Download guide En guide til virksomhedens politik for kørselsgodtgørelse
- Kørselsgodtgørelse til virksomheder giver skatteydere mulighed for at kræve penge tilbage, når de bruger private køretøjer, men systemet er komplekst. Her forklarer vi, hvordan det fungerer for både medarbejdere og virksomhedsejere.
- Hvert land har sin egen standard kilometertakst. Vi ser på, hvordan IRS og andre skattemyndigheder beregner disse benchmark-tal.
- Artiklen giver specifikke instruktioner om, hvad både ansatte og selvstændige entreprenører skal gøre for at få kørselsgodtgørelse.
Vi er mere på farten end nogensinde før. Alene i USA kører bilister nu mere end 3 billioner kilometer hvert år, og en stor del af disse rejser er i forbindelse med arbejde. I takt med at vi langsomt vender tilbage til normalen efter coronapandemien og begynder at holde møder og besøge kunder igen, er det afgørende, at arbejdsgiverne har en god politik for kørselsgodtgørelse på plads.
Kørselsgodtgørelse kan være en fordel for både medarbejdere og virksomhedsejere. For medarbejderne er det en kompensation, når de bruger deres private bil til forretningsbrug. Samtidig giver det virksomheden et skattefradrag.
Men reglerne for kørselsgodtgørelse kan være mere komplicerede end andre former for forretningsrejser, som blot kræver, at medarbejderne fremlægger en kvittering, når de indberetter deres flytteudgifter. Alene antallet af artikler på internettet viser, hvor udfordrende dette emne kan være.
I denne guide giver vi et definitivt overblik over, hvad systemet indebærer, så arbejdsgivere ved præcis, hvordan de skal godtgøre medarbejdernes kørsel, og deres medarbejdere ved, hvordan de skal gøre det korrekt, når de bruger deres egne biler til erhvervskørsel.
Okay, så hvordan fungerer kørselsgodtgørelse?
I USA, Storbritannien og mange andre lande er forretningsudgifter normalt fradragsberettigede. Når skatteydere rejser med fly, tog eller taxa, kan de kræve pengene tilbage, og deres arbejdsgiver kan kræve skattelettelser.
Virksomhedernes kørselsgodtgørelsesordninger udvider denne fordel til private køretøjer. Når medarbejderne bruger deres private bil, varevogn eller cykel til daglige forretningsaktiviteter, kan de få refunderet udgifterne uden at betale indkomstskat.
Det er vigtigt at bemærke, at kørselsgodtgørelse ikke er beregnet til at dække pendling til og fra arbejde. Den er beregnet til at dække de rejser, som medarbejderne foretager i arbejdstiden, især dem, der har et forretningsmæssigt formål (du kan ikke få dækket rejseudgifter for at gå i fitnesscenter eller hente mad til frokost).
Internal Revenue Service (IRS), som regulerer kørselsgodtgørelse i USA, siger, at for at kvalificere sig som en forretningsrejse, skal en rejse være 1) almindelig, hvilket betyder, at den er almindelig eller accepteret i branchen, og 2) nødvendig, hvilket betyder, at den er passende eller nyttig for virksomheden.
Disse kan omfatte en række forskellige ture, herunder:
- At besøge en kunde
- At deltage i et møde
- At gå hen til en anden medarbejder eller leder
- At gå ud og hente forretningsartikler
- At løbe et ærinde på vegne af virksomheden
Reglerne for kørselsgodtgørelse siger også, at størstedelen af rejsen skal være arbejdsrelateret. Så hvis du stopper for at hente noget kontorudstyr på vej tilbage fra et besøg hos dine forældre, tæller det ikke.
Det er vigtigt at understrege vigtigheden af god bogføring på dette tidspunkt. I USA forventer skattevæsenet, at medarbejderne fører et kørselsregnskab med fire forskellige detaljer:
- Tid og dato for hver rejse.
- Den samlede tilbagelagte distance (kilometertællerens aflæsning kan være nyttig til at notere forretningskilometer).
- Destinationen for hvert drev.
- En kort beskrivelse af formålet.
Kørebogen kan skrives ned med pen eller papir eller på en computer. Det vigtigste er, at de bliver skrevet ned.
Skal en arbejdsgiver betale kilometerpenge?
I de fleste tilfælde... nej. De fleste lande har afstået fra at gøre kørselsgodtgørelse til et formelt krav.
I USA er der kun ét tilfælde, hvor en arbejdsgiver er føderalt forpligtet til at udbetale kørselsgodtgørelse til medarbejderne: når undladelse af at gøre det vil betyde, at deres indtjening falder til under mindstelønnen. Ellers er der ingen føderal lov, der forpligter virksomheder til at kompensere for kørsel (selvom flere stater har vedtaget deres egne love, herunder Californien og Massachusetts).
De fleste arbejdsgivere betaler kilometerpenge, selv om de ikke behøver det. Hvis de vælger ikke at godtgøre en medarbejder for at bruge sin private bil eller for andre forretningsudgifter, risikerer de at miste medarbejdere og skade deres brand.
Hvordan beregnes kørselsgodtgørelsen?
Når en arbejdsgiver udbetaler kørselsgodtgørelse i slutningen af året, behøver han ikke at beregne værdien af hver rejse eller det beløb, medarbejderen har brugt. De kan blot gange hver medarbejders samlede antal kilometer med deres lands godkendte kilometertakst, som også er kendt som forretningstaksten og mest almindeligt som standard kilometertaksten.
