En guide til virksomhedens rejsepolitik

Når du får til opgave at udarbejde en politik for forretningsrejser, er det fristende at klaske noget sammen og kalde det godt. Men din politik har magt til at påvirke fremtidige beslutninger hos rejsende, ledere og administratorer. 

Det kan hjælpe dig med at konsolidere din virksomheds rejser, så det bliver lettere at rapportere og spore forretningsrejser, eller det kan helt undlade at påvirke adfærden. 

Vi starter denne guide med en introduktion til, hvad en erhvervsrejsepolitik er, og hvad den kan gøre for din virksomhed. Derefter går vi i detaljer med nogle vigtige emner og ressourcer: bedste praksis, når man skriver en rejsepolitik, tips til at skrive en skabelon til en rejsepolitik, der kan tilpasses, hvordan man opnår næsten fuld overholdelse af rejsepolitikken, hvordan man administrerer rejsegodkendelser ved hjælp af teknologi, og endda hvordan man automatiserer bookingprocessen for forretningsrejser.

Hvad er en rejsepolitik?

En rejsepolitik er i bund og grund en virksomheds regler og procedurer, der beskriver, hvordan deres medarbejdere skal godkende, booke og afregne rejser i forretningsøjemed. Virksomhedens rejsepolitik udarbejdes normalt af økonomichefen og rejsechefen og beskriver typisk ting som, om en medarbejder kan flyve på business class, hvor mange uger eller arbejdsdage i forvejen de skal booke deres rejser, eller om der er visse forholdsregler, medarbejderne skal tage, når de rejser alene.

En omfattende rejsepolitik vil normalt vedrøre både internationale og nationale rejser og indeholde oplysninger om følgende:

• Bookingprocedure og godkendt erhvervsrejseselskab
• Tilladte udgifter til booking (hotel, flybillet, landtransport)
• Særlige undtagelser eller regler for dyrere byer eller ruter
• Virksomhedens foretrukne leverandører
• Godkendelsesproces for rejser, der overskrider typiske begrænsninger
• Proces for refusion
• Tilladte og ikke tilladte udgifter
• Debriefing af rejsen
• Rejseforsikringsselskab
• Leverandør af omsorgspligt eller procedurer

Det er klart, at en rejsepolitik ikke kun handler om selve bookingen og de udgifter, der er forbundet med den. Den styrer også alle dine rejsearrangementer, og den påvirker medarbejdere i mange forskellige afdelinger. 

Hvorfor lave en forretningsrejsepolitik?

Klare retningslinjer betyder retfærdighed for alle.

Rejsepolitikker er ikke bare regler, regler, regler. De bør ikke give anledning til frustrationer og øjenrulninger. Tværtimod kan rejsepolitikker have en positiv indvirkning på både rejsende og virksomheder. Her er hvordan:

Fordele for rejsende

• Fleksibilitet og selvstændighed til at booke deres egne rejser inden for retningslinjerne 
• Sikkerhed først! (Rejsendes opholdssted spores)
• Reducer forvirring og besvær med rejsebooking

Fordele for virksomheden

• Reducer stigninger i rejseudgifter og få kontrol 
• Reducer friktion og frustration over udgifter og refusioner 
• Reducer de samlede omkostninger til forretningsrejser og optimer din virksomheds budget
• Øge retfærdigheden og fremme en positiv virksomhedskultur

Hvad skal en virksomheds rejsepolitik indeholde?

Din virksomheds rejsepolitik vil blive påvirket af, hvordan din virksomhed rejser, hvem der rejser, og hvorfor de rejser. Men der er nogle ting, der skal være med i enhver virksomheds politik.

Det er vigtigt at inkludere din godkendte bookingproces og -værktøj. Skal de rejsende booke hos én forretningsrejseplatform, så I kan konsolidere jeres udgifter? Skal de rejsende booke for sig selv inden for retningslinjerne, eller skal de lave en rejseanmodning til en kontorchef, som booker alle rejser?

