Skabelon til politik for refusion af rejser og udgifter i virksomheden

Med vores skabelon til rejseafregningspolitik har vi gjort det hårde arbejde for dig. Vi har talt med rejseansvarlige for at finde ud af, hvilke vigtige elementer der skal med i en politik, og vi har udviklet en, der er kortfattet, let at forstå og meget nem at tilpasse. 

Hent skabelonen nu, eller fortsæt med at læse nedenfor for at lære mere om, hvad der er inkluderet, hvorfor vi inkluderede det, og hvordan du tilpasser hvert element til din egen virksomheds brug. Du vil se, at det aldrig har været nemmere at planlægge en forretningsrejse!

Hvad indeholder vores skabelon til rejsepolitik?

Vores skabelon til virksomhedens rejsepolitik for rejsende i Storbritannien, USA eller EU indeholder de seks hovedafsnit, der er beskrevet her. Vi har formateret den, så den er let at læse og let at tilpasse. Den kan bruges til indenlandske eller internationale rejser, flyrejser, togtransport og meget mere. 

En effektiv erhvervsrejsepolitik består af seks vigtige dele:

1. Introduktion
2. Rejsebestillingsproces
3. Udgiftskategorier
4. Ikke-refunderbare indkøb
5. Udgiftsrapportering og refusionsproces
6. Rejsesupport, sikkerhed og omsorgspligt

Lad os se på, hvad du skal have med i hvert afsnit. 

Download skabelon til rejsepolitik

Afsnit 1: Introduktion

En smart skabelon til en rejseafregningspolitik bør altid indeholde en introduktion. Hvorfor det? Du ønsker at gøre det klart for medarbejderne, at din politik ikke bare er et bureaukratisk smuthul. Det hjælper med at holde dem sikre, forbedrer retfærdigheden og reducerer manuelt arbejde og forvirring. Vi anbefaler, at du inkluderer en punktopstillet liste over de største fordele ved din rejsepolitik, så de rejsende ved, hvorfor den er vigtig. 

Hvis du har flere rejsepolitikker for forskellige afdelinger eller typer af medarbejdere, bør du også bruge introduktionsafsnittet til at præcisere, hvem politikken er for.

Top tip: I din introduktion skal du inkludere fordelene ved at følge din politik for rejsende, såsom at være sikker og få støtte, så de ved, hvorfor de skal følge den. 

Afsnit 2: Rejsebestillingsproces

I det andet afsnit af vores gratis skabelon til rejsepolitik har vi inkluderet alt, hvad medarbejderne har brug for at vide om, hvor og hvordan de booker rejser. Lav rejsearrangementer for dine medarbejdere, eller lad dem selv booke - uanset hvad, vil denne skabelon fungere for dig. 

• Sådan bookes rejser - Hvad er jeres godkendte proces, metode og/eller platform til booking af forretningsrejser? Hvis din virksomhed bruger en platform til at give rejsende mulighed for at booke inden for politikken, skal du inkludere navnet på din godkendte bookingplatform. Ellers skal du skrive navn og kontaktoplysninger på den virksomhed eller person, de skal kontakte for at anmode om en booking.
• Godkendelsesproces for topledelsen - godkendelsesprocessen for c suite og ledende medarbejdere vil sandsynligvis adskille sig fra den for andre medarbejdere. Senior management kan kræve godkendelse fra en leder, og ledere kan kræve godkendelse fra andre c suite-medlemmer. Alt dette skal være inkluderet i din politik.
• Brug af loyalitetsprogrammer - Mange virksomheder tillader ikke rejsende at samle point til deres personlige loyalitetsprogrammer. Men hvis du stoler på, at dine rejsende gør det rigtige, kan du tillade det og inkludere en linje i din politik som "Medarbejdere må ikke vælge dyrere muligheder kun for at få loyalitetspoint."
• Fritidsforlængelser - Nogle gange ønsker forretningsrejsende at forlænge deres rejse ind i weekenden eller bruge nogle af deres feriedage. Du bør inkludere regler omkring fritidsforlængelser (eller "bleisure"), såsom hvilken omkostningsforskel der er tilladt for returflyvninger. Det er vigtigt at skitsere, hvilke udgifter du vil dække, og hvad du betragter som "personlige udgifter" til "personlige rejser". Gør det klart, at dette er ekstra omkostninger, som ikke falder inden for rammerne af forretningsudgifter under din rejsepolitik.
• Rejser med ikke-ansatte - rejseudgifter i forbindelse med rejser med ægtefæller, familiemedlemmer, kæledyr eller andre uden for virksomheden er normalt ikke berettiget til refusion. Disse situationer kan godkendes, hvis de ledsager medarbejdere af forretningsmæssige årsager, som f.eks. deltagelse i en konference eller et netværksarrangement. 

