Den moderne guide til kontorledelse

Kontorledelse er et stort job og involverer mange interessenter. Det handler om mere end at uddele kontorartikler og håndtere andre administrative opgaver - det handler faktisk om at sikre, at dit moderne kontor og alle i det fungerer harmonisk.

I denne guide vil vi se på kontorledelse, som det udføres af moderne kontorledere. Vi vil se på kravene til jobbet som kontorleder, de færdigheder, der kræves for at få succes, hvordan rollen ændrer sig, og hvordan du kan udmærke dig inden for dette område.

Hvad er kontorledelse?

Kontorledelse er et job, der fokuserer på at forbedre produktiviteten, effektiviteten og arbejdsforholdene på et kontor. Det kan omfatte en bred vifte af ansvarsområder, herunder ledelse af en moderne arbejdsplads, håndtering af kontorudstyr, opbygning af et varmt kontormiljø, styring af kontorets budget, velkomst til besøgende og nye medarbejdere på arbejdspladsen, organisering af aktiviteter på kontoret og arrangementer uden for kontoret for kontorpersonalet, planlægning og booking af rejser for personalet, styring af intern kommunikation, anskaffelse af kontormøbler og meget mere.

Office Manager er en specifik jobtitel, hvis arbejde vil variere meget fra virksomhed til virksomhed, afhængigt af branchen, virksomhedens størrelse og sammensætningen af andre afdelinger. Der er stor forskel på kontoradministration, alt efter om man arbejder for en stor eller lille virksomhed.

Der findes en række alternative titler til rollen, f.eks:

• Arbejdspladsleder
• Leder af kontorets drift
• Facility Manager
• Administrativ direktør

Færdigheder som kontorleder

Bløde færdigheder er frem for alt vigtige for en god kontorchef. Kontorchefer fungerer ofte som mellemled mellem forskellige afdelinger, hvad enten det drejer sig om kommunikation mellem den øverste ledelse og personalet, mellem HR og medarbejderne eller mellem virksomheden og andre ansatte i bygningen, f.eks. viceværter. Læs vores artikel om, hvordan du forbedrer dine office management-færdigheder, og hvilke værktøjer du bør mestre for at fremme din karriere.

Det betyder ikke, at tekniske kompetencer er uvigtige, de kan helt sikkert tilføre værdi. Især i takt med at office manager-rollen ændrer sig over tid, bliver teknisk erfaring og uddannelse, såsom evnen til at bruge software eller en forståelse af arbejdsmarkedslovgivningen, stadig vigtigere.

Når det er sagt, er de vigtigste bløde færdigheder og opgaver for en kontorchef at fokusere på:

• Organisatoriske evner og tidsstyringsevner, da mængden og variationen af krav til rollen betyder, at kun de bedst organiserede kontorchefer virkelig vil klare sig godt.
• Interpersonelle og ledelsesmæssige færdigheder, som gør det muligt for dem at fastholde glade medarbejdere, gøre et godt førstehåndsindtryk på besøgende og løse anspændte uoverensstemmelser mellem teams. Du bliver også nødt til at arbejde med mange forskellige afdelinger, herunder administrativt personale, sekretærroller, økonomiteams, human resources og meget mere.
• Kommunikationsevner, så teammedlemmerne har en klar idé om, hvad den øverste ledelse planlægger for fremtiden, og hvad de forventer af medarbejderne. Dette vil sandsynligvis kræve nogle PowerPoint-færdigheder.
• Forhandlingsevner for at forbedre eventuelle aftaler, som virksomheden måtte have med eksterne udbydere. Hvis du f.eks. skal skifte kontorbygning, skal du have forhandlingsevner og kunne træffe beslutninger for at få den bedste aftale for din virksomhed.

Hvad er de typiske typer af kontorledelse?

Uanset branche er der plads til en office manager-stilling i de fleste virksomheder. Opgaverne for denne medarbejder kan dog variere meget og kan afhænge af en række faktorer, ikke mindst den branche, som virksomheden opererer i.

De mest almindelige typer af kontorchefer er:

• Ledere af virksomhedskontorer
• Juridiske kontorchefer
• Ledere af læge- og tandlægekontorer
• Virtuelle kontorchefer

Ledere af virksomhedskontorer

I en virksomhed er kontorchefens vigtigste opgave at forbedre præstationerne i de afdelinger, der arbejder på kontoret. Det miljø, som medarbejderne arbejder i, skal passe til det arbejde, de udfører, og også til selve virksomhedens branding og kultur.

