2023-guiden til administration af forretningsrejser

Travel management gennemgår en enorm forandring - væk fra detailstyring og hen imod tillid, gennemsigtighed og enkelhed.

Faktum er, at "kontrol" og "compliance" i nogen tid har domineret diskussionen om erhvervsrejseadministration. Og det er ikke så mærkeligt. Forretningsrejser er den næststørste udgift efter medarbejdernes lønninger, og når de administreres effektivt, tjener virksomheder 12,50 dollars eller mere i ekstra indtægter for hver dollar, der investeres i forretningsrejser. Det er et velkendt forretningsbehov, men det er forbundet med høje omkostninger.

I dag efterspørger forretningsrejsende nem selvbooking og flere rejsemuligheder. Samtidig ønsker virksomhederne at reducere omkostningerne og forbedre ROI for forretningsrejser. Det kan et managed travel-program eller moderne travel management-software hjælpe dig med at opnå. 

Vores guide til travel management vil hjælpe dig med at nå alle disse mål og mere til.

Hvad er corporate travel management?

Travel management indebærer mange processer. Det handler om at kontrollere, spore og rapportere om en virksomheds rejseudgifter, men det omfatter også alt fra den detaljerede planlægning af en rejse til at sikre, at alle bookingprocesser er i overensstemmelse med virksomhedens rejsepolitik.

Forretningsrejser kan administreres af eksterne rejsebureauer, en in-house travel manager eller af en administrativ medarbejder, som f.eks. dem, der står for kontoradministrationen. 

Uanset hvem der har ansvaret for at administrere rejser, er de fleste virksomheder også afhængige af en rejseplatform til bl.a. at spore udgifter til forretningsrejser.

Hvad laver en corporate travel manager?

En corporate travel manager er typisk en intern medarbejder, der administrerer rejseprogrammet og alle forretningsrejser for hele organisationen (en ekstern ressource, der ikke er ansat, kaldes en corporate travel agent). De fastlægger virksomhedens rejsepolitik, håndterer duty of care og risikostyring og hjælper virksomheden med at navigere i globale forretningsrejser på en effektiv måde. 

Afhængigt af organisationens størrelse kan der enten være et helt team af corporate travel managers, eller det kan være en person fra HR- eller driftsafdelingen. Deres vigtigste opgaver omfatter:

• Bestilling af rejser for rejsende (ikke kun topchefer, men medarbejdere i alle roller).
• Hjælpe de enkelte afdelinger med at spore deres rejseudgifter, så de kan holde sig under budgettet.
• At yde rejsesupport til rejsende før, under eller efter deres rejse.
• Udvælge og administrere eventuelle rejsesælgere eller rejseværktøjer.
• Arbejde på at forhandle virksomhedspriser på hoteller, som virksomheden bruger ofte.
• Booking af grupperejser.
• Organisering af landtransport som udlejningsbiler eller tog
• Analysere virksomhedens rejseudgifter eller levere rapporter om rejseudgifter til CFO'en til analyse.

Hvad laver en rejseindkøber?

En rejseindkøber har ansvaret for enten at købe eller outsource indkøb af firmarejser. Det betyder, at man samarbejder med leverandører, forhandler priser og/eller vælger et corporate travel management-selskab og fører tilsyn med eller gennemgår deres arbejde.

Rejseindkøberen træffer typisk beslutninger, der påvirker hele virksomheden, ikke kun de enkelte afdelinger.

Interessenter i travel management-processen

Opdatering af din rejseadministrationsproces og dine systemer er absolut en holdindsats. Afhængigt af din virksomheds størrelse kan det kræve samarbejde med:

• In-house rejsechef for virksomheder
• Kontorchef eller kontorhold
• Chef for drift / COO
• CFO og økonomichefer
• ADMINISTRERENDE DIREKTØR
• Panel af hyppigt rejsende medarbejdere
• Nuværende erhvervsrejsebureau eller virksomhed

Nogle kolleger vil være stærkt involveret i processen (f.eks. økonomi og drift), mens andre vil give feedback og godkendelse (f.eks. hyppigt rejsende fra ledelsen).

Hvilke løsninger bruger virksomheder til at booke deres forretningsrejser?

Så hvordan booker virksomhederne deres forretningsrejser? Lad os tage et kig på nogle af de mest brugte løsninger. 

Bookingsider for forbrugere

De er ikke designet med henblik på forretningsrejser, men mange virksomheder booker simpelthen direkte på overnatningsstedernes/flyselskabernes hjemmesider eller bruger aggregatorer som Expedia eller Kayak.

