Bedste praksis for håndtering af rejseudgifter

Håndtering af forretningsrejseudgifter er utroligt vigtigt for en virksomheds succes.  Hvis du arbejder inden for dette område, står du i spidsen for at styre pengestrømmen og føre tilsyn med en af virksomhedens største faste udgifter. Denne guide kan hjælpe dig med at fjerne noget af den stress, der er forbundet med udgiftsstyring, og hjælpe dig med at opbygge en proces, der uden tvivl vil imponere.

Hvad er egentlig udgifter til forretningsrejser?

En forretningsrejseudgift er en omkostning, der opstår, når man rejser i forretningsøjemed.  Det kan omfatte udgifter til produkter eller tjenester, der er nødvendige for rejsen, og er normalt forbundet med at rejse væk fra hjemmet i dage eller uger.

Hvilke udgifter til forretningsrejser kan medarbejderne få dækket?

Hovedreglen, når man skal gøre krav på en udgift, er, at den udelukkende og nødvendigvis skal være afholdt i forbindelse med udførelsen af dit job, da det er relateret til forretningsmål. Det betyder, at du (i modsætning til din virksomhed) ikke må have nogen personlig fordel af at afholde udgiften.

Her er nogle eksempler: 

• De faktiske omkostninger ved rejsen (fly, togbillet, hotel osv.)
• Udgifterne til ophold (din mad og drikke i den tid, du rejser) 
• Eventuelle andre omkostninger, der er opstået, fordi du har foretaget rejsen, såsom underholdning. 

Hvad er ikke en legitim rejseudgift

Det, du også skal overveje, er, hvad der ikke er inkluderet i "forretningsrejseudgifter". Den liste ser sådan ud:

• Pendling til og fra dit sædvanlige kontor 
• Alle rejser, der foretages af private årsager.

Hvad med kørsel? Kan jeg få dækket mine udgifter, hvis jeg lejer en bil eller bruger min egen bil til at køre i forretningsøjemed? Ja, absolut. For at finde ud af præcis, hvor meget du kan kræve, kan du tjekke vores UK Mileage Allowance Guide.

Du er forpligtet til at indberette rejseudgifter til skatteformål. Nogle udgifter skal dog ikke indberettes til HMRC. Omkostninger som f.eks. en medarbejderbus eller taxakørsel, når samkørsel ikke er tilgængelig, er undtaget fra skatterapportering.

Sådan håndterer du rejse- og udgiftsprocessen

1. Beslut dig for medarbejdernes betalingsmetode

Der er to hovedmåder, hvorpå du kan betale for udgifter:

• Bed medarbejderne om at betale dem på forhånd med deres personlige kort/bankkonto/kontanter, og få dem så til at indsende udgiftsafregninger. 
• Betal udgifter direkte fra virksomhedens bankkonto eller firmakort.

1. Virksomhedens kredit-/forbrugskort

Selvom der ikke er noget lovkrav om det, kan det koste tid at få medarbejderne til at indsende udgiftsafregninger; du bør måske overveje et firmakreditkort, som om ikke andet gør det meget lettere at holde styr på økonomien. Der er mange virksomheder, der tilbyder både udgiftssporing og firmakreditkort, såsom Pleo - disse giver dig mulighed for at spore og kontrollere udgifter fra én kilde.

Hvis du beslutter dig for at vælge et firmakreditkort, skal du sørge for at lave lidt research, før du går direkte til din nuværende virksomhedsbank. Pleo har en god guide til, hvordan man vælger et firmakreditkort.

2. Betal med personlige kort og indsend udgiftsafregninger

For mange små og mellemstore virksomheder er dette den enkleste løsning. At bede medarbejderne om at betale forretningsudgifter fra deres personlige konto er ret almindelig praksis. Refusion af udgifter kan være en tidskrævende proces for både administratorer og medarbejdere. Faktorer som at bede om skattekvitteringer gør kun processen endnu mere kompliceret. Du kan læse mere om de skattemæssige konsekvenser af at refundere udgifter her. Hvis det er den foretrukne metode i din virksomhed, er det en god idé at bruge software som Expensify eller Spendesk. De vil hjælpe dig med at digitalisere og spore udgifter.