I virksomheder kan kontorchefer være involveret i arbejdet i andre afdelinger, såsom human resources (HR & bemanding), økonomi og endda marketing.

For store virksomheder er det almindeligt, at der er flere filialer spredt over hele landet eller endda over hele verden. I dette tilfælde ansættes der normalt mindst én kontorchef til at føre tilsyn med opgaverne i hver filial, og hver filial rapporterer til en mere overordnet kontorchef, som normalt er ansat på hovedkontoret, og som styrer den overordnede drift af kontorledelsen.

Juridiske kontorchefer

Juridiske kontorer ansætter kontorchefer til at styre arbejdsmiljøet for virksomhedens medarbejdere og klienter. Deres ansvarsområder varierer fra kontor til kontor, men de juridiske kontorchefer har ofte til opgave at håndtere indkommende klienter og andre besøgende i bygningen, håndtere administrative assistenter, håndtere personalelønninger og arbejde på projekter sammen med HR-teamet.

Et af de vigtigste ansvarsområder for en juridisk kontorchef er selve kontorlokalerne. Da det ofte er her, nuværende og potentielle klienter kommer for at tale med deres juridiske rådgiver, skal arbejdspladsen give den højeste følelse af professionalisme.

At arbejde som juridisk kontorchef kræver generelt en forståelse af loven, især inden for det område, som virksomheden har specialiseret sig i.

Ledere af læge- og tandlægekontorer

I sundhedssektoren er kontorchefer ofte ansat på hospitaler, lægekontorer og tandlægeklinikker. I dette tilfælde kræves det generelt, at kontorchefer har et vist niveau af relevant brancheviden. Det kan omfatte uddannelse i sundhedspleje eller anatomi, laboratorieprocedurer og endda lovgivningen omkring sundhedspleje.

En kontorchef, der arbejder i sundhedssektoren, har stadig ansvaret for arbejdspladsen med fokus på at skabe et miljø, der er egnet til patienter. Frem for alt er streng renlighed afgørende i hele anlægget.

Patienternes komfort og følelse af tryghed er også vigtig, så venteværelser og operationsstuer skal have en beroligende og tryg æstetik, og personalet skal opmuntres til at udvise en lignende tilstedeværelse, når de har med patienter at gøre.

Yderligere opgaver for kontorchefer i sundhedssektoren kan omfatte håndtering af patienters fortrolighed, sikring af, at korrekt praksis for bortskaffelse af medicinsk affald følges, og muligvis endda tilsyn med lægeassistenter.

Virtuelle kontorchefer

Mange virksomheder har ikke brug for en kontorchef, der arbejder fuld tid på en enkelt lokation. Virksomheden er måske for lille og har ikke råd til at ansætte en person i stillingen, eller de har måske kun et par timers arbejde om ugen at tage sig af. Det bliver også mere og mere almindeligt at drive en virksomhed, hvor en stor del af medarbejderne, eller måske endda hele staben, arbejder hjemmefra.

For virksomheder som disse bliver rollen som virtuel office manager hurtigt mere almindelig og afgørende for succes. Det giver mulighed for, at vigtige opgaver kan håndteres korrekt af en kontorchef uden at tvinge virksomheden til at skifte til et mere traditionelt setup.

Ansvarsområderne for en virtuel office manager afhænger meget af selve virksomheden - hvad virksomheden har brug for, hvor mange timer medarbejderen forventes at arbejde om ugen, virksomhedskulturen og så videre. Men de fleste af de ansvarsområder, som en corporate office manager har, vil stadig gælde.

Den største forskel med en virtuel office manager er manglen på fysisk plads at administrere. Det kan virke overflødigt at have en office manager uden kontor, men det er en misforståelse.

Med et virtuelt kontor skal kontorchefen stadig jonglere med de fleste af en traditionel kontorchefs opgaver - såsom at organisere rejser, planlægge firmaarrangementer uden for kontoret, hjælpe med projekter for andre teams, implementere videokonferenceværktøjer - men nu kræver det, at man kan håndtere teams, der er spredt over forskellige lokationer.

Og det kan endda betyde forskellige lande i helt forskellige tidszoner. Det kan virke kontraintuitivt, men at ansætte en office manager kan være vigtigst, når der slet ikke er noget fysisk kontor.

