø til at hjælpe nye medarbejdere ombord og fungere som direktionsassistenter. 

Det er derfor, at en kontorchefs arbejdsbyrde hurtigt hober sig op. Ud over at holde kontorlokalerne funktionelle og dynamiske, skal de også styre personalebevægelser, rejser, forventninger - og listen fortsætter. Der er et bjerg af forventninger til en office managers rolle, og mange medarbejdere har deres egne ideer om, hvad en office manager egentlig skal gøre. 

At blive kontorchef er meget givende, ikke kun fordi du opfylder folks forventninger til dig, men også fordi du overgår dem. Du kan holde dig selv ansvarlig for, og blive en vigtig bidragyder til, en virksomheds og dens medarbejderes succes. 

Opstil klare forventninger for at blive en god kontorleder

1. Vær den mest organiserede person i virksomheden

Organisatoriske færdigheder og tidsstyring står øverst på listen, og det er der en god grund til. Det handler ikke længere kun om at skabe et nyt arkiveringssystem. En kontorchef er nødt til at kende alles tidsplaner såvel som sin egen. Rollen kræver, at man kan jonglere med kolleger, tredjepartsleverandører, langsigtede forretningsplaner samt den daglige drift. Hvis de organisatoriske evner ikke er til stede, vil arbejdet hurtigt hobe sig op.

2. Vær en god kommunikator 

Du har brug for stærke kommunikationsevner for at trives i en rolle som kontorleder. Det hjælper med at undgå fejl, løse konflikter og give klare anvisninger. En office manager er en af de få roller i en virksomhed, der har kommunikation med absolut alle, fra nye medarbejdere til C-level executives. Sørg for, at du er en fremragende kommunikator, og det vil gøre rollen en hel del lettere. 

3. Vær innovativ til at løse problemer 

Den viden om virksomheden, som en office manager opbygger gennem årene, er uovertruffen. De hjælper en virksomhed gennem dens mest udfordrende tider, og det hele handler om fremragende problemløsningsegenskaber. Jo længere tid du er i stillingen, jo mere vil du opleve, at alle anciennitetsniveauer henvender sig til dig for at få råd om udfordrende medarbejdersituationer.

Problemløsning stopper dog ikke der. En office manager får ofte til opgave at få noget til at ske med et lille eller intet budget. Rollen kræver, at du er innovativ med de ressourcer, du har, og får tingene til at ske uanset de problemer, du måtte stå over for. 

4. Vær empatisk

Enhver kontorchef skal være i stand til at forstå og indleve sig i alle teammedlemmer. Som en central del af teamet med et godt overblik over alles arbejdssituationer er en kontorchef ofte stemmen for et stort flertal af medarbejdere. Du skal være i stand til at lede med empati og karisma for at sikre, at alle bliver hørt og forstået. 

En kontorchef vil ofte sidde i udvalg for wellness eller positive initiativer. De skal være i stand til at tage tøjlerne i empatiske projekter, anvende en forretningsmæssig tankegang med et venligt hjerte og håndtere forventninger sammen med realiteter.  

Bliv ved med at lære for at blive en bedre kontorchef 

5. Udvikl dine forhandlingsevner

En stilling som kontorchef indebærer en vis mængde forhandlinger. Du vil være ansvarlig for et budget til at holde det daglige kontor kørende; såvel som større budgetter til firmaarrangementer, konferencer og mere i din daglige rutine. Det er op til kontorchefen at få mest muligt ud af et budget og maksimere, hvad virksomheden kan få for de penge, den har.

Forhandlingsevner vil også komme i form af fredsbevarelse. En mangfoldig virksomhed kommer med forskellige personligheder, og det er ikke ualmindeligt, at folk støder hovederne sammen fra tid til anden. Disse konfrontationer falder ofte tilbage på HR og kontorchefen at løse og finde en fredelig løsning, der passer til alle. 