2. Fastlæg en klar proces for indsendelse og refusion af udgifter

Uanset om du bruger papirformularer, regneark eller rejse- og udlægssoftware, vil en meget klar proces hjælpe dig med at håndtere bjerge af e-mails, men også sætte forventninger til medarbejdere, der måske venter på refusion af udgifter. Ved at etablere serviceniveauaftaler med medarbejderne kan du få de oplysninger, du har brug for, rettidigt og undgå, at medarbejderne sender opfølgende e-mails med spørgsmål om status for udlæggene.

Her er nogle procesmuligheder, som du kan overveje:

• Udgiftsprognose før rejsen - bed medarbejderne om at udfylde en prognose før deres rejse, så de bliver tvunget til at overveje deres udgifter.
• Kvitterings- og fakturatyper - Husk at angive, i hvilket format du forventer, at dokumentationen leveres (f.eks. skattefaktura i PDF/ fysisk kvittering). 
• Tidslinje for indsendelse af udgiftsafregninger - Sørg for, at alle udgiftsafregninger indsendes senest 5 arbejdsdage efter, at forretningsrejsen er afsluttet.
• Periode for refusion af udgifter - Virksomheden forpligter sig til at refundere medarbejderne inden for 15-30 dage efter udgiftsafregningen, og i den periode kan virksomheden spørge ind til udgifterne.

Hvis du vælger ikke at bruge et software til udgiftsstyring, så sørg for at have standardiserede udgiftsrapporter, som alle medarbejdere har adgang til.

3. Kommuniker udgiftspolitikken

Mange virksomheder inkluderer deres udgiftspolitik i deres forretningsrejsepolitik, og næsten alle har problemer med at overholde reglerne. Uanset hvilken betalingsmulighed din virksomhed har valgt, kan udgifter uden for virksomhedens regler efterlade virksomheden i en akavet situation. Hvis du har givet nogen et firmakreditkort, og de bruger penge uden for reglerne, så er pengene allerede væk. Hvis medarbejderen har købt noget på sit personlige kort og har brugt penge uden for reglerne, står arbejdsgiveren i den ubehagelige situation, at han enten skal betale regningen eller efterlade en utilfreds medarbejder uden penge. 

Den bedste måde at undgå det på er at sørge for, at alle medarbejdere kender reglerne. Sørg for at kommunikere reglerne klart og regelmæssigt, så de ikke har andre undskyldninger end at følge dem.

Her er nogle måder at opnå det på:

1. E-mails til hele virksomheden hvert kvartal - Send en e-mail med politikken hvert kvartal, men det er måske ikke nødvendigt, hvis I er et lille team.
2.  Tal om det på all-hands-møder - dit job er vigtigt og sparer virksomheden for penge, og folk skal kende reglerne. På det næste møde kan du bede om at få ordet i et par minutter og give eksempler (uden at nævne navne) på gode og dårlige udgiftsanmeldelser.
3. Læg det på din virksomheds intranet - sørg for, at det er et levende dokument og let tilgængeligt. Link det til et Google-dokument eller et andet værktøj, du bruger, så opdateringer ikke kræver, at du beder medarbejderne om at slette eller se bort fra tidligere versioner,

Hvor det er muligt, kan du automatisere deres udgifter ved at bruge et værktøj som TravelPerk, der gør, at medarbejderne ikke behøver at rapportere deres fly- og opholdsudgifter. 

Hvis du er bekymret for, at nogen i din virksomhed bevidst ikke følger reglerne og snyder din virksomhed for penge, skal du læse vores guide til, hvordan du genkender og eliminerer svindel med udgifter.  