Din politik bør også tydeligt angive, hvilke indkøb der kan refunderes, og hvilke der ikke kan, så dine rejsende ikke ubevidst køber noget, de ikke kan få refunderet, eller tilføjer unødvendige udgifter til deres firmakort. Forretningsudgifter som f.eks. underholdningsudgifter, forretningsmåltider eller tilmeldingsgebyrer til arrangementer skal alle være tydeligt beskrevet i din politik.

Retningslinjer for indlogering 

Det er også vigtigt at indføje reglerne for virksomhedens hotelpolitik og logiudgifter i virksomhedens rejsepolitik. Alle organisationer har forskellige regler for overnatning i deres hotelpolitik, så det er vigtigt at gøre dem klare fra starten.

Med hensyn til hotelomkostninger er det almindeligt, at organisationer fastsætter en maksimal hotelstjerneklassificering eller natpris/værelsespris, som medarbejderne ikke må overskride. Det er også almindeligt, at medarbejderne skal bo på almindelige hotelværelser, mens "deluxe"-suiter eller -værelser er forbudt område. 

For det andet skal du være klar over, hvilke udgifter der kan refunderes. Det kan være alt fra roomservice og renseri/vaskeri til parkeringsservice og brug af hotellets faciliteter (fitnesscenter, swimmingpool, sauna osv.).  

Husk på, at hotelpriserne er afhængige af både sæsonudsving og beliggenhed, så du skal være opmærksom på eventuelle nuancer afhængigt af årstiden og medarbejdernes destinationer. Af disse grunde foretrækker mange organisationer at samarbejde med bestemte leverandører og forhandle rejsepakker og kræve, at deres medarbejdere bruger disse leverandører, hvor det er muligt.

Retningslinjer for rejse- og repræsentationspolitik

Du skal også inkludere et afsnit om bedste praksis for rejser og underholdning. Det skal indeholde regler og retningslinjer for, hvad medarbejderne må købe som underholdning, når de er på rejse. 

Retningslinjer for rejser og underholdning bør omfatte: 

• Udgiftsgrænser for måltidsudgifter (enten pr. måltid eller pr. dag)
• Regler for, hvad der er tilladt, når medarbejderne modtager kunder (måltider, alkoholiske drikke osv.)
• Klare instruktioner om situationer, hvor alkohol kan og ikke kan udgiftsføres, og et maksimumbeløb, der kan bruges på alkohol pr. person.
• Liste over personlige udgifter, der ikke kan tillades, f.eks. tøjvask, minibar og personlige telefonsamtaler.
• Instruktioner om oplysninger, originale kvitteringer og anden dokumentation, der kræves for at behandle refusioner

Rejsepolitikken er også et smart sted at placere din proces for refusion af udgifter. På den måde har de rejsende en grund til at tjekke politikken. Du skal også tydeligt angive, hvem der er den endelige godkender af disse udgifter, og hvad den bedste måde at betale for dem på er (tilbyder du rejseforskud? Skal de rejsende bruge deres egne debet- eller kreditkort til disse betalinger?) 

Og endelig (men bestemt ikke mindre vigtigt) skal du inkludere alle de sikkerhedsoplysninger, som de rejsende har brug for. Hvad skal de gøre i tilfælde af en nødsituation, mens de er væk? Hvem skal de kontakte i forskellige typer nødsituationer? Hvilke forsikringer er tilgængelige for dem? 

For flere detaljer om alt det ovenstående, se vores skabelon til en rejsepolitik for virksomheder og afsnittet om, hvordan man skriver en politik.

Retningslinjer for flyrejser for medarbejdere

Det er vigtigt at lave en flyrejsepolitik for medarbejderne, som er nem at følge, så medarbejderne er sikre, og udgifterne til forretningsrejser er så lave som muligt. 

Vigtigst af alt bør din flyrejsepolitik for dine medarbejdere indeholde dokumentation, som de kan henvise til for at kontrollere, at deres bookinger er i overensstemmelse med reglerne, detaljerede oplysninger om, hvilke oplysninger der er nødvendige for at indsende rejseafregningsblanketter, en liste over godkendte køb under flyvningen og, hvis det er relevant, en liste over din virksomheds foretrukne flyselskaber. 