Traditionelle rejsebureauer

Ligesom forbrugerbookingsider bruges disse bureauer traditionelt til fritidsrejser. De fleste af disse bureauer tilbyder et online bookingværktøj, men hvis de ikke gør det, skal kunden anmode om sin rejse via telefon eller e-mail. 

Software til rejseadministration 

Corporate Travel Management-software er fremtiden for forretningsrejser, og flere og flere virksomheder bruger det til deres rejser. Det er den bedste løsning for alle involverede parter, hvilket vi kommer nærmere ind på i næste afsnit.

Men ikke al software, der bruges til at organisere forretningsrejser, er skabt lige godt. Du skal finde en software, der passer til din virksomheds behov, matcher din tech stack og generelt opnår sit mål om at gøre dit liv lettere og dine rejser smidigere. 

Hvad er ulemperne ved hver løsning?

Disse løsninger har deres smertepunkter, og der er forskellige problemer med at bruge dem til at organisere forretningsrejser. Lad os se på de største bekymringer: 

• Bookingsider for forbrugere
  • Du skal sammenligne forskellige hjemmesider og betale af egen lomme for at sikre dig den bedste pris. 
  • Mange skjulte omkostninger med gebyrer for aflysninger og ændringer
  • Mange e-mails frem og tilbage ved booking for virksomheder
  • Behov for at betale på forhånd
  • Ingen support til problemer på vejen
  • Tidskrævende manuel refusion og registrering af udgifter
  • Umuligt at sikre overholdelse af virksomhedens rejsepolitik
• Traditionelle erhvervsrejsebureauer
  • Online bookingværktøjer er typisk buggy og har dårlig UX 
  • Medarbejderne ender med at ringe til support eller booke, når de hellere vil spare tid ved selv at booke med de muligheder, de ønsker. 
  • Dyr service
  • Priser på transport/indkvartering over markedsprisen
  • Det er svært at garantere, at virksomhedens politik overholdes
  • Mangel på rejsedata og -muligheder 
• Traditionel virksomhedssoftware
  • Klodset brugeroplevelse, som rejsende ikke bryder sig om 
  • Offshore kundeservice, typisk rangeret som den største frustration i kundeanmeldelser
  • Ofte alt for kompliceret og fyldt med funktioner 
  • Umuligt at kontrollere rejser, når rejsende ikke kan eller vil bruge værktøjet 
  • Mangler lavprisfly og -hoteller tilgængelige online
  • Umuligt at garantere overholdelse af virksomhedens politik

Søjlerne i moderne travel management:

• Tillid - Stol på, at de rejsende booker ved hjælp af den godkendte proces og politik, og gør det nemt for dem.
• Gennemsigtighed - Lad de rejsende se, hvad de må bruge og vælge derefter, og lad økonomi- og administrationsteams se, hvad der bliver booket og hvorfor.
• Enkelhed - Skab en proces, der fungerer og opfylder alles behov.
• Effekt - Mål effekten af forretningsrejser på virksomheden og reducer unødvendige rejser, der efterlader rejsende udmattede og virksomheder med unødvendige udgifter.
• Omsorgspligt - Sørg for, at der er en grundig strategi for omsorgspligt på plads for at afbøde risici for medarbejderne, når de rejser
• Bæredygtighed - at være opmærksom på rejsens indvirkning på miljøet og indføre god praksis for at reducere effekten.

Med disse tre søjler på plads kan du vinke farvel til manuelle, komplicerede bookingprocesser, e-mails frem og tilbage og anmodninger om rapporter.

Hvordan kan et godt forretningsrejseprogram hjælpe virksomheder med at spare penge?

Der er flere måder, hvorpå et effektivt forretningsrejseprogram kan være omkostnings- og tidseffektivt for virksomheder, der ønsker at booke en rejse. Lad os se på de bedste måder, hvorpå de kan spare dig penge. 

Sikring af overholdelse af virksomhedens rejsepolitik 

Hvis du planlægger en rejse med en bookingside for forbrugere eller endda med et traditionelt rejsebureau, gør du din virksomhed meget mere sårbar over for brud på jeres rejsepolitik - fejl, som kan være ekstremt dyre. Et effektivt forretningsrejsebureau vil sørge for at sætte prikker over alle i'er og krydse alle t'er, der er nødvendige for at garantere overholdelse. 