Sådan beregner og registrerer du udgifter til forretningsrejser som en professionel

Da den gennemsnitlige virksomhed bruger omkring $950 pr. medarbejder om året alene på indenrigsrejser, er det sandsynligt, at administratorer og dem, der arbejder med udgiftsstyring, vil blive bedt om rapporter og opdelinger af, hvordan virksomheden bruger penge på rejser. Her er nogle af de elementer, der vil gøre din kvartalsvise eller årlige rapportering meget lettere, hvis du etablerer disse elementer nu.

1. Registrer alt, og mærk hver udgift

Det lyder indlysende, men hvis du ikke bruger en software til at gøre det for dig, vil det betale sig at bruge tid på at organisere alle kvitteringer, fakturaer og udgiftsrapporter, når du skal analysere udgifterne. Rejse- og udgiftsrapportering er ekstremt vigtigt, da disse omkostninger i mange lande er fradragsberettigede, hvilket betyder store besparelser for virksomhederne.

Det første, du skal gøre, er at sørge for, at du regelmæssigt fører et omfattende regnskab over alle dine forretningsudgifter. Det er bedst at gøre det hver dag, men i det mindste bør du sigte mod at gøre det to gange om ugen. Alt, hvad du bruger, skal tælles op! Pas på med kontante betalinger, de kan nemt blive glemt, men de er stadig en forretningsudgift, og de må ikke glemmes. Den bedste måde at gøre det på er at vælge et af de mange regnskabsprogrammer, der findes på markedet. Du kan se vores anbefalinger af de største spillere her. Det er en god idé at tagge udgifter, så du nemt kan finde metainformation, når du har brug for det. Jo mere detaljerede dine optegnelser er, jo bedre, så overvej at gruppere og tagge rejseudgifter på flere måder. 

• Efter rejsetype (eksisterende kunde, salg, firmaarrangement)
• Afdelingen
• Efter udgiftstype

Det er en god idé at sørge for, at dine tilbagevendende udgifter er sat op i dit regnskabssystem. Hvis du ved, at du skal betale en leverandør hver måned, så sæt den postering til at gentage sig i de kommende måneder. Det vil sikre, at du ikke går glip af det, og det vil hjælpe dig med bedre at planlægge for fremtiden.

2. Beregn hver tur

Det er bedst at se omkostningerne for hele turen og ikke bare straks opdele rejse- og madomkostninger i deres dedikerede regneark. Det vil give dig værdifulde data, så du kan vurdere, hvor meget du skal afsætte til fremtidige ture til den pågældende region/begivenhed, og så du kan identificere ture eller medarbejdere, der måske ser ud til at koste mere end gennemsnittet. Sørg for, at der er taget højde for alle elementer på hver tur, og gennemgå turen som helhed.

Dette bør omfatte, men er ikke begrænset til:

• Rejseomkostninger - fly, tog, billeje, dette inkluderer den benzin, du fylder på bilen.
• Indkvartering - Hotel, Airbnb, eller hvor du nu boede
• Mad og drikke
• Underholdning - enten for kunder eller hvis det er tilladt i policen 
• Wi-Fi-forbindelser, eller hvad du ellers har brug for til at få din forretning til at fungere på farten. 

3. Kategoriser dit forbrug

Dit regnskabsprogram kommer med foruddefinerede kategorier, så du kan begynde at kategorisere dine udgifter. Prøv at holde dig til disse standardkategorier så meget som muligt. Det er vigtigt, for når du skal lave din selvangivelse, vil du tydeligt kunne se, hvilke områder af dine udgifter, der er højere eller lavere, end de burde være. 

For udgifter, der er små og ikke tilbagevendende, kan du oprette et felt til "diverse" udgifter. 

Beregn dine rejseudgifter 

Når alle dine udgifter er talt op og registreret, kan du se på tidligere års udgifter og identificere, hvor meget du sandsynligvis kommer til at bruge. Det vil hjælpe dig med at se, hvor du bruger for meget, eller købe billigere flybilletter, hoteller osv. på forhånd. Se på sæsonudsving, tilbagevendende udgifter, nye medarbejdere, der kommer ind, åbning af et nyt nationalt kontor.