Hvordan ændrer konceptet for kontorledelse sig?

Kontorledelse har udviklet sig betydeligt i de senere år. Disse medarbejdere er gået fra at være receptionister og sekretærer, der skulle tage fotokopier og videresende beskeder, til nu at have mere strategiske roller i virksomheden.

Mange kontorchefer mødes nu regelmæssigt med ledende medarbejdere, da de har ansvaret for vigtige beslutninger som kontorets placering, produktivitetsforbedringer og meget mere.

Moderne kontorledelse

Moderne kontorchefer forventes at have en mere direkte indflydelse på virksomhedens indtjening. De har til opgave at planlægge, udføre og analysere deres egne projekter ligesom andre afdelinger i virksomheden - alt sammen med det formål at skabe reel værdi for virksomheden.

Flere og flere kontorchefer bliver involveret i andre teams arbejde - såsom at hjælpe med at udforme store marketing- og brandingkampagner, hjælpe med at planlægge virksomhedsdrevne events og hjælpe HR-teamet med projekter, der har til formål at forbedre medarbejdertilfredshed og produktivitet.

Kontorchefen kan typisk få til opgave at finde og etablere passende wellness-programmer til medarbejderne, som regel i samarbejde med HR.

Med dette ekstra ansvar og plads til karrierevækst følger højere forventninger. En succesfuld office manager bør have erfaring og viden om de forskellige programmer, som virksomheden bruger.

Projektledelsesevner er et must, da rollen bliver vigtigere og mere selvstændig. Det er vigtigt, at de holder sig opdateret med viden om branchen, såsom trends, regler og nyheder.

En kontorchef kan blive bedt om at bære mange forskellige kasketter. Ikke alene kan to virksomheder have meget forskellige forventninger til stillingen, men ansvarsområderne for en kontorchef i en virksomhed kan også ændre sig markant fra uge til uge.

Hvis andre afdelinger starter projekter, der har brug for hjælp, eller hvis en stor virksomhedsbegivenhed nærmer sig, eller hvis der sker pludselige ændringer i branchen, så kan kontorchefen blive bedt om at droppe sine nuværende opgaver og hjælpe med at samle op.

Hvad er de vigtigste funktioner i kontorledelse?

En kontorchefs ansvarsområder i en virksomhed afhænger af mange faktorer, såsom branchen, størrelsen og kulturen i virksomheden. Så denne liste vil fokusere på de typiske ansvarsområder for en moderne kontorchef i en virksomhed.

De typiske områder inden for kontorledelse kan opdeles i:

• Kontorlokalerne
• Ledelse af medarbejdere
• Planlægning af arrangementer
• Medarbejdernes rejser
• Facilitetens personale
• Intern kommunikation
• Sikkerhed og tryghed

Kontorlokalerne

I en almindelig kontorlederrolle er dette ofte det vigtigste ansvar. Det er vigtigt at finde en balance mellem form og funktion - at sikre en positiv atmosfære, samtidig med at det er befordrende for høj ydeevne.

Eksempel på opgaver:

• Sørg for, at kontorets æstetik matcher brandet og de mennesker, der arbejder der.
• Fastlæggelse af kultur, normer og organisering af arbejdet på kontoret.
• At skabe et passende arbejdsområde for medarbejderne for at forbedre produktivitet og moral.
• Udskiftning af ødelagt, opbrugt eller forældet udstyr.
• Håndtering af de mødelokaler, der bruges af forskellige teams.

Ledelse af medarbejdere

Ofte, men ikke uden kontroverser, vil kontorchefen blive bedt om at hjælpe HR med resten af personalet. Og i små, fremadstormende virksomheder er der måske slet ikke noget HR-team, og hele dette ansvar kan tilfalde kontorchefen.

I disse tilfælde bør man ikke overveje at ansætte en almindelig kontorchef, men snarere en person med indgående kendskab til ansættelsesret.

Under alle omstændigheder kan det at involvere kontorchefen i HR-ansvaret omfatte blødere opgaver, såsom at høre bekymringer og feedback fra personalet, samt opgaver relateret til lønninger og goder.

Eksempel på opgaver:

• Administration af frynsegoder og trivselsprogrammer.
• Forstå, hvordan medarbejderne på kontoret arbejder bedst, og hvad deres behov og ønsker er.
• Samarbejde med HR om rekruttering og ansættelse.
• Administrere aflønning og forfremmelser af eksisterende personale
• At hjælpe med at skabe ydre motivation for medarbejderne.

