Sådan vælger du et erhvervsrejsebureau, og hvad du skal kigge efter

Når du er på jagt efter et nyt erhvervsrejsebureau (eller kommer i gang med et for første gang), er der mange spørgsmål, du måske stiller:

• Har jeg virkelig brug for et erhvervsrejseselskab?
• Hvordan finder jeg den virksomhed, der kan opfylde alle vores behov og samtidig holde rejseomkostningerne nede?
• Hvordan ved jeg, at jeg har fundet de rigtige tjenester til forretningsrejser?

Hvad angår det første spørgsmål, ja, du har brug for et erhvervsrejsebureau eller en virksomhed, der inkluderer rejseadministrations funktioner. Du har brug for en løsning, der kombinerer teknologi med den menneskelige service i form af hjælp til booking og rejsesupport. Hvad angår de to andre spørgsmål, vil vi besvare dem i denne artikel.

46 % af forretningsrejsende har book et hotel uden. Hvis de rejsende benytter sig af sider, der ligger uden for virksomhedens bookingpolitik, bør virksomhederne overveje at skifte deres rejsebookingproces ud med en mere brugervenlig bookingløsning. Useriøse bookinger af forretningsrejser er et kæmpe problem. Uden opsyn stiger antallet af bookinger, der ikke er i overensstemmelse med politikken, og dermed også udgifterne.
Læs videre for at forstå, hvordan et travel management-værktøj eller en virksomhed kan hjælpe dig med at opnå større compliance og tilfredshed hos de rejsende.

Hvad er et erhvervsrejsebureau eller -selskab?

Et rejsebureau (TMC) er en serviceudbyder, der booker og administrerer rejser for en virksomhed. Typisk vil en virksomhed få en eller et par hovedkontakter på bureauet til at hjælpe dem med at holde alle rejser inden for virksomhedens politik og til at tilbyde de rejsende on-the-go support.

Effektiv og organiseret administration af forretningsrejser kan hjælpe med at reducere rejseudgifter, strømline udgiftsrapporter, optimere bookingprocesser og gøre administrationen af forretningsrejser meget lettere for alle involverede parter

Der findes så mange forskellige typer af erhvervsrejsebureauer, at det er svært at opsummere deres servicetilbud. Store virksomheder tilbyder måske support på snesevis af sprog, men opkræver betaling for hvert opkald. Mindre virksomheder kan være svære at få fat i uden for arbejdstid og dækker ikke så mange sprog, men opkræver måske et månedligt premium-gebyr, der dækker alle behov.

Her er de faktorer, som erhvervsrejsebureauer eller forretningsrejsebureauer har til fælles:

• Book rejser til medarbejderne
• Tilvejebringe rejseløsninger og support til aflysninger, omlægninger osv.
• Forhandle gruppepriser og virksomhedspriser

Fordelene ved et erhvervsrejsebureau

Der er mange grunde og motiver til at hyre et erhvervsrejsebureau. Lad os tage et kig på de største fordele ved at få hjælp til dit erhvervsrejseprogram:

• Suppler med mangel på interne ressourcer eller ekspertise: Måske har du ikke brug for en fuldtids travel manager, og dit kontorhold er overbebyrdet med andet vigtigt arbejde. I så fald kan et erhvervsrejsebureau levere rejseeksperter og de tjenester, du har brug for til at lave alle dine nødvendige rejsearrangementer uden at skulle ansætte ekstra personale.
• Forhandle gruppepriser og virksomhedspriser: Ved grupperejser og længerevarende rejser kan agenter forhandle sig frem til bedre priser for deres kunder.
• Tilbyd rejsesupport: Når kontorchefer skal støtte rejsende på farten, bliver det stressende. De rejsende kan måske ikke altid få hjælp om aftenen og i weekenden, mens kontorcheferne føler sig pressede af at skulle arbejde over. Et bureau kan afhjælpe denne byrde.
• Rapport om rejseudgifter: For at kunne optimere deres budgetter er virksomheder nødt til at vide, hvilke afdelinger der bruger hvad på rejser. Bureauer kan rapportere om forbrug for alle interessenter efter team, afdeling eller projekt og hjælpe dig med nøjagtigt at spore alle dine rejseudgifter.
• Arbejdsgivere har en omsorgspligt over for deres medarbejdere, og forretningsrejser udsætter medarbejderne for iboende risici. Ved at ansætte et forretningsrejsebureau sikrer man en proaktiv TRM-politik (Travel Risk Management), der beskytter dig og dine medarbejdere, planlægger fremad og har krisestyringsstrategier på plads. 
• Oprethold overholdelsen: Alle virksomheder har en eller anden form for regler, der udgør deres rejsepolitik. Et bureau kan håndhæve disse retningslinjer, når der bookes.