Standard kilometersatsen er fastsat af IRS i USA og af nationale skattemyndigheder i andre lande. Den udgør et godkendt benchmark for skattefradragsberettiget refusion: med andre ord et maksimumbeløb, som arbejdsgivere kan udbetale skattefrit.
Arbejdsgivere kan fastsætte deres eget tal, hvis de ønsker det. Men hvis de overskrider den normale kilometersats, vil godtgørelsen tælle som almindelig løn og miste sine skattefordele (hvis de går under satsen, kan medarbejdere i mange lande trække forskellen fra, når de udfylder deres selvangivelse).
I USA er IRS-kørselssatsen for erhvervskørsel 2021 som følger:
- 56 cent for hver kørt erhvervskilometer (det er 1,5 cent lavere end erhvervskilometertaksten for 2020).
- 16 cent for hver kilometer, der køres af medicinske årsager eller i forbindelse med flytning.
- 14 cent pr. kørt kilometer i velgørenhedsorganisationers tjeneste.
Her er nogle eksempler på de valgfrie standard kilometertakster i Europa:
- UK £0.45 per mile
- Tyskland €0,3 pr. km
- Belgien 0,35 € pr. km
- Spanien 0,19 € pr. km
- Portugal 0,36 € pr. km
- Østrig 0,42 € pr. km
Nogle lande har en mere kompliceret version af den almindelige kilometertakst, som afhænger af biltypen og den kørte distance.
Du har måske bemærket, at kilometergodtgørelsen generelt er højere end prisen på brændstof (i USA betaler bilister i gennemsnit omkring 15 cent pr. kilometer for deres benzin, mindre end en tredjedel af IRS' kilometergodtgørelse). Faktisk er satsen designet til at inkludere de samlede omkostninger ved at vedligeholde et køretøj.
Når en medarbejder bruger sin bil, betaler han ikke kun for brændstof. De betaler også skat, forsikring og andre vedligeholdelsesudgifter. Hver tur, de kører, øger bilens slitage og fremskynder nedskrivningen af dens værdi.
Når skattevæsenet beregner standardkilometersatsen, tager de alle disse faktorer i betragtning. IRS-satsen er for eksempel baseret på en detaljeret årlig undersøgelse af alle mulige faste og variable omkostninger.
Ud over denne godkendte sats tillader nogle lande medarbejderne at kræve ekstra penge, hvis de transporterer passagerer i deres private køretøj. I Storbritannien kan medarbejderne f.eks. kræve 5 pence ekstra pr. kilometer for hver passager. Passageren skal dog være en kollega eller en ansat i virksomheden, og turen skal også være arbejdsrelateret.
Er der nogen alternativer til standard kilometertaksten?
I mange lande er den godkendte kilometertakst den mest brugbare løsning. Men i USA findes der et alternativ, som kaldes Fixed and Variable Rate Reimbursement eller Favr. Medarbejderne modtager en grundsats som kompensation for deres faste omkostninger, suppleret med betalinger pr. kilometer baseret på de variable omkostninger i deres postnummerområde.
Fortalere for Favr mener, at den er mere præcis end den almindelige kilometersats, fordi den er skræddersyet til de faktiske omkostninger, som medarbejderne står over for i deres lokalområde (en særlig fordel for teams, der er spredt over store områder). Men Favr kræver lidt mere arbejde end den almindelige kilometersats og har en tendens til at straffe chauffører over lange afstande.
Skatteydere kan faktisk skifte mellem de to, men kun hvis de bruger den almindelige kilometersats i bilens første år. Derefter kan de frit beregne deres faktiske udgifter, hvis de vil - eller sammenligne de to og finde ud af, hvad der er bedst for dem!
Skal kørselsgodtgørelsen gå gennem lønsystemet?
Hvis kørselsgodtgørelsen ligger inden for den godkendte sats, så nej, den behøver ikke at passere lønningslisten. Men hvis godtgørelsen overstiger den normale kilometersats, betragtes det som aflønning, og elementet "fortjeneste" kommer i spil.
Vi bør dog understrege, at amerikanske virksomheder skal udarbejde en ansvarlig plan, før de begynder at udbetale kørselsgodtgørelse. Ellers vil alle betalinger for rejser og andre udgifter blive behandlet som supplerende løn, hvilket gør dem skattepligtige.
Hvad er kilometertaksten for uafhængige entreprenører?
Med flere og flere freelancere under pandemien er dette spørgsmål mere relevant end nogensinde. Og den gode nyhed er, at i USA og andre lande som Storbritannien kan selvstændige kræve den samme sats som lønnede medarbejdere.
Som entreprenør (eller underentreprenør) kan du få dækket en række rejser, forudsat at de kvalificerer sig som almindelige og nødvendige flytteudgifter. Eksemplerne omfatter:
- Kørsel fra din arbejdsplads til en byggeplads.
- Rejse mellem to arbejdssteder.
- Møde med kunder.
- Deltagelse i møder væk fra din sædvanlige arbejdsplads.
- Tilbage til din arbejdsplads.
Selvstændige skatteydere kan få dækket deres kørselsudgifter på deres selvangivelse ved at beregne det beløb, de har brugt på benzin, vedligeholdelse og reparationer i løbet af hele året, eller ved at beregne, hvor meget af deres samlede kørsel, der er arbejdsrelateret.
Okay, det var alt! Vi håber, at vi har besvaret alle dine spørgsmål om kilometergodtgørelse og dens mange mysterier. God kørsel ... og god indtjening!