Sådan reducerer du rejseudgifter for små virksomheder

Uanset om du er en SMB eller en stor virksomhed, er der mange måder, du kan reducere dine udgifter til forretningsrejser på. Her er 6, som du kan løse med det samme. 

1. Er du nødt til at blive natten over?

De fleste lavprisflyselskaber og endda togselskaber har muligheder for at rejse tidligt om morgenen og sent om aftenen. Selvom det kan betyde lidt mindre søvn, kan det også være en god måde at spare penge på, da det betyder, at du ikke behøver at betale for en nat på hotel eller Airbnb. Hvis du bruger et værktøj med automatiserede rejsepolitikker, bør du overveje at kræve godkendelse af alle rejser med overnatning. 

2. Hent punkt(er)

Flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og endda alternative indkvarteringsudbydere har alle loyalitetsprogrammer, der potentielt kan spare din virksomhed for mange penge. Tjek de forskellige muligheder, de tilbyder, for at se, hvilken der har flest fordele for dig.

PRO TIP: Online erhvervsrejseløsninger som TravelPerk giver dig mulighed for at registrere dit belønningsnummer én gang og derefter automatisk samle point, hver gang du rejser.

3. Drop taxaerne

Taxaer, især til og fra lufthavne, er ofte den dyreste mulighed for at komme til byens centrum, når flyet er landet. Overvej at gøre det obligatorisk for dine medarbejdere at bruge tog, metro, bus eller shuttle-service for at spare op til 50%, især for dem, der rejser alene.

4. Få priser til virksomheder

Hvis du har et kontor i mere end én by, og de fleste af dine rejser går mellem kontorerne, kan det betale sig at forhandle en særlig firmarate med hoteller i nærheden. Faktisk kan du gøre det, hver gang du opdager, at mange af dine rejser går til den samme by. Hotellerne sætter ofte pris på, at kunderne kommer igen. TravelPerk har et fremragende team til at forhandle priser for virksomheder, som kan gøre det for dig.

5. Få styr på dagpengene

Giver du dine rejsende en daglig godtgørelse for måltider og andre uforudsete udgifter? Sørg for at justere det fra by til by. Der kan være store udsving i priserne, selv inden for EU for eksempel. Husk, at HMRC fastsætter satser for måltidsgodtgørelse, og hvad du kan få refunderet, så hold dagpengene tæt på det, så du betaler mindre.

6. Inddriv afgiften

Hvert år undlader virksomheder at inddrive skat (moms) på milliarder af rejseudgifter. Hver virksomhed, der gør det, bruger mellem 5 og 25 % mere, end de behøver!

Britiske virksomheder har ret til at få refunderet moms på indenlandske forretningsrejser via deres britiske momsangivelse Britiske virksomheder har også ret til at få refunderet moms, der er påløbet i andre lande, men denne moms refunderes via forskellige metoder (hvoraf nogle er online, og andre kræver en papirformular, der skal udfyldes). Klik her for at se vores guide til momsrefusion på europæiske forretningsrejser. 

Der er selvfølgelig en del forvirring om, hvordan momsinddrivelsen vil se ud efter Brexit. For at få alle svarene kan du tjekke, hvordan Brexit vil påvirke momsinddrivelsen i Storbritannien. 

7. Få cashback

Cashback er et belønningsprogram, der ofte tilbydes af banker, softwaresælgere, bookingplatforme, rejsebureauer, restauranter og forskellige former for tjenester osv. Når du køber noget, får du en procentdel af det beløb, du har betalt, tilbage. Ofte skal man samle en vis mængde kredit for at kunne bruge det.

At vælge værktøjer og tjenester, der tilbyder cashback, er en god måde at spare penge på.