Hvad erhvervsrejsebureauer mangler

Men der er masser af potentielle problemer ved at bruge traditionelle løsninger til administration af forretningsrejser. Her er, hvad du skal holde øje med.

• Dårlig teknologi for rejsende og administratorer: Rejsebureauer er afhængige af en masse telefonopkald og e-mails for at interagere med deres kunder. Men nutidens rejsende har ikke lyst til at hoppe på et telefonopkald. De vil gerne booke til sig selv på en nem måde inden for virksomhedens retningslinjer. På samme måde vil mange administratorer hellere logge ind på en platform for at få svar på deres egne spørgsmål end at skulle sende en e-mail til en agent for at bede om en rapport. God teknologi kan også hjælpe dig med at generere brugbare rejsedata, så du kan spore din virksomheds udgifter til forretningsrejser nøjagtigt. 
• Dårlige priser og høje gebyrer: Rejsebureauer kan forhandle særlige priser for individuelle kunder, men de har normalt ikke de bedste priser på særlige rejser. Desuden har de gebyrer og tillæg for alle aspekter af deres service.
• Mangel på rejseudbud og muligheder: Rejsebureauer samarbejder måske med nogle få leverandører. De tilbyder normalt ikke lavprisleverandører som Southwest Airlines og EasyJet. Det er noget, du helt sikkert bør inkludere i dit forretningsrejseprogram, især for små virksomheder, for at forbedre omkostningsbesparelserne på forretningsrejser.

Heldigvis er et erhvervsrejsebureau ikke din eneste mulighed.

Traditionelle tjenester til erhvervsrejser versus platforme til erhvervsrejser

Bruger du et rejsebureau, når du bestiller en ferie til Malta? Sandsynligvis ikke. Og hvorfor er det sådan? Fordi der findes forbrugerbookingsider som Expedia og Booking.com, der opfylder alle dine behov som rejsende.

Erhvervsrejsebranchen er ved at udvikle sig på en lignende måde. Det, der er anderledes ved den måde, forretningsrejser udvikler sig på (sammenlignet med forbrugerrejser):

• Behov for nemmere og smidigere overholdelse af rejsepolitikken
• Ingen betaling af egen lomme med personlige kreditkort
• Rapportering af rejseudgifter til budgetanalyse
• Automatiseret rapportering af udgifter

Hvad der ligner forbrugernes behov:

• Behov for selvstændighed og selvbooking
• Adgang til alle de fly-, hotel-, tog- og biludlejningsmuligheder, der findes i hele verden.
• Fantastisk brugeroplevelse
• Fantastisk oplevelse på mobilen
• Rejsesupport i realtid (Forbrugerne vil gerne have dette, men får det sjældent. Det er dog et must for forretningsrejsende).

Så du kan se, at selvom virksomheder har forskellige behov (overholdelse af rejsepolitik og udgiftsrapporter er blandt de vigtigste), er der mange ligheder i, hvad virksomheder og forbrugere efterspørger.

Ligesom feriegæster ønsker forretningsrejsende at booke selv, søge blandt alle tilgængelige muligheder og nyde en god oplevelse, uanset om det er et opkald med kundesupport eller kontrol af deres rejseplan på en mobil enhed.