To af de mest almindelige spørgsmål i forbindelse med flyrejser drejer sig om bookinger på business class kontra economy og regler for brug af business frequent flyer miles til privat brug. Nedenfor gennemgår vi begge disse spørgsmål mere detaljeret for at hjælpe dig med at udforme den mest nyttige og klare flyrejsepolitik for medarbejderne. 

Retningslinjer for bookinger på business class 

Reglerne for din virksomheds rejsepolitik for business class-bookinger er et vigtigt afsnit at inkludere. Uanset om medarbejderne under ingen omstændigheder må booke business class, eller om der er specifikke scenarier, hvor de godt må, skal du gøre det klart fra starten, hvad reglerne er. 

Selvom de typisk er mindre omkostningseffektive end busklasse-bookinger, er der omstændigheder, hvor det giver mening at vælge business class-bookinger. For eksempel specificerer mange virksomheder i deres rejsepolitik, at der kan bookes business class, hvis rejsesegmentet overstiger et vist antal timer (almindelige benchmarks er alt mellem seks og ti timer). 

Denne type regel giver virksomheder mulighed for at tilbyde deres medarbejdere komfort og fleksibilitet under forretningsrejser over lange afstande, og det kan have en positiv indvirkning på de rejsendes tilfredshed - en vigtig KPI for travel management at være opmærksom på. 

Du skal også overveje et afsnit, hvor medarbejderne har lov til at bruge business class-bookinger, når de er billigere end economy-bookinger. For eksempel vil der være tidspunkter, hvor economy-bookinger er dyrere end business class, når omkostninger som bagageafgifter og måltider om bord er indregnet. 

En anden situation, hvor medarbejdere kan få lov til at booke business class, er i tilfælde af last minute-rejser, hvor economy class-bookinger kan være utilgængelige med kort varsel.

Husk, at hvis der ikke er nogen omstændigheder, hvor medarbejderne har lov til at booke business class, skal du gøre det meget klart i din virksomheds rejsepolitik for at sikre, at der ikke opstår problemer under refusionsprocessen.

Retningslinjer for brug af business frequent flyer miles til privat brug 

Når dine medarbejdere rejser, samler de frequent flyer miles. Der findes ingen global virksomhedsstandard, der regulerer, om det er virksomheden eller medarbejderen, der beholder de mange miles. Derfor er det vigtigt at medtage et afsnit, der dækker brug af virksomhedens frequent flyer miles til privat brug.

Nogle virksomheder anerkender, at det er medarbejderen og ikke virksomheden som helhed, der rejser, og at medarbejderne derfor skal have lov til at beholde deres bonuspoint. Andre foretrækker at bestemme, at miles skal tilhøre virksomheden og bruges til at reducere omkostningerne ved at bruge miles til at spare op til fremtidige flyrejser.

Da der ikke findes nogen global standard, bør virksomheder definere specifikke regler for medarbejderes brug af bonuspoint til privat brug for at undgå forvirring. Det kan f.eks. være, at du vil tillade medarbejderne at bruge bonuspoint, men at de ikke må bruge højere billetpriser for at tjene ekstra point. På samme måde kan du gøre det klart, at de altid skal rejse med det billigste flyselskab og ikke det flyselskab, som de har et frequent flier-forhold til.

I dette afsnit bør du også præcisere, hvordan medarbejderne skal registrere og gemme de miles, de optjener. Ved hjælp af TravelPerk kan medarbejderne nemt tilføje og gemme specifikke flyselskabers loyalitetsprogramnumre til hver enkelt medarbejderkonto, og vi tjekker også automatisk, hvilke af deres rejsebelønningsprogrammer der gælder, når de søger efter nye flyrejser.

Almindelige udfordringer med rejsepolitikker

Du ønsker sandsynligvis ikke, at din rejsepolitik skal samle bogstaveligt eller virtuelt støv. Men det gør alt for mange af dem desværre. Her er nogle almindelige problemer med rejsepolicydokumenter. 