Adgang til mere overkommelige flymuligheder

Virksomheder, der bruger forbrugerhjemmesider eller traditionelle erhvervsrejsebureauer, går glip af de billige overnatnings- og flymuligheder. Med de bedste softwares til administration af forretningsrejser, som integrerer hundredvis af rejsenetværk, kan du nemt finde og vælge de bedste muligheder for omkostningsbesparelser. 

Vær på forkant med tendenser inden for rejseudgifter

Forretningsrejser kan være dyre, når rejseudgifterne løber løbsk, men der er måder at holde foden på bremsen på. Den bedste måde at gøre det på er at bruge et rejsebookingværktøj, der nemt kan integreres med din udgiftsløsning. Med disse værktøjer på plads kan du spore, hvor meget hver enkelt medarbejder bruger, hvor meget hver by eller lokation berettiger i forhold til et rimeligt budget og meget mere.

Seks trin til effektiv håndtering af forretningsrejser

Sådan administrerer du forretningsrejser i virksomheder af alle størrelser:

1. Vælg et smart bookingværktøj
2. Sikre rejsesupport døgnet rundt 
3. Opret politikker og godkendelsesworkflows
4. Organiser og brug data om rejseudgifter i realtid
5. Forbedre samarbejdet mellem administration og økonomi
6. Reducer din virksomheds CO2-fodaftryk

1. Vælg et smart bookingværktøj

Det er ingen overraskelse, at med fremkomsten af online bookingsider begyndte virksomheder over hele verden at booke rejser på forbrugersider.

Gæt, hvad der sker, når en virksomhed bruger forbrugerværktøjer til at booke rejser? Økonomidirektøren mangler overblik og er derfor tvunget til at blive den onde politimand. Økonomiafdelingerne tvinges til at detailstyre rejseudgifterne for hver afdeling på en måde, der er alt for konservativ og kontrollerende.

Du kan ikke få transformationen uden teknologien. Det første skridt til at administrere rejser på den moderne måde er at vælge et værktøj, der bygger på tillid, gennemsigtighed og (ikke at forglemme) enkelhed.

Her er de vigtigste funktioner, du skal kigge efter i din nye rejseadministrationsplatform:

• Selvbooking inden for retningslinjerne - Stol på, at dine rejsende booker det, de har brug for, og opstil retningslinjer og parametre.
• Konsolideret fakturering - Muligheden for at få én månedlig faktura for alle rejser fra én leverandør i stedet for at have den spredt ud over nettet.
• Rapportering af rejseudgifter - Nem adgang for alle medlemmer af økonomi- og administrationsteamet, der har brug for at spore detaljer om rejseplaner og udgifter efter omkostningscentre, tags eller labels.
• Nem bookingproces, som de rejsende elsker - Fakturakonsolidering og præcis rapportering er umuligt, hvis medarbejderne ønsker at snyde med det godkendte værktøj, så vælg et værktøj, der er nemt at bruge med forbrugervenlig UX. Gør hele rejseoplevelsen, fra booking til hjemkomst, så nem og smidig som muligt. At introducere en mobilapp er bare en ekstra bonus!
• Stor lagerbeholdning - Lagerbeholdning er ikke en sidebemærkning. Sørg for, at den platform, du bruger, har alle de tilgængelige muligheder, du kan finde online, og at virksomheden er forpligtet til at tilføje mere lager.
• Rejsesupport - Du har brug for rejseassistance, der er tilgængelig 24/7 på dit modersmål, så medarbejderne kan få hjælp, selv når det interne administrationsteam ikke er tilgængeligt.

2. Sikre rejsesupport døgnet rundt

Det er ikke nemt at yde rejsesupport 24/7, medmindre man er en vampyr, der aldrig sover. Hvis du ikke er grev Dracula (og kan lide din fritid), kan du blive ramt af aflysninger, ændringer og andre forespørgsler om natten og i weekenden, eller få disse ting til at opsluge din arbejdsdag, så du er nødt til at arbejde længere for at afslutte vigtige projekter.

Og hvis du ikke kan hjælpe, kommer de rejsende til at vente på løsninger, og i sidste ende koster det virksomheden tid og penge. Den logiske løsning er at stole på en partner, der kan levere 24/7 rejsesupport, så du som kontorchef eller travel manager ikke behøver at gøre det.