Her er problemet: Langt de fleste erhvervsrejseservices har ikke udviklet sig til disse nye standarder. De tvinger stadig medarbejderne til at ringe til en hotline for at bestille en rejse og opkræver betaling for hvert eneste af disse opkald.

Det er derfor, du skal kigge efter en kombination af teknologi og menneskelig service, når du vælger dit erhvervsrejsebureau Ofte kaldes disse løsninger for travel management-platforme. Der findes et par velkendte rejseadministrationsplatforme til virksomheder. De kan være gode valg, afhængigt af virksomhedens størrelse og behov.

I 2023 og fremover vil en virksomhed, der kun kan tilbyde det menneskelige element, ikke være i stand til at hjælpe din virksomhed med at automatisere overholdelse af rejsepolitikken, mens en virksomhed, der kun fokuserer på teknologi, ikke vil være i stand til at støtte dine rejsende, når de sidder fast i en fremmed by og ikke kan komme hjem

Det er derfor, du har brug for både teknologi og support

Hvad skal man kigge efter hos et erhvervsrejsebureau og hvorfor?

Her er vores liste over, hvad du skal kigge efter for at sikre en problemfri og vellykket rejse.

Enkle integrationstjenester

Det er afgørende at finde et rejsebureau, der passer direkte ind i din virksomheds tech stack, hvilket betyder, at kedelige processer som udgiftsstyring og rejseafregning bliver til hurtige, enkle opgaver. TravelPerk tilbyder en bred vifte af integrationer med populære platforme som B, Divvy og Payhawk, hvilket forvandler processen og eliminerer hovedpinen. 

Nem bookingoplevelse

Rejsende skal kunne booke rejser til sig selv, hvis det er det, de foretrækker. Samtidig skal det være meget nemt og behageligt for administratorer at booke for andre. Administratorer kan også stole på en fantastisk sporingsteknologi til at følge, hvilken medarbejder der er på hvilken forretningsrejse og hvor. 

Rejseudstyr i forbrugerkvalitet

Giv rejsende adgang til alle de flyselskaber og hotelmærker, de ønsker. Sænk dine rejseudgifter til flybilletter ved at bruge lavprisselskaber som Norwegian og EasyJet. Hele verdens beholdning bør være tilgængelig for dig som virksomhed, uden at du behøver at bruge et forbrugerværktøj. 

Ingen skjulte omkostninger

Du vil have et værktøj, der rent faktisk hjælper dig med at spare penge på forretningsrejser. Sørg for, at du forstår gebyrstrukturen, før du skriver under på en aftale med et rejsebureau. Se efter røde flag som gebyrer for supportopkald eller for simple, rutinemæssige bookinger.

Fremragende rejsesupport

Det er her, det menneskelige element virkelig kommer ind i billedet. På dette tidspunkt er der ingen rejseteknologi, der kan trøste dig, når dit fly er blevet aflyst, og du virkelig har brug for at komme til en begivenhed.

Et levende menneske kan hurtigt finde en alternativ rute til dig. Kig efter rejsesupport, der opfylder alle dine rejsebehov, og som tilbydes 24/7, på flere sprog og har gode anmeldelser fra rejsende. 

Indbyggede rejsepolitikker og godkendelser

Hvad er den eneste måde at få rejsepolitikken overholdt på? Ved at indarbejde din rejsepolitik i den platform, hvor rejserne bestilles, og få alle dine rejsende og administratorer til at bruge det online bestillingsværktøj.

Du skal ikke kun finde et værktøj med indbyggede rejsepolitikker og godkendelsesworkflows, men du skal også sørge for, at værktøjet opfylder ovenstående behov for en god rejseoplevelse, så alle virkelig er med på vognen. Din effektive administration af forretningsrejser starter i dag!

Most popular corporate travel booking companies

• TravelPerk (se, hvorfor vi virkelig mener, at vi har den bedste forretningsrejseløsning på markedet)
• SAP Concur
• Egencia
• BCD Travel
• Amex GBT
• CWT
• FCM Travel
• Navan
• Travel CTM
• Corporate Traveler