Ledelse af facilitetens personale

Virksomhedens medarbejdere er ofte ikke de eneste, der arbejder i kontorlokalet. Eksterne entreprenører og ansatte i den lejede bygning vil ofte være til stede på kontoret, og deres ledelse falder generelt ind under kontorlederens ansvarsområde.

Eksempel på opgaver:

• Arbejde med folk, der arbejder på kontoret, men som ikke er ansat i virksomheden, f.eks. vedligeholdelsesarbejdere, viceværter eller leveringschauffører.
• Kommunikation med udlejer eller ejendomsadministrator.
• Etablering af relationer med eksterne leverandører.

Planlægning af arrangementer

At styre de arrangementer, der finder sted på kontoret, er helt klart en opgave for en office manager. Det omfatter ofte også arrangementer uden for kontoret, hvad enten det er teambuilding-arrangementer for medarbejderne eller arrangementer, der involverer kunder og potentielle kunder.

Eksempel på opgaver:

• Planlægning og organisering af feriefester på kontoret.
• Administration af ture ud af huset, f.eks. workshops, teambuilding-arrangementer, retræter og så videre.
• Håndtering af mødesteder, leverandører, stande og rejseplaner.

Medarbejdernes rejser

Administration af medarbejdernes rejser er en stor del af moderne kontoradministration. Der er mange bevægelige dele at tage hensyn til, og arbejdsbyrden i forbindelse med rejseadministration kan til tider være enorm og meget kaotisk.

Uforudsete komplikationer med rejser kan have skadelige konsekvenser for en virksomhed, hvis de ikke håndteres rigtigt, da det kan betyde, at man går glip af en vigtig brancheevent eller mister en stor potentiel kunde.

Eksempel på opgaver:

• Administrere et rejsebudget for medarbejderne.
• Håndtering af flyrejser, transport til og fra lufthavne og indkvartering.
• Håndtering af nødsituationer, såsom aflyste eller ubesvarede fly.

Intern kommunikation

Kommunikation mellem en virksomheds øverste ledelse og de arbejdende medarbejdere er ekstremt vigtig for en virksomheds produktive arbejde. Ledelsen af dette er ofte en opgave for kontorchefen. Selv hvis en virksomhed har en kommunikationsafdeling eller kommunikationsspecialister i marketingteamet, kan kontorchefen blive bedt om at hjælpe med denne type arbejde.

Eksempel på opgaver:

• Formidling af virksomhedens behov og mål til medarbejderne.
• Opdatere medarbejderne om ændringer i virksomheden, f.eks. branding, ansættelser og afdelingsopdateringer.
• Høre og tage hensyn til medarbejdernes bekymringer og behov

Sikkerhed og tryghed

Vigtigheden af at skabe et sikkert arbejdsmiljø kan ikke undervurderes. Det betyder, at arbejdsforholdene for medarbejderne skal være sikre, og at virksomheden også skal være sikret mod potentielle trusler udefra.

• Organisering og gennemførelse af øvelser, f.eks. i forbindelse med brande eller aktive skytter.
• Sikre, at bygningen er aflåst om natten
• Ledelse af sikkerhedsteams eller CCTV
• Uddeling og sporing af nøgler og adgangskort til medarbejdere og gæster
• Sikring af adgang til korrekt sikkerhedsudstyr
• Godkendelse af værktøj og materialer, der skal bruges af de rigtige medarbejdere
• (I samarbejde med IT) Datasikkerhed
• (I samarbejde med HR) Håndtering af chikane mellem medarbejdere, diskrimination eller truende adfærd, vredesudbrud og frustration fra medarbejdere

Administrationsmedarbejderens rolle udvikler sig hele tiden, og der stilles større krav til stillingen hvert år. En af de bedste måder at sammenligne dine færdigheder med markedet på er at se på jobbeskrivelser for kontorchefer, så du kan se, hvor høje forventninger mange virksomheder har.

Virksomhederne kan se kontorchefernes direkte indflydelse på deres arbejdsmiljø, og derfor er det ikke sandsynligt, at rollen forsvinder lige foreløbig. For kontorchefer er rollen så krævende, at den kan føre til ledende stillinger i virksomheden fra stabschef til endda Chief Operations Officer.