Her er de krav, du skal kigge efter i forbindelse med rejsesupport:

• Tilgængelig 24/7
• Let at få fat i et rigtigt menneske
• Garanteret opfølgning og opfølgning
• Understøttelse af modersmål
• Hurtig eskalering ved store problemer

Mange kontorchefer og travel managers er stadig hands-on med rejser (og alle de problemer, der opstår i sidste øjeblik), og det er fint. Pointen er at have en partner, der er tilgængelig, når du ikke er det, så du kan vælge, hvad der er vigtigt for dig at håndtere, og hvor du kan få hjælp.

Det er også vigtigt at nævne, at virksomheder har en omsorgspligt over for rejsende medarbejdere, og at de skal have en plan for, hvordan de tager sig af dem. En effektiv plan vil evaluere rejserisici, både forudsigelige og uforudsigelige risici, med det formål at opfange farlige omstændigheder og undgå juridiske konsekvenser. Rejsendes sikkerhed er altafgørende, især når du er ansvarlig for dine medarbejdere.

Ud over at få dækning for rutinemæssig rejsesupport som ændringer og aflysninger, bør du også se på, om du kan få hjælp til at booke grupperejser. Store rejser med 8 eller flere personer kan virkelig tynge kontorets ledelsesteam. Når du tjekker værktøjer, skal du se, om de vil hjælpe med at booke grupperejser for dig, herunder at forhandle om prisen.

3. Opret politikker og arbejdsgange for godkendelse

Automatisering af din rejsepolitik skaber en række fordele i dine forretningsrejseprocesser. Du øger overholdelsen af rejsepolitikken og vedligeholder den døgnet rundt. Det administrative team sparer tid, fordi de ikke længere skal booke alle rejser. De rejsende kan opleve friheden ved at booke selv.

Har visse afdelinger, kontorer eller specifikke rejsende unikke rejsebehov? I så fald vil din rejsepolitik være mere kompleks, da du ikke vil have én politik, der fungerer for hele virksomheden.

For de fleste virksomheder er dette de grundlæggende faktorer, som deres rejsepolitik eller forretningsrejseprogram kræver:

• Maksimal pris for flybillet
• Maksimal pris pr. hotel pr. nat
• Minimum antal dage booket i forvejen
• Hotellets stjerneklassificering
• Tilladt flyveklasse

Men det er kun begyndelsen! Du kan blive mere specifik, f.eks. ved at indstille en klar omkostningskontrol for hoteller pr. by.

Arbejdsgange for godkendelse

Når du opretter automatiserede rejsepolitikker, har du forskellige muligheder for, hvor streng eller lempelig du vil være. Her er 3 meget forskellige stilarter, når det kommer til at automatisere politikker og godkende rejser, der ligger uden for grænserne:

• Ingen godkendelse påkrævet for nogen rejse
• Godkendelse kræves til nogle rejser
• Godkendelse kræves for hver rejse

Hvis en rejsende forsøger at booke en rejse, der ligger uden for politikken, skal du have en enkel godkendelsesproces på plads. Den rejsende skal kunne anmode om godkendelse inde i appen, som giver besked til administratoren. Ingen grund til at skrive e-mails!

Dernæst skal du beslutte, hvem der godkender rejserne: kontorchefen, virksomhedens travel manager, økonomichefen eller flere afdelingsledere?

For en administrator, der regelmæssigt godkender ture, er en af de mest nyttige ting en platform, der viser dig alle de ture, der venter på din godkendelse, lige inde i dashboardet. På den måde har du en central placering for hver rejse, der stadig er i gang, og du behøver aldrig at søge i din e-mail efter noget.

4. Organiser og brug data om rejseudgifter

Effektiv administration af forretningsrejser er ikke kun for dit administrative team. Udgiftsstyring i samarbejde med dine økonomi- og driftsteams er også virkelig vigtigt. Hvorfor er det vigtigt? Du vil have rapportering om rejseudgifter, der ikke bare er præcis, men også indsigtsfuld!

Ved at bruge omkostningscentre, etiketter og sørge for, at alle dine ture er tilgængelige i rapporteringsværktøjet, kan du generere smarte rapporter, der hjælper økonomiteamet med at identificere tendenser, lækager og muligheder for budgetoptimering.

