Omsorgspligt på forretningsrejser

Hvis dine medarbejdere er på forretningsrejse, er det dit juridiske og etiske ansvar at have en plan for, hvordan du passer på dem. En grundig plan evaluerer forudsigelige og uforudsigelige risici for at undgå skader på medarbejderne og juridiske konsekvenser for virksomheden. Denne plan er kendt som omsorgspligten. 

Hvad er omsorgspligt?

Omsorgspligt er en virksomhedspolitik og et lovkrav, der sikrer, at virksomheder er dedikerede til deres medarbejderes fysiske og følelsesmæssige sikkerhed og velbefindende. Dette dækker et bredt område af risici, hvor de mest almindelige er:

• Sundhed og sikkerhed,
• Mad og drikke leveres af organisationen,
• Brandsikkerhed,
• Diskrimination og mobning,
• Stress,
• Vold,
• Og mange flere.

For en arbejdsgiver betyder det, at man viser omsorg for sine medarbejderes sikkerhed ved at planlægge og tage alle forholdsregler for at mindske risikoen for dem og andre.

Forretningsrejser og omsorgspligt

En virksomheds moralske og juridiske forpligtelser til at yde omsorg rækker længere end til kontoret. Når en medarbejder er på forretningsrejse, skal denne omsorgspligt fortsætte med at beskytte medarbejderen, uanset hvor de bliver sendt hen.

For den forretningsrejsende betyder det at lande i en fremmed by og stadig føle sig sikker på, at virksomheden har deres ryg.

Der er meget, der potentielt kan gå galt, når en medarbejder bliver sendt på forretningsrejse - og virksomheden skal være forberedt på, hvad der sker. Nogle almindelige problemer, som forretningsrejsende står over for, omfatter:

• At misse et fly
• Forlægge et pas eller et andet vigtigt dokument
• At blive syg i udlandet
• Ulykker, der kræver lægehjælp

Hvorfor er omsorgspligt vigtig?

Det er vigtigt at vise medarbejderne, at de bliver støttet af virksomheden, når de rejser på deres vegne. En undersøgelse fra 2019 af 7.850 hyppigt rejsende viste, at 31% af de rejsende betragtede deres egen sikkerhed som førsteprioritet, og 54% mente, at denne holdning ikke blev delt af deres virksomhed. 

De fleste kontorer har allerede en eller anden form for procedurer for omsorgspligt på plads. Det betyder, at medarbejderne ved, hvor de skal samle sig i tilfælde af brand, eller hvem de skal ringe til, hvis de har låst sig inde i lagerrummet. Men hvad er planen, når en medarbejder har brug for øjeblikkelig hjælp, og de er 10.000 kilometer væk?

Efterhånden som virksomheder udvider deres professionelle bånd over hele kloden, udsættes forretningsrejsende konstant for nye risici. Selv den mest erfarne rejsende har brug for støtte, når han konfronteres med en højrisikosituation, såsom farlig sygdom eller politisk uro.

Juridiske forpligtelser

Organisationer verden over bliver i stigende grad holdt ansvarlige af deres regeringer og medarbejdere for at drive forretning med omtanke ved at håndtere de mange risici ved forretningsrejser. 

I USA er et duty of care-program blevet et lovkrav for alle organisationer uanset størrelse. Som følge heraf har erhvervslivet oplevet en dramatisk stigning i antallet af retssager om uagtsomhed. Flere og flere medarbejdere bliver informeret om deres rettigheder og lægger sag an mod deres arbejdsgivere, hvis de føler, at den sikkerhedsrelaterede hændelse ikke blev håndteret korrekt. 

Af disse grunde er det blevet en højere prioritet for virksomheder at sørge for ordentlig omsorg. At have dokumenteret bevis for, at virksomheden sørger for sikkerhedsprocedurer, tilstrækkelige ressourcer og korrekt træning, er den bedste beskyttelse, de har mod potentielle fremtidige retssager.

Strategisk planlægning og praktisk forebyggelse 

Forebyggelse, reaktion og strategi er vigtige aspekter af enhver arbejdsgivers forpligtelse til at overholde loven og beskytte sit team. 

Før en rejse godkendes, forventes det, at virksomhederne undersøger og vurderer risikoniveauet ved at foretage en risikovurdering for forretningsrejser og uddanne medarbejderne i de sikkerhedsprocedurer, der skal følges. De er også lovmæssigt forpligtet til at have en nødplan, der skal implementeres, hvis risikoen bliver en realitet. 

Virksomhedens ansvar omfatter både undladelser og uagtsomhed. Rejsende bør kende de anbefalede vacciner før rejsen, hvordan og hvor man får adgang til medicinsk behandling og evakueringsberedskab. Det anbefales også, at de orienteres om kulturelle og politiske normer, før de tager til nye destinationer. Det hjælper med at informere om deres adfærd og manerer som gæster i det pågældende land.

Træning og briefinger tilskynder medarbejderne til at overholde politikken for risikovurdering af rejser af hensyn til deres egen og deres omgivelsers sikkerhed. Dit ansvar slutter ikke ved at identificere risici og dokumentere en handlingsplan, du skal også sørge for, at dine rejsende er praktisk involveret. Når dine medarbejdere forstår, at overholdelse er obligatorisk, vil de respektere politikken og dig for at gøre deres velbefindende til et krav.

Virksomheder, der ser bort fra, at det er nødvendigt at udvise omhu, udsætter i sidste ende sig selv for risiko. De, der ikke gør det, kæmper ofte stadig for at modstå de skiftende trusler, der følger med rejser i dag.

