Woohoo! Workcation! Her hos TravelPerk er vi helt med på at blande verdener sammen, hvis det betyder, at du får det sjovere. Hvis du er den person, der organiserer denne kommende arbejdsferie (også kaldet firmaudflugt), så føler du dig måske stresset i stedet for begejstret.
Virksomhedsretreats er uvurderlige oplevelser inden for kulturopbygning, brainstorming og afslappet innovation. Startups rapporterer om øget kammeratskab, kommunikation og produktivitet under deres retreats.
Hvis opgaven med at planlægge firmaudflugten er faldet på dine skuldre, skal du ikke bekymre dig. Du kan sagtens klare det!
Du får alle sikkert frem, giver dem lækker mad og faciliterer teambuilding. Med disse retningslinjer for planlægning er det i hus. Sådan planlægger du et retreat.
Lås datoerne fast
Ligesom når du planlægger et bryllup, vil alt andet falde på plads, når du har fastsat datoen.
Men i stedet for at koordinere din yndlingstantes ferier, skal du koordinere med måske dusinvis af medarbejdere og deres mange livsbegivenheder.
Jo længere tid i forvejen du fastsætter datoen, jo bedre. Jo flere mennesker, der er på dit team, jo længere tid i forvejen skal du fastsætte datoen. For et team på ti er det måske ikke så svært at fastsætte en dato 2 måneder frem i tiden. Men hvis du koordinerer med hundrede eller flere mennesker, skal du sætte datoen alt fra 6 måneder til et år i forvejen.
Her er nogle vigtige trin:
- Vælg længden (typisk mellem 2 og 7 dage)
- Vælg 3 forskellige muligheder
- Lav et regneark eller en formular, hvor alle kan dele, hvilke datomuligheder der ikke fungerer for dem.
- Vælg den mulighed, som færrest mennesker ikke kan deltage i.
- Så snart datoerne er fastlagt, skal du annoncere dem, så alle kan blokere deres kalendere.
Selvfølgelig ønsker du, at så mange som muligt deltager, men faktum er, at nogle mennesker ikke kan deltage af personlige årsager.
Planlægger du snart et teamtræf eller en offsite? Download vores gratis skabelon til en offsite-dagsorden for at sikre, at du kommer godt fra start.
Vælg placering
Når datoerne er fastlagt, er det tid til at vælge stedet. Her er de faktorer, du skal overveje:
- Vejret (ønsker holdet at tage til et varmere eller køligere sted?)
- Lethed/længde af rejse
- Om der kræves rejsevisum for nogle/alle holdkammerater eller ej.
- Kvaliteten af wifi på de fleste overnatningssteder og caféer
Det er også en god idé at have klare retningslinjer for, hvordan man inviterer sine nærmeste og børn. Ved korte retreats i nærheden er det acceptabelt at bede medarbejderne om ikke at invitere deres nærmeste med. Men til lange retreats, der ligger langt væk, vil mange medarbejdere hellere have deres nærmeste og/eller børn med. Når du vælger et sted, skal du overveje, om der er alternative overnatningsmuligheder, hvis teammedlemmerne alligevel inviterer deres kære med. En by vil have flere muligheder for, at ens nærmeste kan booke overnatning i nærheden end f.eks. et fjerntliggende vildmarksområde.
"Mit bedste tip ville være at fastlægge hovedtemaet og forventningerne til retreaten og så sikre stedet tidligt."
Josepha Miltony, administrerende administrativ leder hos Testlio
Book fly og logi
Du har fastsat datoerne. Du har valgt stedet. Og hvad så nu?
Nu er det tid til at begrave hovedet i en pude og græde. Det er stressende at booke fly og hotel til 200 mennesker. Det var bare for sjov. Vær sød ikke at græde.
TravelPerk håndterer denne proces for dig, hvis du er på vores Premium-plan. Vi booker fly og hotel til HELE dit TEAM. Fordi det er så spændende, beder vi dig undskylde brugen af store bogstaver.
Hvis du hellere vil klare det selv, bør du ringe direkte til indkvarteringsstederne for at sikre dig, at de har plads til så stor en gruppe på ét sted. Hvad angår flybilletter, så husk, at den bedste måde at spare penge på er at købe dem på forhånd, så det er bare med at komme i gang! For teammedlemmer, der kommer fra en anden tidszone, kan du overveje at lade dem ankomme tidligt, så de kan tilpasse sig tidszonen, inden arrangementet begynder.