• Omkostningscentre - Bruger din virksomhed forskellige betalingskonti til forskellige geografiske områder? Hvor mange omkostningscentre har virksomheden? Sørg for, at rejseudgifterne bliver bogført på de rigtige konti, og at du laver nøjagtige udgiftsrapporter.
• Tags og etiketter - Ud over omkostningscentre, er der så nogle vigtige filtre, som økonomiteamet skal have, når de ser rapporter om rejseudgifter? Vil de f.eks. have hver rejse tagget efter team eller efter projekt? Beslut dig på forhånd, så tagging-systemet kan implementeres klart fra starten.
• Saml alle rejser ét sted - for at få nøjagtige rejsedata er du nødt til at samle alle rejser ét sted - når det er muligt. Arbejd med en travel management-løsning, der integrerer med udbydere, der er vigtige for din virksomhed, som f.eks. lavprisflyselskaber, AirBnb eller europæiske toglinjer. Hvis din virksomhed har forhandlet hotelpriser, skal din virksomhedsløsning være i stand til at booke disse priser for dig, så du ikke mister rejsedata ved at booke direkte.

5. Forbedre samarbejdet mellem administration og økonomi

Det vigtigste i moderne travel management er, at det tjener hele virksomheden. Vi har talt om at udstyre de rejsende med fantastisk support. Vi har talt om at spare tid som administrator. Så hvad med økonomien?

Her er, hvad økonomiteamet ønsker og har brug for:

• Strømlinet godkendelsesproces - Hvis din godkendelsesproces kræver handling fra administratoren og økonomiteamet, så prøv at gøre det så gnidningsfrit som muligt.
• Nem adgang til fakturaer - Økonomiteamet skal hurtigt have fat i alle fakturaer, så de kan afstemme udgifter og fastlægge klare refusionsprocesser. Den bedste måde at gøre det på er at bruge en platform, der konsoliderer rejseudgifterne i én månedlig faktura.
• Mulighed for at spore udgifter med det samme - Saml alle rejseudgifter på én platform, så de kan generere rapporter om, hvad der bliver brugt, af hvem og hvorfor (ved brug af tags og labels). På samme måde som med fakturaerne skal du afgøre, om du skal sende dem en månedlig rapport, eller om de selv vil downloade den.
• Omkostningsbesparelser på rejser - At løse rejseproblemer handler ikke kun om at spare tid. Mange virksomheder bruger stadig rejsebookingplatforme, der blev bygget i 80'erne og 90'erne. Det betyder, at de lægger en pris på varelageret, så virksomheden betaler mere, end en forbruger ville gøre! Imponer økonomiteamet ved at reducere rejseomkostningerne og indføre forbrugerpriser på rejser.

6. Reducer din virksomheds CO2-fodaftryk

Forretningsrejsers indvirkning på miljøet har længe været tydelig og kræver opmærksomhed. At indføre værktøjer til overvågning af CO2-fodaftryk og muligheder for CO2-kompensation bliver en stigende prioritet for virksomheder, når det kommer til at booke forretningsrejser. 

Der bliver flere og flere ressourcer til rådighed, som kan hjælpe forretningsrejsende med at forstå deres CO2-belastning, vælge bæredygtige alternativer og kompensere for deres CO2-aftryk. 

Disse ressourcer er ikke kun til at rense samvittigheden, men også til at overholde lovgivningen, som går mere i retning af gennemsigtighed og ansvarlighed, når man rapporterer om en virksomheds indvirkning på miljøet. 

Her er nogle enkle skridt, du kan tage for at implementere en mere miljøvenlig rejsepolitik. 

• Find dit udgangspunkt ved at beregne din virksomheds CO2-fodaftryk fra rejser. 
• Design et grønt forretningsrejseprogram, der skaber datadrevne strategier for at øge medarbejdernes engagement.
• Vælg økonomiklasse
• Reducer dit brændstofforbrug, hvor det er muligt
• Vælg lavemissionsflyselskaber og undgå mellemlandinger 
• Undersøg din bolig for bæredygtighedspraksis 
• Udnyt skattelettelser for grønne rejser

Bundlinjen: Det er tid til at opgradere din rejseadministration

Lad os samle det hele!

Fastlæg den bedste travel management-strategi for din virksomhed i 5 nemme trin:

1. Vælg et smart bookingværktøj - opfyld alles behov
2. Del byrden ved rejsestøtte - prøv ikke at gøre det alene
3. Opsæt omkostningscentre og etiketter - lad værktøjet afspejle forretningen
4. Opret politikker og godkendelsesworkflows - læg politikken ind i bookingprocessen
5. Forbedre samarbejdet mellem administration og økonomi - tag fat i fakturaer og rapporter
6. Reducer din virksomheds CO2-fodaftryk