Top tip: Gør det krystalklart, hvordan rejsende skal booke rejser. Brug en bookingplatform til at holde styr på rejserne ét sted. 

Afsnit 3: Udgiftskategorier

En vigtig del af enhver udgiftspolitik og -procedure er, hvilke udgifter medarbejderne må have. Det er en god måde at gøre din rejsepolitik mere omkostningseffektiv og i overensstemmelse med din virksomheds behov for denne rejse. 

I det tredje afsnit af vores skabelon til en rejsepolitik for virksomheder har vi opdelt udgifter til forretningsrejser i almindelige kategorier: fly, logi, landtransport, mad og underholdning samt personlig telefonbrug. 

Her er de oplysninger, du skal medtage i hver udgiftskategori:

Flyrejser

• Godkendt værktøj eller metode til booking
• Foretrukne leverandører (hvis nogen)
• Regler for, om business class er tilladt eller ej, f.eks. for flyvninger over en vis varighed, eller flyvninger foretaget af medarbejdere med en vis anciennitet. Fremhæv, om rejsende skal rejse på økonomiklasse eller business.
• Hvor mange dage i forvejen skal internationale flyvninger bestilles?
• Hvor mange dage i forvejen skal indenrigsrejser bestilles?

Indkvartering

• Godkendt værktøj eller metode til booking
• Maksimal natpris pr. by for hotelværelser
• Foretrukne leverandører og forhandlede prisoplysninger (hvis nogen)
• Regler for standardværelser og opgraderinger, f.eks. er standardværelser påkrævet, men opgraderinger er tilladt, hvis de tilbydes uden ekstra omkostninger.
• Refunderbare hotelomkostninger, såsom parkering
• Regler for booking af Airbnb eller udlejning af lejligheder

Togrejser

• Godkendt værktøj eller metode til booking
• Tilladt type togbillet, f.eks. økonomi

Taxaer og samkørsel

• Når taxaer og samkørsel er tilladt, f.eks. når offentlig transport ikke er rentabel.
• Maksimumsbeløb pr. transaktion

Lejebil og privat bil

• Type lejebil tilladt, f.eks. kompakt eller mellemstørrelse
• Antallet af medarbejdere, der forventes at dele en udlejningsbil, når de rejser sammen.
• Hvor meget refunderes pr. mil eller kilometer?

Konferencer og begivenheder

• Udgiftsrefusionsproces for konference- eller eventregistrering i tilfælde, hvor det ikke var forudbetalt. 
• Behandle andre udgifter i forbindelse med konferencen eller arrangementet, f.eks. forretningsmåltider eller andet, der ikke er inkluderet i registreringsomkostningerne.   

Mad, rejser og underholdning

• Refusionsberettiget beløb, pr. morgenmad
• Refusionsberettiget beløb, pr. frokost 
• Refusionsberettiget beløb pr. middag
• Alternativt kan et dagligt maksimum eller dagpenge
• Udgifter til personlige måltider under hele rejsen
• Regler for forretningsmåltider, såsom hvem der godkender beløbet
• Regler for klienters repræsentationsudgifter, såsom hvad der er tilladt

Personlig brug af telefon

• Beløb eller procentdel af mobilregningen, der kan refunderes i de uger, hvor medarbejderen rejser. Afklar, om opkald af personlige årsager vil blive dækket af din virksomhed. 
• Om skader på eller tyveri af personlige telefoner kan refunderes under forretningsrejser, og i så fald op til hvilket beløb?