Det skyldes i høj grad mangel på ressourcer eller information om, hvordan man skriver en omfattende politik for omsorgspligt, eller hvordan man foretager en grundig risikovurdering på rejsen. En endnu mere almindelig årsag til forglemmelse er, at mange virksomheder ikke kender forskellen mellem de to.

Omsorgspligt vs. risikostyring på rejser

I forbindelse med rejser er omsorgspligt den juridiske forpligtelse til at undersøge, planlægge og implementere en strategi for at afbøde de risici, der er forbundet med medarbejdere, der rejser i forretningsøjemed. En virksomheds omsorgspligt vil indeholde en erklæring om, at den forpligter sig til at tage sig af sine medarbejdere, og hvor langt den rækker. Inden for dette vil der være en række processer og taktikker til at opretholde denne forpligtelse: Travel Risk Management er en af de faktiske strategier. Risikostyringsprocessen er det middel, hvormed virksomheden opretholder sin "pligt til omhu". Med andre ord opfylder du din omsorgspligt ved at implementere procedurer for risikostyring på rejsen. 

Du har brug for at vide, hvordan du udfører en risikovurdering på rejsen, men hvis du først udarbejder en plan for omsorgspligt, vil det diktere de områder, du skal fokusere på, når du udfører vurderingen. En politik for omsorgspligt bør undersøge, dokumentere, advare og træne i forhold til alle mulige risici.

Det kommer ikke som nogen overraskelse, at virksomheder kæmper for at indarbejde disse praksisser i deres rejseadministrationsprogrammer. Lovgiverne er notorisk tvetydige, når de definerer disse begreber med henblik på praktisk implementering. I stedet for at blive afskrækket af dette, skal du se det som en mulighed for at skrive en politik om omsorgspligt, der er i overensstemmelse med din virksomheds behov og værdier. 

Sådan skriver du en politik for omsorgspligt på rejser

Da tilstrækkelig risikostyring er svær at kvantificere eller definere, har lovgiverne svært ved at konceptualisere omsorgspligten klart. Så vi vil gerne tilbyde lidt vejledning om et indviklet, men vigtigt emne.

1. Vurder dit nuværende rejseprogram

• Inddrag relevante interessenter, og diskuter områder, der kan forbedres. Rejsende har førstehåndserfaring med at håndtere højrisikosituationer, og travel managers kan give indsigt i den involverede logistik. 
• Diskuter, hvad der tidligere er gået galt, undersøg globale risikotendenser, og bliv enige om opdaterede sikkerhedspolitikker, der skal følges.
• Del byrden med et travel management-selskab (TMC). TMC's ekspertise vil hjælpe dig med at opfylde dine forpligtelser ved at tilbyde rådgivning og værktøjer til rejsesikkerhed.
• B2B-rejsebureauer er ideelle, da de forstår virksomhedernes behov, leverer live data og sikkerhedsrapporter, anbefaler strategiske forbedringer af politikker for omsorgspligt og tilbyder 24/7 support. Dette er afgørende, da rejsende til enhver tid skal kunne kontakte en pålidelig enhed for at få hjælp af enhver størrelse. 

2. Etablér en proces før rejsen

• Udarbejd risikovurderingsrapporter før rejsen, der beskriver globalt konsoliderede data, især når du rejser til højrisikodestinationer. 
• Automatiser rejseadvarsler og indarbejd dem i rejseplanen. Din TMC vil sandsynligvis give liveopdateringer til rejsende for at informere dem om potentielle risikoudviklinger.
• Sørg for, at medarbejdernes kontaktoplysninger og sundhedsjournaler er let tilgængelige og aktuelle. 

3. Indenrigs- vs. internationale rejser

• Planlæg for både indenlandske og udenlandske risikofaktorer. En ulykke kan ramme din medarbejder, mens han pendler til et møde i den anden ende af byen, så sørg for at træffe sikkerhedsforanstaltninger for dine folk derhjemme såvel som for jet-setterne. 

4. Hav en plan B og C

• Indarbejd beredskab i din rejsepolitik for medarbejdere og i planen for specifikke rejser. Medarbejderne skal vide, at der er en backup-plan for nødsituationer, som er pålidelig og opdateret. Du er velkommen til at se vores eksempel på en rejsepolitik for medarbejdere for at finde ud af, hvad din politik bør indeholde.
• Vigtigst af alt bør denne plan indeholde oplysninger om, hvor den nærmeste ambassade eller evakueringssted er for udenlandske statsborgere. 

Tips og værktøjer til omsorgspligt 

• Medarbejdernes engagement: Ud over at hjælpe med at tilpasse sikkerhedsforanstaltningerne vil medarbejderne sætte pris på at blive inddraget i beslutningsprocessen. De vil med glæde følge opfordringen, for når alt kommer til alt, er det deres sikkerhed, du taler om.
• Teknologi til sikkerhed: Automatiserede tjenester fra TMC'er og rejseadministrationssoftware har sporingsfunktioner i realtid, der gør det muligt at lokalisere en rejsende, så han eller hun kan hentes, hvis det er nødvendigt.
• Gadgets og udstyr: Hvis du rejser til et område med høj risiko for lommetyverier, kan du f.eks. anbefale den rejsende at bruge et pengebælte og booke et hotel med et pengeskab på værelset, hvor de kan efterlade deres værdigenstande.