Leder du efter en enkel måde at holde dig til dit retreatbudget? Vi har gjort det hårde arbejde for dig! Download vores gratis budgetskabelon til events.
Bestem et eller to centrale mål for retreatet
For fjerntliggende, distribuerede teams er det vigtigste interaktioner og samtaler.
For teams med flere kontorer er det vigtigste at øge videndeling og kommunikation mellem lokationerne og at øge fællesskabet.
For teams, der arbejder sammen på et kontor, er det vigtigste, at det er sjovt.
Hvad er din virksomheds mål med dette retreat? Før du begynder at planlægge de daglige aktiviteter, skal du sørge for, at virksomheden er helt klar over hovedformålet med arrangementet, så bliver planlægningen meget nemmere (og mere vellykket).
Planlæg aktiviteter omkring disse mål
Mange virksomheder anser et retreat for at være "en del belønning, en del brainstorming-maraton". Hvis det er sandt for jer, så skal I planlægge masser af tid til sjove aktiviteter samt behagelige brainstorming-sessioner og scrums.
At bringe mennesker sammen
Hvis hovedformålet med retreaten er at opbygge en kultur og lære hinanden at kende, så planlæg vandreture, fysiske aktiviteter, ture og lækre middage.
Fremme af innovation
For at tænde det kreative geni i dit team kan du booke tid i coworking-centre, hvor teammedlemmerne kan have 1:1-samtaler om de problemer, de forsøger at løse.
Øget kommunikation
Hvis du vil fjerne barrierer og rydde op i uoverensstemmelser i kommunikationen, så prøv strukturerede teambuilding-aktiviteter, som at få alle til at dele deres vision for virksomheden eller reflektere over, hvad de lærte sidste år.
Inddrag tid til afslapning og foryngelse
Det er så vigtigt! Ekstroverte er mennesker, der får energi af at være sammen med andre. Introverte er mennesker, der føler sig drænet, når de tilbringer tid sammen med andre. Alle på dit team har forskellige behov for tid tilbragt alene versus tid tilbragt sammen med andre.
Hvis du overbooker retreatet, vil du udmatte dine introverte. Indarbejd i stedet "fritid", så medarbejderne kan trække sig tilbage til deres værelse eller gå ud, hvis de ønsker det.
Under retræten skal du ikke bekymre dig om de små ting
Advarsel: Noget vil gå galt.
Du glemmer at planlægge morgenmaden, eller restauranten, hvor du holder kickoff-middagen, serverer ikke veganske retter, eller nogen vil gøre grin med de teambuilding-øvelser, du har planlagt.
Når retræten er begyndt, skal du ikke stresse over hver eneste lille detalje, og du skal huske at hygge dig. Som planlægger vil den energi, du bringer med dig, sætte tonen for arrangementet. Hav altid de centrale mål for øje, og opfyld disse mål frem for dit behov for perfektion.
Få feedback efter retreatet til det næste.
Når alle er kommet hjem fra retreatet, så bed om feedback. Bed teammedlemmerne om at sende dig en e-mail med det, de kunne lide, det, de ikke kunne lide, og det, de ønsker skal være anderledes til næste retreat.
Med tiden vil du blive en mester i, hvad der fungerer for dit individuelle team, uanset om det er at jagte et adrenalinkick på retreatens sidste dag eller at tage til den samme hytte hvert år for at skabe en tradition.
Med gruppebooking håndteret for dig, gør TravelPerk planlægningen af firmaudflugter supernem.
Gør forretningsrejser enklere. For altid.
- Se vores platform i aktion. TravelPerk, som tusindvis af virksomheder verden over har tillid til, gør det nemmere at administrere forretningsrejser med mere fleksibilitet, fuld kontrol over udgifterne med nem rapportering og muligheder for at udligne dit CO2-aftryk.
- Find hundredvis af ressourcer om alt, hvad der har med forretningsrejser at gøre, lige fra tips om at rejse mere bæredygtigt til råd om, hvordan man opretter en forretningsrejsepolitik og styrer sine udgifter. Vores seneste e-bøger og Blogindlæg har dækket dig ind.
- Gå aldrig glip af en opdatering. Hold kontakten med os på det sociale for de seneste produktudgivelser, kommende begivenheder og artikler, der lige er kommet ud af trykken.
