Hvad er et erhvervsrejsebureau?

Virksomheder har brugt erhvervsrejsebureauer til at administrere deres forretningsprogrammer i mange år. Erhvervsrejsebureauer er blevet kaldt de personlige assistenter i forretningsrejseverdenen, som skaber skræddersyede forretningsrejser, der passer til hver enkelt virksomhed, rejsende og forretningsrejse.

Erhvervsrejsebureauer er populære, fordi de tager sig af alle aspekter af planlægningen af forretningsrejser, lige fra at organisere rejseplaner til at finde gode tilbud på fly og indkvartering. Men med stigningen i digitale rejseadministrationsplatformeer mange begyndt at spørge, hvordan erhvervsrejsebureauer nu passer ind i erhvervsrejsebranchens landskab

Her giver vi dig svarene på spørgsmålene "hvad er et erhvervsrejsebureau?" og "hvad laver et erhvervsrejsebureau?" og undersøger fordelene og ulemperne ved at bruge deres tjenester.

Hvad laver en erhvervsrejseagent?

Erhvervsrejsebureauer er rejseeksperter, der samarbejder med virksomheder om at administrere deres erhvervsrejsearrangementer. De fungerer som travel managers og påtager sig opgaver i forbindelse med at booke fly og indkvartering, arrangere rejsevisa og yde rejsesupport, mens medarbejderne er på forretningsrejse. Deres job er at sikre, at alle forretningsrejser er omkostningseffektive og sikre, at der ikke opstår gnidninger under bookingprocessen, og at virksomhedens rejsepolitik.

Erhvervsrejsebureauer kan være individuelle konsulenter eller arbejde som en del af et erhvervsrej

Uden ordentlig ledelse kan booking af forretningsrejser blive kompliceret Med flere forskellige rejseplaner, rejseudgifter og rejsebehov at tage højde for, kan virksomheder hurtigt blive overvældede, hvilket fører til stigende omkostninger og uorganiserede rejser.

Erhvervsrejsebureauer tager alle en virksomheds rejsekriterier og skaber forretningsrejser inden for deres budgetter Nogle af erhvervsrejsebureauets ansvarsområder omfatter:

• Arrangering af rejsevisa
• Bestilling af fly og andre transportmidler, f.eks. biludlejning
• Sikring af, at omsorgspligten overholdes 
• Oprettelse af rejseplaner
• Foretage hotelbookinger
• Samarbejde med økonomiafdelinger om at tilpasse rejseafregningsprocesser
• Hjælp til forretningsrejsende

Hvad er fordelene ved at bruge et erhvervsrejsebureau?

Erhvervsrejsebureauer kan få planlægningen af forretningsrejser til at glide lettere og aflaste virksomhederne for byrden ved at administrere alle de bevægelige dele, der er involveret. En af de største fordele ved at bruge et erhvervsrejsebureau er den tid, man sparer ved at outsource flere opgaver.

Her er et par andre fordele ved erhvervsrejsebureauer: 

• Erhvervsrejsebureauer forstår sig på rejseomkostninger: Deres job er at sikre, at jeres rejsebudgetter bliver overholdt, ved at sørge for, at de får de bedst mulige tilbud på transport, indkvartering osv. De har etableret relationer med leverandører for at få bedre tilbud og rabatter. 
• De håndterer komplekse udgiftsprocesser: Ved at overdrage rejseafregningsopgaverne til virksomhedens rejsebureauer slipper virksomheden for at bruge tid på papirarbejde og refusioner. 
• Der tages højde for alle dine forretningsrejsebehov: Erhvervsrejsebureauer er uddannet til at forstå hver enkelt virksomhed og hver enkelt rejsendes specifikke behov og tilpasse forretningsrejsen til dem. 
• Giver support til rejsende: Medarbejderne kan kontakte virksomhedens rejsebureau direkte, når de støder på problemer under forretningsrejsen. Agenter kan nemt omarrangere transport, rådgive om sikkerhedsforanstaltninger, der er specifikke for hvert land, og lette ændringer i rejseplaner. 

Hvad er ulemperne ved at bruge et erhvervsrejsebureau? 

Selvom de kan lyde som den gyldne billet til global business travel management har brugen af erhvervsrejsebureauer sine ulemper

Lad os udforske begrænsningerne ved erhvervsrejsebureauer: 

• Virksomheder kan få store omkostninger, når de bruger erhvervsrejsebureauer: Alle erhvervsrejsebureauer er forskellige, men de fleste opkræver et årligt gebyr plus transaktionsgebyrer, hver gang du bruger deres service. Alene dette kan æde en stor del af virksomhedernes rejsebudgetter op. 
• De arbejder for sig selv, ikke for dig: Da de har etablerede relationer til leverandører, kan du ikke altid være sikker på, at den aftale, de har opnået, er den bedste for dig eller den bedste for dem. 
• Mindre gennemsigtighed i rejseprocesser: Når du outsourcer en forretningsproces, får du automatisk mindre indsigt i, hvordan og hvorfor beslutningerne bliver taget. Det giver dig færre muligheder for at holde øje med dine KPI'er for travel management. 
• De er måske ikke tilgængelige, når du har brug for dem: Generelt arbejder erhvervsrejsebureauer kun inden for normal arbejdstid. Hvis dine medarbejdere har problemer efter arbejdstid eller i weekenden, kan de ikke kontakte nogen for at få hjælp. 

Bør du bruge en rejseadministrationsplatform til at administrere dine forretningsrejser?  

Selvom erhvervsrejsebureauer har deres fordele, kan deres ulemper have stor indflydelse på din virksomhed og dine rejseplaner. Bookingværktøjer som rejseadministrationsplatforme er den moderne løsning for virksomheder, hvis medarbejdere rejser regelmæssigt i forretningsøjemed.

Rejseadministrationsplatforme som TravelPerk fjerner behovet for en mellemmand i forbindelse med erhvervsrejser ved at gøre alt det, som erhvervsrejsebureauer kan gøre, og meget mere. Desuden er de betydeligt mere effektive, når det gælder om at finde omkostningsbesparende muligheder, finde gode tilbud på transport og indkvartering og strømline rejseafregningsprocessen.

TravelPerks værktøj til administration af forretningsrejser kan hjælpe dig med at administrere dit rejseprogram ved at:

• Søgning, booking og administration af flyudgifter - alt sammen fra TravelPerk-platformen. Desuden får du adgang til det største lager til booking af firmafly, så du kan finde de bedste priser. 
• Booking af indkvartering fra én platform ved at give dig adgang til det største lager til booking af virksomhedsindkvartering, såsom hotelværelser, til de bedste priser. 
• Definér og automatiser dine retningslinjer for rejsepolitik og godkendelsesworkflow for bedre compliance. 

Sørg for dine rejsendes sikkerhed med vores rejsesikkerhedsløsninger, der informerer rejsende om ændringer, advarsler og forstyrrelser under deres rejse. Dine medarbejdere har også en direkte linje til at kontakte vores kundeserviceteam for øjeblikkelig hjælp, 365 dage om året, 24/7.