• Rejsepolitikker er svære at forstå 
• Ingen læser dem eller husker dem. 
• Rejsepolitikker håndhæves ikke ved hjælp af teknologi
• Rejsepolitikken virker alt for bureaukratisk

Sådan markedsfører du din virksomheds rejsepolitik 

Det er ganske enkelt: Hvis du vil have dine medarbejdere til at overholde din virksomheds rejsepolitik, er du nødt til at kommunikere politikken effektivt. 

At begrave virksomhedens rejsepolitik i et andet policydokument er næsten lige så godt som at bede om uautoriserede rejsebestillinger og forkerte udgiftsrapporter. At få dine medarbejdere om bord handler om, hvor godt du kan markedsføre og kommunikere politikken til dine forretningsrejsende.  

Her er et par tips, der kan hjælpe dig med bedre at kommunikere din virksomheds rejsepolitik til dine medarbejdere og sikre en højere grad af overholdelse. 

Sørg for, at din virksomheds rejsepolitik er synlig og tilgængelig. 

For det første, hvis medarbejderne ikke nemt kan få adgang til jeres rejsepolitik, vil de sandsynligvis fortsætte med at booke rejser uden at henvise til den. Det første skridt er at sikre, at medarbejderne har nem adgang til dokumentet via din HR- eller medarbejderportal.

Det andet trin er at sørge for, at politikken er kortfattet og let at læse. Undgå at bruge for meget jargon eller juridisk sprog, og forklar tydeligt retningslinjerne for rejser. Du kan endda overveje at opdele politikken i separate afsnit i henhold til medarbejdernes roller. 

Til sidst kan du overveje at lave en tjekliste, som medarbejderne kan bruge til at krydse af ved hver enkelt booking eller udgiftsafregning. 

Opret en omfattende FAQ

Selv de mest præcise og velskrevne rejsepolitikker vil ikke dække alle eventualiteter eller spørgsmål, som en medarbejder måtte have. Og hvis du foretager ændringer i din rejsepolitik, skal disse også afspejles. 

Hvis du oplever, at du besvarer de samme spørgsmål igen og igen, eller du er blevet stillet et spørgsmål, som du tror, at andre også har, så begynd at oprette en FAQ, så de rejsende nemt kan få adgang til løsninger. 

Tilskynd til medarbejderfeedback

Den mest almindelige årsag til, at medarbejderne ikke overholder dine retningslinjer, er, at de ikke bryder sig om processen, eller at den er for besværlig. 

Når du beder om feedback på booking- og udgiftsprocesser, viser du ikke kun dine medarbejdere, at du bekymrer dig om deres oplevelser, men du kan også indarbejde de mest nyttige forslag i din politik.

Rejsepolitiske problemer i tal 

• 64% af millennials forstår deres virksomheds rejsepolitik, men booker alligevel uden om den.
• 72% af virksomhederne har ikke nået det ønskede niveau for overholdelse af rejsepolitikken.
• 50% eller mere af hotelbookingerne er uden for virksomhedens politik.

Nogle af disse problemer kan løses ved simpelthen at have en politik, der mere præcist afspejler virksomhedens og de rejsendes behov. Hvis f.eks. halvdelen af rejserne ikke er i overensstemmelse med reglerne, kan problemet være, at dit standardbudget ikke afspejler de aktuelle rejsepriser eller krav. Din virksomhed kræver måske, at du booker mange rejser i sidste øjeblik, selv om det er i strid med politikken.

Ud over en realistisk politik er det bedste, en virksomhed kan gøre, at have en politik, der er handlingsorienteret og kan implementeres ved hjælp af teknologi. En wiki, et word-dokument eller en PDF er bare ikke nok. 

Du har brug for en politik, der lever inde i din bookingteknologi.

Sådan indarbejder du din politik i bookingprocessen

Fordi et dokument ikke kan påvirke, hvad folk køber, har du brug for teknologi til booking af forretningsrejser. Brug et bookingværktøj, der inkluderer rejsepolitikker og godkendelsesworkflows, som kan tilpasses. Hvis en rejse er omfattet af politikken, kan den rejsende eller administratoren booke den. Hvis ikke, bliver der sendt en besked til den relevante leder eller til økonomiafdelingen (baseret på dine indstillinger for forhåndsgodkendelse for den pågældende rejsende eller afdeling).

