Rollen som kontorchef omfatter en bred vifte af ansvarsområder. Med en så hektisk arbejdsbyrde er det vigtigt at spare tid og hovedpine, hvor det er muligt. En opgave, som kontorchefer kan strømline effektivt, er booking af forretningsrejser.
Takket være nye onlineløsninger kan det, der engang var en stressende og tidskrævende proces, automatiseres for at forbedre medarbejderoplevelsen, øge overholdelsen af virksomhedens rejsepolitikker og spare tid for travle ledere. Så hvordan kan kontorchefer drage fordel af den nyeste teknologi og gøre det til en leg at organisere rejsearrangementer? Tjek vores 8 tips nedenfor for at gøre administrationen af forretningsrejser mere effektiv og omkostningseffektiv for din organisation.
1. Opret en procedure for forretningsrejser
I mange virksomheder (især startups) er der ingen protokol for bestilling af rejser. Stil dig selv et par hurtige spørgsmål:
- Beder nogle medarbejdere dig om at booke deres rejse via e-mail, mens andre spørger dig personligt?
- Giver nogle medarbejdere dig al den information, du har brug for, mens andre kun giver dig datoer og steder?
- Fortæller nogle medarbejdere dig deres sædepræferencer, når de først anmoder om bookingen, mens andre nævner særlige ønsker flere dage senere?
Hvis du svarede "ja" til et af spørgsmålene, så er det tid til at etablere en proces for booking af forretningsrejser. Nogle organisationer bruger stadig rejseanmodninger og et system som Google forms til at registrere datoer, sted, hotel- og flyselskabspræferencer, behov for transport på jorden og mængden af fleksibilitet for kommende forretningsrejser. Andre virksomheder bevæger sig væk fra rejseanmodningsformularer og indfører den nyeste teknologi. At finde et rejseadministrationsværktøj kan strømline bookingprocessen og hjælpe forretningsrejsende med en række opgaver i forbindelse med forretningsrejser.
2. Udnyt fordelene ved automatisering
Hvis du virkelig vil forbedre din forretningsrejsebooking, skal du springe anmodningsformularer over og bruge den nyeste AI til at automatisere arrangementer. Med et online bookingværktøj som TravelPerk kan kontorchefer indtaste virksomhedens rejsepolitikker på få minutter for at etablere klare udgiftsgrænser og garantere overholdelse.
Sådan forbedrer du overholdelsen af rejsepolitikken med Travelperk
Når du booker dine forretningsrejser gennem TravelPerk, er din rejsepolitik problemfrit integreret i vores platform. Det giver ikke kun dine medarbejdere bedre overblik over, hvad der er i politikken, men hjælper dem også med at træffe mere informerede valg, når de booker deres rejser. For ikke at nævne, mere kontrol og ro i sindet for dit økonomiteam også!
Ved at bruge disse systemer kan forretningsrejsende opbygge deres egne rejseplaner, hvilket sparer kontorledere tid og forbedrer oplevelsen for medarbejderne. Medarbejderne kan vælge de fly, der får dem hjem i tide til at hente børnene, eller et hotel med roomservice, så de kan få en hurtig bid mad efter en lang rejsedag.
Men disse systemer gør mere end at give forretningsrejsende mulighed for at lave rejsearrangementer, der passer til deres personlige præferencer. De fjerner den endeløse søgen på forskellige hjemmesider for at sikre den billigste pris på flyrejser, hotelværelser eller udlejningsbiler. Med verdens største udvalg af rejsetjenester kan TravelPerk-brugere vælge deres rejseplan ud fra de bedste priser i branchen - alt sammen på ét brugervenligt dashboard.
Når de har truffet deres valg, bliver rejser, der falder inden for din virksomheds rejsepolitik, automatisk godkendt, hvilket sparer ledere tid og reducerer risikoen for prisstigninger. Rejseplaner, der kræver et ekstra sæt øjne, bliver markeret til ledelsen, som giver det endelige grønne lys og sikrer, at rejseudgifterne aldrig overskrides unødigt. Travel management-systemer kan også strømline afbestillinger med løsninger som FlexiPerk, der tilbyder generøs fleksibilitet på priser for forretningsrejsende. Op til to timer før afrejse kan kontorchefer aflyse en medarbejders rejse og overlade administration og refusion af udgifter til vores supportagenter.
3. Gem oplysninger om rejsende, når du booker fly
Gør dig klar, dette tip kommer til at spare dig for masser af tid.
I stedet for at oprette skabeloner til rejseprofiler (eller jagte folk for at få deres oplysninger), kan du gemme alle rejseoplysninger på ét sikkert sted ... det sted, hvor du booker rejser.
Hver rejsende kan tilføjes som en bruger til din virksomheds TravelPerk-konto, så når du har indtastet deres oplysninger én gang, behøver du aldrig at tilføje dem igen! Dette inkluderer nødvendige oplysninger som fødselsdatoer og rejsedokumenter samt nyttige detaljer som loyalitetsprogramnumre. (At gemme oplysninger om loyalitetsprogrammer vil gøre dig til alles yndlingsperson nogensinde).
4. Lad ikke medarbejderne betale for rejser og så bede om refusion senere.
Nogle medarbejdere vil hævde, at det er i orden at betale på forhånd for deres egne rejser, men det bliver hurtigt noget rod. Når forretningsrejsende går amok og betaler for sig selv, kan du ikke være sikker på, at de booker inden for reglerne, før det er sket.