6. Arbejd altid på din forretningsviden 

Uanset om det drejer sig om budgettering, økonomisk planlægning, rekrutteringsstrategier eller ledelsesteori, vil disse færdigheder sætte dig i stand til at avancere hurtigt. Den moderne kontorchef kan have meget kontakt med den øverste ledelse, så hvis du har noget finansiel eller forretningsmæssig knowhow i baglommen, kan du få dine ideer implementeret og forbedre din generelle effektivitet.

7. Man kommer langt med lidt juridisk viden

Kontorchefer er ofte ansvarlige for at håndtere eksterne leverandører eller kontorkontrakter på egen hånd. Det er praktisk at kunne håndtere disse kontrakter med en vis juridisk viden. Du vil være bedre rustet til at forstå, hvad der står med småt, hvornår eller hvordan kontrakten kan ophøre, og hvordan virksomheden kan maksimere resultaterne med sine udgifter. 

8. Forstå følelsesmæssig intelligens 

At have gode interpersonelle færdigheder er afgørende for at kunne lede og blive ledet i et team. Hvis du udnytter det, hjælper det dine menneskelige færdigheder og sikrer, at dit team eller dine teams har den bedste chance for succes. Det hjælper også at have en positiv indstilling, som får folk til at føle sig trygge ved at tale med dig om alt. 

Det har vist sig, at virksomheder, der udnytter følelsesmæssig intelligens, har tendens til at have bedre kundeloyalitet og højere medarbejderengagement, hvilket fører til større succes for virksomheden. Ved at gå i gang med et kursus i følelsesmæssig intelligens bliver du bedre rustet til at skabe kontakt til medarbejderne og udnytte følelserne til at øge produktiviteten. 

Værktøjer, du skal mestre for at blive en succesfuld kontorchef 

9. Bliv en excel-troldmand

Kontorchefer er ansvarlige for indtastning og opbevaring af data, administrativ og ledelsesmæssig støtte, regnskab, budgettering, dataanalyse, forskning, rapportering og prognoser. Listen er omfattende og slutter ikke her. 

Excel bliver en kontorleders bedste ven, men du skal kunne bruge det til sit fulde potentiale. Det nytter ikke at have en grundlæggende viden om Excel. Lær at formatere og få mest muligt ud af værktøjet, og gør til gengæld rollen (og din arbejdsdag) lettere. At være en Excel-guide skal helt sikkert være en del af dine færdigheder. 

10. Lær bogføringssoftware 

Kontorchefer har ofte et budget at passe på og kan få til opgave at hjælpe andre afdelinger med også at passe på deres tal. Rollen kan også være ansvarlig for at etablere processer i hele virksomheden for at sikre, at afdelingerne holder styr på deres budgetter på en måde, som alle forstår. 

Den gode nyhed er, at der er masser af bogføringssoftware til rådighed. Det vil være op til kontorchefen at finde og implementere den software, der passer bedst til virksomheden.

11. Brug software til projektstyring

Det samme kan siges om projektstyringssoftware. Uanset om det er teambuilding-dage, rådhusmøder eller nye softwareintegrationer, vil der altid være projekter, der skal styres, når man driver en virksomhed. Disse projekter falder ofte i hænderne på kontorchefen. 

Mestre projektstyringssoftware, som du kan introducere med rollen. Hold styr på opgaver, personer og sørg for, at ethvert projekt, der tildeles, gennemføres så effektivt som muligt.

12. Bliv en guru inden for rejseadministration

At ringe til et erhvervsrejsebureau er nu lidt gammeldags og dyrt for virksomheden. At bruge Skyscanner eller Kayak giver heller ikke medarbejderne den støtte, de har brug for på rejsen. Lær dig selv at bruge software til rejseadministration, og imponer ledelsen med din budgetkontrol og tidseffektivitet. De fleste rejsesoftware giver dig mulighed for at digitalisere din rejsepolitik og automatisere din virksomheds regler omkring udgifter og rejser.