Top tip: Vi har inkluderet alt i vores skabelon til rejsepolitik. Du skal blot indtaste beløb, godkendte leverandører og andre detaljer for hver refunderbar udgiftskategori. Du kan nemt slette alt, der ikke passer til din virksomhed.

Afsnit 4: Indkøb, der ikke kan refunderes

Medtag en punktopstillet liste med de potentielle rejseudgifter, som din virksomhed ikke vil refundere. Gør det klart, at din virksomhed kun vil dække rejserelaterede udgifter og alle de udgifter, du har taget højde for i det foregående afsnit. 

Her er nogle eksempler på ting, der ikke kan refunderes, og som du måske bør medtage i din rejsepolitik:

• Køb under flyvningen, ikke flybillet 
• Gebyrer for overskydende bagage
• Børnepasning, pasning af kæledyr og kæledyrspasning
• Omkostninger for familiemedlemmer, der slutter sig til rejsende på deres rejse
• Toiletartikler eller tøj
• Medlemskab af flyselskabets klub
• Køb i minibaren eller barregninger
• Tøjvask eller renseri
• Parkeringsbøder eller trafikforseelser
• Gebyrer for ændring af flybilletter
• Førsteklasses jernbanetransport
• Premium-, luksus- eller elitebiludlejning
• Film, online underholdning eller aviser
• Brug af spa og sundhedsklub
• Blomster, slik og konfekture
• Roomservice
• Ekstra senge eller sengetøj
• Tøj
• Skader på personlige køretøjer
• Biludlejningsfirmaets forsikring

Top tip: Involver interessenter som din økonomidirektør og et par af dine hyppige rejsende for at afgøre, hvad der er rimeligt at udelukke på tværs af hele virksomheden for alle rejser. Gør det klart, hvad der skal betales til medarbejderne, når de vender tilbage, og hvad der ikke skal (tænk f.eks. på pendling). 

Afsnit 5: Udgiftsrapportering og refusionsproces

I afsnittet om din udgiftspolitik og -procedure skal du sørge for at inkludere følgende:

• Hvilket værktøj skal bruges til udgiftsføring?
• Hvilke poster behøver ikke at blive tilføjet i udgiftsværktøjet, f.eks. hvis en rejse er booket med dit godkendte bookingværktøj?
• Hvem skal man sende udgiftsrapporter til?
• Hvad skal medtages i refusionsanmodninger, f.eks. originale kvitteringer? 
• Deadline for indsendelse af refusionsanmodninger
• Typisk behandlingstid for modtagelse af refusion

Din politik for brug af personlige kreditkort

Top tip: Gør det krystalklart, hvilket værktøj medarbejderne skal bruge til at indsende udgifts- og refusionsanmodninger.

Download den gratis skabelon 

Afsnit 6: Rejsestøtte, sikkerhed og omsorgspligt

Det er vigtigt, at din rejsepolitik er noget, som de rejsende har lyst til at læse. Den bør indeholde oplysninger, som de har brug for at få adgang til, så de skal besøge den regelmæssigt, og samtidig kan de gøre sig bekendt med dokumentet. Rejsende går helt sikkert op i at være sikre på rejsen, og det bør din virksomhed også gøre. Du bør inkludere oplysninger om rejsesupport, rejseforsikring og din udbyder af omsorgspligt i din rejsepolitik.