Som administrator er det bedre at håndtere alt (inklusive betaling) på deres vegne, uanset om det er at betale på forhånd med firmakortet eller via månedlige fakturaer. Avancerede erhvervsrejseløsninger kan gøre det lettere at holde styr på forretningsudgifter og kreditkortbetalinger før afrejse og under rejsen. Samtidig kan ledere samle fakturaer for rejseomkostninger efter rejseplan eller på ugentlig, to-ugentlig eller månedlig basis.
Men hvad nu, hvis medarbejdernes rejser resulterer i uventede udgifter? Måske har en forretningsrejsende fulgt protokollen, men hotellet kan kræve betaling på stedet. Hvis det sker, skal du være klar til at afklare de relaterede udgifter med hotellet. Hvis du booker med TravelPerk, er vores kundesupport tilgængelig 24/7.
5. Spild ikke tiden med at kigge på de forkerte hoteller
Når det gælder flyrejser, er der som regel kun et par gode, levedygtige muligheder. Det kan være en udfordring at finde balancen mellem flypris og antallet af mellemlandinger, især på internationale rejser. Men når det kommer til hoteller, er mulighederne uendelige ... og overvældende.
Som kontorchef er din tid begrænset og meget værdifuld, så spild den ikke på at kigge på hoteller, der ikke passer til dig.
Søg i stedet kun blandt hoteller, der er:
- Foretrukket af din virksomhed
- Få fordel af forhandlede værelsespriser
- På budget med tilladte udgifter til din rejsedestination
TravelPerks hotelsøgefunktion gør det nemt at filtrere resultaterne og giver dig endda kortoverlejringer, så du hurtigt kan afveje placering i forhold til forskellige filtre.
6. Giv den rejsende alle rejsedetaljer på ét sted
For at spare tid ved booking skal du også proaktivt spare tid, efter at rejsen er booket. Du ønsker ikke, at en rejsende, der kender sine flyoplysninger, beder dig om oplysninger om landtransport og vice versa.
Alt, hvad du booker med TravelPerk, gemmes automatisk på ét sted og kan tilgås når som helst med blot ét log-in. På farten? TravelPerks mobilapp giver forretningsrejsende mulighed for at se alle deres oplysninger, mens de er på farten. Og med TravelPerks rejsesikkerhedsløsning kan ledere overholde deres pligt til at passe på og give deres teams total ro i sindet.
Både ledelsen og de rejsende kan modtage notifikationer i realtid, der advarer dem om sikkerhedsproblemer, ændringer i deres rejseplaner og opdateringer af rejsereglerne.
7. Gå ud over det sædvanlige for ledere
Det er en fantastisk måde at strømline rejsebestillingsprocessen på og spare penge på rejseudgifter, hvis man etablerer protokoller for, hvordan medarbejderne arrangerer deres arbejdsrejser. Men ledere kan stadig have brug for kontorchefer til at håndtere deres næste forretningsrejse.
Tidligere var kontorchefer nødt til at anvende komplicerede systemer for at holde styr på hver enkelt medarbejders personlige præferencer, bonusprogrammer og andre rejsebehov. Et rejseadministrationsværktøj kan gemme passageroplysninger, så man undgår pinligheder omkring, hvem der har tilladelse til at rejse på business class, og hvem der holder sig til økonomiklasse.
Disse online rejseløsninger kan også tilbyde concierge-tjenester, der ligner dem, man finder hos et traditionelt rejsebureau. Disse ekstra assistenter kan hjælpe med at sikre restaurantreservationer og andre eksklusive frynsegoder til dine forretningsrejsende.
Uanset om det handler om at sikre, at de har opladere eller ekstra visitkort, eller om at undersøge wifi-hastigheder eller rejsetips til deres destination, kan outsourcing af administrative opgaver frigøre kontorchefer til at gøre en ekstra indsats for topledelsen.
8. Kræv god kundesupport, når du bestiller rejser
Du har prøvet det... du ringer til endnu et telefonnummer og venter i kø for at fortælle den samme historie til den 4. kundeservicemedarbejder på én dag.
Slip for noget af den stress, der er forbundet med at booke en rejse, ved at sørge for at booke hos et erhvervsrejsesite, der har fremragende support. Du fortjener det, og din virksomhed har brug for dig. TravelPerk hjælper direktionsassistenter og kontorchefer med at spare tid på at booke og administrere rejser for deres teams med rejseprofiler, virksomhedsgodkendte hotelsøgninger og overlegen kundesupport.
Gør forretningsrejser enklere. For altid.
- Se vores platform i aktion. TravelPerk, som tusindvis af virksomheder verden over har tillid til, gør det nemmere at administrere forretningsrejser med mere fleksibilitet, fuld kontrol over udgifterne med nem rapportering og muligheder for at udligne dit CO2-aftryk.
- Find hundredvis af ressourcer om alt, hvad der har med forretningsrejser at gøre, lige fra tips om at rejse mere bæredygtigt til råd om, hvordan man opretter en forretningsrejsepolitik og styrer sine udgifter. Vores seneste e-bøger og Blogindlæg har dækket dig ind.
- Gå aldrig glip af en opdatering. Hold kontakten med os på det sociale for de seneste produktudgivelser, kommende begivenheder og artikler, der lige er kommet ud af trykken.
Tal med en rejseekspert
Vil du vide, hvordan vi kan tage dine forretningsrejser til det næste niveau? Book en live, personlig demo med en TravelPerk-ekspert for at finde ud af det.