Nu har vi fundet ud af, hvad en rejsepolitik er, og hvorfor den er vigtig, så tag et kig på de andre aspekter i denne guide. Denne online ressource vil give hjælp til følgende områder af en virksomheds rejsepolitik:

• Sådan skriver du en rejsepolitik
• Bedste praksis for rejsepolitikker
• En skabelon til en rejsepolitik
• Sådan forbedrer du overholdelsen af politikker
• Sådan kan du automatisere en rejsepolitik

Hvad skal man overveje, når man laver en forretningsrejsepolitik for startups?

Forretningsrejsepolitikker for nystartede virksomheder bør ikke være meget anderledes end rejsepolitikker for virksomheder, der har mange år på bagen. Selv om du lige er startet, skal du sørge for, at din rejsepolitik indeholder alt det, som en mere etableret virksomhed ville gøre. 

Men som en ung startup, der udarbejder en ny og unik forretningsrejsepolitik, er der også et par andre faktorer, som du skal overveje. 

"Bleisure"-rejser

Da det er meget sandsynligt, at en stor del af din arbejdsstyrke vil være millennials, skal du tage højde for, at de typisk har en anden tilgang til at rejse på arbejde end andre generationer. 

Faktisk er "bleisure"-rejser (et portmanteau af "business" og "leisure"), en praksis, hvor medarbejdere drager fordel af forretningsrejser og forlænger deres ophold på et sted, en stadig mere populær trend blandt millennials. Faktisk bliver over 60% af forretningsrejserne nu forlænget til fritid, mens mange startup-virksomheder tilbyder bleisure-rejser som både et værktøj til at tiltrække og fastholde medarbejdere. 

Bleisure er en nyere trend, som måske ikke er afspejlet i rejsepolitikkerne hos mere etablerede virksomheder. Hvis du gerne vil gøre bleisure til et frynsegode for dine medarbejdere, skal du sørge for at opstille klare retningslinjer for bleisure i din rejsepolitik. 

Yngre medarbejdere foretrækker måske at booke rejser selv 

Millenials er den første generation, for hvem selvbooking af rejser på deres mobile enhed er normen. Mens ældre generationer var afhængige af rejsebureauer til at booke flyrejser, indkvartering og billeje, er millennials mere end komfortable med at bruge online bookingplatforme og prissammenligningsværktøjer til alle deres rejsebehov.

Derfor er det meget mere sandsynligt, at de foretrækker at booke deres egne rejsearrangementer - især når de benytter sig af bleisure-muligheder. De er også meget mere tilbøjelige til at foretrække unikke indkvarteringsmuligheder end dine gennemsnitlige virksomhedshotelpakker. 

At gøre plads til denne form for frihed i din opstarts forretningsrejsepolitik er ikke kun attraktivt for potentielle og eksisterende medarbejdere, det kan ofte være en mere overkommelig løsning. 

Alternative indkvarteringsmuligheder 

Den yngre arbejdsstyrke ser forretningsrejser som en mulighed for at udforske nye steder, de ellers ikke ville besøge, og det gælder også de steder, de bor. 

Selvom du bliver nødt til at vurdere omkostninger og rejsesikkerhed (udfør altid en rejserisikovurdering!), kan det være en god idé at tilbyde alternative indkvarteringsmuligheder som Airbnb for at give dine medarbejdere mulighed for at få mest muligt ud af deres fritid. 

Når du laver en forretningsrejsepolitik til din startup, skal du huske at have dine forretningsmål for øje. Sørg for, at du ud over at tage hensyn til dine medarbejderes jobtilfredshed også giver løfter, som du kan holde, og som stemmer overens med dine forretningsmål.
Hvis du vil sikre dig, at din forretningsrejsepolitik for din startup dækker alt, hvad du har brug for, kan du tjekke vores skabelon til rejsepolitik for at komme i gang.