• Sporing af rejsendes opholdssted - Brug denne mulighed til at lade de rejsende vide, at når de booker ved hjælp af din godkendte metode eller værktøj, bliver deres rejse sporet. I tilfælde af en nødsituation vil der blive taget skridt til at evakuere dem. Hvis du ikke ved, hvor de er, kan du ikke hjælpe! Skriv navnet på dit godkendte værktøj, og hvad de skal gøre for at sikre, at deres rejse spores nøjagtigt, hvis de af en gyldig grund er nødt til at booke uden om det.
• Rejsesupport - I tilfælde af aflysninger, ændringer osv., hvem skal dine rejsende så ringe til? Medtag kontaktoplysninger for din rejsesupportudbyder, herunder telefonnumre, e-mailadresser og hvad der ellers er relevant. Hvis der er flere numre baseret på region eller sprog, skal du også inkludere dem. 
• Støtte i nødsituationer - I dette underafsnit skal du inkludere din leverandør af omsorgspligt (hvis du har en) og oplysninger om din rejseforsikringspolice. Skriv også navnet på den medarbejder eller leverandør, de skal kontakte i tilfælde af en nødsituation. 

Top tip: Inkluder information om rejsesupport, forsikring og sikkerhed, så rejsende kan få alt, hvad de har brug for at vide, på ét sted og gøre sig bekendt med din politik som helhed.

Sådan implementerer du din rejsepolitik

• Tilpas - Tilpas og færdiggør skabelonen til rejsepolitikken. Arbejd med interessenter for at foretage alle de nødvendige redigeringer og tilpasninger af politikken; indsaml alle detaljer som rejseforsikring, natpriser osv. 
• Automatiser - Opdater din automatiserede rejsepolitik. Opret eller opdater en automatiseret rejsepolitik, så rejsende og/eller administratorer kan booke inden for politikken hele tiden.
• Implementering - Rul ændringerne ud til medarbejderne. Afhængigt af din virksomheds størrelse skal du udrulle dit nye politikdokument og den automatiserede politik til alle medarbejdere eller en indledende delmængde.
• Lyt - Indsaml feedback om den nye politik. Få feedback fra medarbejderne om, hvor klar jeres rejsepolitik er, og hvor let det er at bruge de godkendte værktøjer og den automatiserede politik.

Få fat i skabelonen nu, eller tilmeld dig en gratis prøveversion af TravelPerk Premium, så du kan lave en automatiseret politik, der er indbygget i rejsebestillingsprocessen.

Download skabelon til rejsepolitik

Sådan forbedrer du overholdelsen af virksomhedens rejsepolitik

Har du et problem med overholdelse af rejsepolitikken? Ser dine medarbejdere bort fra din T&E-politik med vilje eller på grund af utilstrækkelig træning? Der er en række årsager til, at det kan ske, lige fra det bookingværktøj, din virksomhed bruger, til din virksomhedskultur eller endda selve dit politikdokument.

Her er et par ting, du bør overveje, hvis du gerne vil øge overholdelsen af din virksomheds rejsepolitik: 

• Er din politik forældet? Det kan skyldes ændringer i din organisation, eller simpelthen at din nuværende politik ikke bliver overholdt. Måske er det tid til at revidere og modernisere din politik.
• Overvåg dine problemer med overholdelse. Brug rejseadministrationssoftware, der overvåger, om du overholder dine politikker, og brug disse data til at hjælpe dig med at forstå årsagerne til de barrierer, du står over for. 
• Selvbooking forbedrer overholdelsen af retningslinjerne. Dit foretrukne bookingværktøj spiller også en rolle her. Brug et, der giver dit team mulighed for at booke den forretningsrejse, de ønsker, inden for din politik, så du undgår forvirring og brud på politikken.
• Vælg et bookingværktøj, der er nemt at bruge. Dine medarbejdere har ikke lyst til at bruge software, der er svært at bruge, tilbyder ringe eller ingen support og har begrænsede muligheder. 
• Indbyg din rejseafregningspolitik i bookingværktøjet. På den måde skaber du et automatisk system, der tillader eller afviser forskellige typer rejsearrangementer baseret på din virksomheds behov.

Jo mere nøjagtigt din politik afspejler virkeligheden ved hjælp af den rigtige software til forretningsrejser, jo bedre kan den forbedre overholdelsen døgnet rundt uden mikrostyring.